Представь, что у тебя есть одна большая папка, в которой можно хранить сколько угодно файлов. Любых: фото, видео, документы, схемы, инструкции, код — всё, что связано с твоим бизнесом.
Для чего она вообще нужна?
Чтобы ты и твоя команда могли быстро находить нужную информацию в работе. Особенно удобно, если есть удалённый доступ или возможность открыть только то, что положено конкретным сотрудникам.
А вот тебе пример...
В одной строительной компании в БЗ лежат схемы узлов, нормы, допуски, проекты домов и куча рабочих документов.
Что делает технадзор? Приезжает на объект без бумаг, без ноутбука, без толстых альбомов. Открывает Битрикс24 на телефоне → заходит в Базу знаний → находит файл → сверяет показатели. Прямо на объекте открывает нужный проект, делает фото или видеофиксацию, прикрепляет в карточку объекта и подписывает отчёт электронной подписью.
И всё. Без пачек бумаги, которые боятся дождя, без ручек и печатей, без фонарика (зимой ведь темнеет рано).
Круто? Более чем!
Да, в базе может быть и «чувствительная» информация - документы с информацией не для всех - логины и пароли, коммерческая тайна и прочее сокровенное. Тут надо продумать систему доступов - не все не для всех. Доступы можно давать по должностям, отделам, конкретным сотрудникам.
Еще один вариант использования - обучение.
Представь, сколько времени ты сэкономишь, если вместо тысячи объяснений отправишь стажёра в Базу знаний. Да, сначала нужно собрать материалы, обновить их, проверить — но это окупается.
Даже руководители потом скажут тебе «спасибо»… Может, не сразу :)
Что можно туда положить: цели и миссию компании, правила, приказы, регламенты, оргструктуру, глоссарий терминов, графики работы, телефонные справочники.
Для отдела продаж это просто находка: кейсы, примеры работы с возражениями, записи успешных звонков.
Каждый отдел найдёт, что ему важно сохранять и чем удобно делиться.
Онбординг через базу знаний — вообще супер! Она позволяет выдавать информацию порционно: изучил материал → прошёл тест → получил доступ к следующему этапу стажировки или испытательного срока. Это уже геймификация, которая нравится новичкам и облегчает жизнь всем.
Как ее лучше собрать? Ответ: чужими руками. Дай команде задачу пополнять ее регулярно:
- успешный кейс? → в БЗ;
- ошибся сотрудник? → пусть оформит статью;
- хочешь мотивировать? → бонус за каждую публикацию;
или включи создание материалов в KPI.
И помни: работа с базой знаний должна быть постоянной.
Появился новый регламент — добавь. Обновили старый — тоже добавь.
Главное — не переборщи. Если база станет огромной и запутанной, стажёры могут испугаться и сбежать уже после первого обеда.
Это, кстати, мы говорили про внутреннюю — для тебя и команды. Но есть и внешняя база знаний — для клиентов или партнёров. Её обычно размещают: на сайте, в Telegram-канале (в закрепе), в соцсетях. Это снижает поток одинаковых вопросов и экономит время менеджеров.
База знаний нужна. Она экономит время, ускоряет обучение, помогает новеньким, упрощает работу и делает бизнес системным.
Чем раньше начнёшь — тем проще будет масштабироваться.
Не хотите сами заниматься базой знаний - доверьте это дело НАМ
Роман Чепурин, директор по развитию «ALMA lab.»