(серия статей Премиум)
Как оформить подарок и отразить его в учете, зависит от того, кто его получает — сотрудник или физлицо, с которым у организации нет трудового договора, например, ребенок сотрудника или бывший работник. В рекомендации — как оформить и учесть выдачу подарка в бухучете и при расчете налогов, а также как платить НДФЛ и страховые взносы в зависимости от того, кто его получил.
Что можно дарить
Дарить сотрудникам можно любые вещи, в том числе деньги и подарочные сертификаты. Работодатель вправе поощрять сотрудников, в том числе и подарками (ст. 191 ТК).Обычно подарки не зависят от результата работы. Их выдают к какому-либо событию. Например, к празднику, дню рождения и т. д. Организация также может выдавать подарки детям сотрудников, например, к Новому году. Ограничений по стоимости подарка нет. Такие выводы следуют из статьи 572 ГК.Стоимость подарков, которые выдали безвозмездно, не включайте в расходы при расчете налога на прибыль. Если организация поощрила сотрудников подарками за труд, расходы можно учесть.
Документы
Подарки сотрудникам и их детям обычно передают на безвозмездной основе — по договору дарения (п. 1 ст. 572 ГК). Если даритель — организация и стоимость подарка превышает 3000 руб., то обязательна письменная форма договора (п. 1 ст. 572, п. 2 ст. 574 ГК, письмо Минфина от 20.01.2017 № 03-15-06/2437). Когда стоимость подарка не превышает 3000 руб., договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме.
Но чтобы подтвердить нетрудовой характер дохода, безопаснее оформлять письменный договор на любой подарок независимо от его стоимости.Решение о вручении подарков принимает руководитель и оформляет его приказом. Из текста приказа должно быть понятно, кто получатель — сам сотрудник, его ребенок или бывший работник.
Скачайте образцы приказов на
Общую стоимость ценностей, которые передаете в качестве подарка, спишите на основании первичного документа, например, приказа на отпуск, акта и т. д.
Для контроля за выдачей подарков ведите специальный реестр. Это позволит определить, кто из сотрудников и когда получил поощрение.
Так поступают, когда выдают подарки сразу группе сотрудников.Организация может выдавать подарки как вознаграждение за труд (ст. 191 ТК). В таком случае документы оформляйте, как при выдаче зарплаты.Нужно ли применять ККТ при передаче подарков
При выдаче подарков сотрудникам или их детям применять ККТ не нужно.
Например, когда передаете товары или выплачиваете деньги по договору дарения.
Выдача подарков сотрудникам и их детям не требует оплаты либо удержания денежных средств из зарплаты этих сотрудников. Это один из способов поощрения и материального стимулирования. В данном случае не происходит расчетов в смысле статьи 1.1 Закона от 05.05.2003 № 54-ФЗ (письмо Минфина от 31.08.2018 № 03-01-15/62431).
НДФЛ
Подарки облагают НДФЛ, если их стоимость превышает 4000 руб. за год (п. 28 ст. 217, п. 2 ст. 226 НК, письмо Минфина от 24.08.2022 № 03-04-06/82478). Неважно, кто их получил — сотрудники, их дети, бывшие работники. Исключение — подарки физлицам по основаниям из пункта 8 статьи 217 НК. Такой доход не облагайте НДФЛ, даже если он превысил 4000 руб. (п. 8 ст. 217 НК). Например, подарок в связи с рождением ребенка. О том, как учесть и оформить подарки контрагентам, см. в отдельной рекомендации.
Подарки сотрудникам
Облагайте НДФЛ стоимость подарков, которыми организация поощрила сотрудников за труд. Так как, это часть зарплаты, НДФЛ со стоимости подарков удержите по общим правилам.
Медали и нагрудные знаки с фирменной символикой, призы за победу в конкурсах и т. д. тоже признают подарками. Учитывайте их при расчете необлагаемого лимита 4000 руб. (письмо Минфина от 22.11.2012 № 03-04-06/6-329).В 6-НДФЛ в зависимости от вида подарка предусмотрены коды дохода 2720, 2721, 2790.
НДФЛ исчислите и удержите с общей стоимости подарков, которая превышает 4000 руб. в год.
Стоимость подарков определите с учетом входного НДС, если он есть. Если приобрели подарки без НДС, то в налоговую базу по НДФЛ включите стоимость подарка без НДС. Дополнительно начислять НДС сверху не нужно.
При расчете НДФЛ возьмите рыночную стоимость подарка по документам и сравните с лимитом (ст. 105.3, п. 1 ст. 211 НК). НДФЛ удержите при первой же выплате денег сотруднику. Общая сумма налога, которую можно удержать, не должна превышать 50 процентов от зарплаты или любой другой выплаты. Перечислите НДФЛ в бюджет не позднее следующего рабочего дня после удержания (п. 6 ст. 226 НК).Удержание НДФЛ в бухучете отразите проводкой:
Дебет 70 (73) Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— удержан НДФЛ с доходов сотрудника.
Пример удержания НДФЛ со стоимости товаров, переданных в подарок сотрудникам
К Новому году по приказу руководителя ООО «Гермес» пяти сотрудникам организации вручили подарочные наборы. Зарплата каждого из сотрудников — 50 000 руб. Покупная стоимость каждого подарочного набора — 2400 руб. (в том числе НДС — 400 руб.).В декабре бухгалтер «Гермеса» отразил передачу подарков сотрудникам:Дебет 91-2 Кредит 60
— 10 000 руб. ((2400 руб. — 400 руб.) × 5) — списана стоимость переданных подарочных наборов на прочие расходы.Сотрудники ООО «Гермес» уже получали подарки в текущем году к юбилею организации. Их стоимость — 3000 руб. на человека (с учетом НДС). Стоимость наборов, выданных к Новому году, войдет в налоговую базу по НДФЛ в декабре.
Стандартные налоговые вычеты сотрудникам не положены. Бухгалтер «Гермеса» так рассчитал НДФЛ, который нужно удержать с зарплаты каждого из сотрудников:
50 000 руб. × 13% + ((3000 руб. + 2400 руб. — 4000 руб.) × 13%) = 6682 руб.Эта сумма не превышает 50 процентов зарплаты каждого из сотрудников к выплате — 21 750 руб. ((50 000 руб. — 50 000 руб. × 13%) × 50%). Всю сумму НДФЛ бухгалтер удержал с зарплаты сотрудников за декабрь.
Подарки детям сотрудников
При выдаче подарков детям сотрудников получателем дохода будет сам ребенок. Он же будет плательщиком НДФЛ, когда сумма подарка превысит 4000 руб. Если стоимость подарков этому ребенку за год не превысит 4000 руб., объект обложения НДФЛ отсутствует, и удерживать налог не нужно.Когда подарок дороже 4000 руб. и других денежных выплат в пользу ребенка в течение года нет, удержать НДФЛ невозможно. Сообщите о невозможности удержать налог в инспекцию не позднее 1 марта следующего года включительно.
Инспекторы направят налоговое уведомление, на основании которого нужно будет заплатить НДФЛ со стоимости подарка. Это должен сделать родитель как законный представитель ребенка. Перечислить в бюджет НДФЛ надо не позднее 1 декабря года, следующего за годом выдачи подарка. Подавать декларацию 3-НДФЛ представителю не нужно. Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 45, пунктом 28 статьи 217, пунктом 5 статьи 226, подпунктом 4 пункта 1 и пунктом 6 статьи 228 НК.
Пример, как перечислить НДФЛ с подарка ребенку сотрудника
В декабре ООО «Альфа» выдало подарок несовершеннолетнему ребенку сотрудника А.С. Кондратьева. Стоимость подарка — 5000 руб. Денежных выплат в пользу ребенка Кондратьева в текущем году не было. «Альфа» указала на невозможность удержать налог в приложении 1 к годовому расчету 6-НДФЛ.В августе ИФНС прислала уведомление о необходимости заплатить НДФЛ со стоимости подарка в сумме 130 руб. ((5000 руб. — 4000 руб.) × 13%). В октябре Кондратьев сам перечислил в бюджет НДФЛ со стоимости подарка в сумме 130 руб.
Страховые взносы
Подарки действующим сотрудникам
Страховые взносы со стоимости подарков для сотрудников зависят от письменного договора дарения. При его наличии подарки не облагаются страховыми взносами и взносами от несчастных случаев. Гражданско-правовой договор, по которому переходит право собственности на имущество, не признается объектом обложения.
Подарок без договора дарения дороже 3000 руб. облагается страховыми взносами. Его стоимость считается оплатой труда в натуральной форме (письмо Минфина от 15.02.2021 № 03-15-0 6/10032).
Это следует из пункта 1 статьи 572, пункта 2 статьи 574 ГК, пункта 4 статьи 420 НК, пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Также подтверждается письмами Минфина от 15.10.2021 № 03-01-10/83519, от 04.12.2017 № 03-15-06/80448, от 20.01.2017 № 03-15-06/2437.
СОВЕТ
не упоминайте о подарках в положении об оплате труда, трудовом и коллективном договорах.Стоимость подарка не должна зависеть от стажа и должности сотрудника. Иначе инспекторы решат, что компания вручила подарки за труд, и доначислят взносы. Оспорить доначисления не получится даже в суде (определение Верховного суда от 06.03.2017 № 307-КГ17-54).Чтобы подтвердить, что подарок не является вознаграждением за труд, заключите с сотрудниками письменный договор дарения независимо от его стоимости. Такой договор подтвердит, что подарок выдан не в рамках трудовых отношений.
ВНИМАНИЕ
Денежный подарок работникам вызовет споры с ИФНС по взносам
Вместо денежного подарка по договору дарения безопаснее выплатить премию, заплатить с нее взносы. Иначе есть риск, что налоговая инспекция доначислит взносы. Если обращаться в суд, то нужно иметь в виду, что суды решают подобные споры по-разному. Поддержали налоговую инспекцию судьи в постановлениях:Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 24.03.2021 №№ Ф01-791/2021, А28-27/2020;Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 24.03.2021 №№ Ф01-792/2021, А28-26/2020;Арбитражного суда Уральского округа от 25.04.2017 №№ Ф09-1651/2017, А76-17934/2016;Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 10.07.2017 N Ф01-2598/2017 по делу N А38-5424/2016.Поддержали страхователя судьи в постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 14.05.2018 №№ Ф04-1308/2018, А27-24662/2017. Прежде чем выдать денежный подарок, изучите судебную практику вашего региона по данному вопросу
.Подарки детям
Стоимость подарков детям сотрудников не облагайте взносами на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. С детьми и другими членами семей сотрудников у организации нет трудовых и гражданско-правовых отношений, поэтому на стоимость подарков детям взносы не начисляйте. Объект, с которого начисляют взносы, отсутствует (п. 1 ст. 572 ГК, п. 1, 4 ст. 420 НК, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Подарки бывшим работникам
При выдаче подарков бывшим сотрудникам для целей НДФЛ и страховых взносов механизм такой же, как при выдаче подарков детям сотрудников. Например, организация выдает экс-сотрудникам бесплатное питание: продуктовые наборы, сухие пайки и пр.НДФЛ исчислите и удержите со стоимости даров свыше 4000 руб. в год. Получатель дохода — сам человек, он же будет плательщиком НДФЛ, когда сумма подарка превысит 4000 руб. Если стоимость подарков этому физлицу за год не превысит 4000 руб., объект обложения НДФЛ отсутствует, и удерживать налог не нужно.Когда подарок дороже 4000 руб. и других денежных выплат в пользу человека в течение года нет, удержать НДФЛ невозможно. Сообщите о невозможности удержать налог в инспекцию не позднее 1 марта следующего года включительно, а инспекторы направят уведомление на уплату НДФЛ (п. 1 ст. 45, п. 28 ст. 217, п. 5 ст. 226, подп. 4 п. 1, п. 6 ст. 228 НК).Страховые взносы не начисляйте — раз нет трудовых отношений, отсутствует объект обложения взносами (п. 1 ст. 572 ГК, п. 1, 4 ст. 420 НК, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Налог на прибыль
Стоимость подарков к праздникам и юбилеям не включайте в расходы, которые учитывают при налогообложении прибыли. Исключение — поощрение за труд в виде подарка (п. 16 ст. 270 НК, письма Минфина от 24.04.2015 № 03-03-06/1/23695, от 02.06.2014 № 03-03-06/2/26291, от 08.10.2012 № 03-03-06/1/523).Когда подарки не учитываете в расходах при расчете налога на прибыль, возникает разница между бухгалтерским и налоговым учетом, но ее не нужно отражать отдельно. Все разницы между бухгалтерским и налоговым учетом отражайте на конец отчетного периода, когда будете сравнивать стоимость активов и обязательств в бухучете и для целей налогообложения.
СИТУАЦИЯ
Можно ли учесть при расчете налога на прибыль подарки, которые сотрудник получает за результаты труда
Да, можно.Подарки за производственные результаты, трудовые показатели или достижения приравнивают к стимулирующим выплатам, а их стоимость учитывают в расходах на оплату труда. Для этого должны одновременно выполняться три условия:организация предусмотрела выдачу подарков в локальных нормативных актах — коллективном или трудовом договоре, Правилах трудового распорядка (абз. 1 ст. 255, п. 21 ст. 270 НК, ст. 135, 191 ТК);сотрудник получил подарок за трудовые показатели (п. 2 ст. 255 НК);расходы не входят в перечень не учитываемых по статье 270 НК.Разъяснения об этом — в письме Минфина от 18.05.2021 № 03-03-07/37571. Затраты на подарки к юбилеям и праздникам учесть в расходах нельзя, потому что с результатами труда они не связаны (п. 16 ст. 270 НК, письма Минфина от 24.04.2015 № 03-03-06/1/23695 и от 02.06.2014 № 03-03-06/2/26291).
НДС
При вручении подарков организация безвозмездно передает имущество сотруднику или его ребенку. Такая операция признается реализацией и облагается НДС (п. 1 ст. 146 НК). Не начисляйте НДС, когда в качестве подарка – товары или услуги, которые перечислены в пункте 2 статьи 149 НК. Например, освобождены от НДС билеты в театр, проездные на общественный транспорт и прочее. Порядок расчета зависит от того, по какой стоимости учли передаваемое имущество — без входного НДС или с учетом входного НДС.Такие выводы следуют из статьи 572 ГК и пункта 5 статьи 149 НК.Когда в стоимости подарка нет входного налога, НДС рассчитайте с рыночной стоимости выданных вещей с учетом акциза и без НДС (п. 2 ст. 154 НК). Ее нужно определить с учетом требований статьи 105.3 НК.НДС, который нужно заплатить со стоимости подарков, определите так:НДС=Стоимость подарков без НДС×20% (10%)Если же подарки учли по стоимости с учетом НДС, налоговую базу определяйте как межценовую разницу (п. 3 ст. 154 НК). НДС со стоимости подарков рассчитайте по формуле:НДС=(Рыночная стоимость подарков
с учетом НДС — Покупная стоимость подарков
с учетом НДС)×20/120(10/110)Входной НДС по имуществу и услугам, которые приобрели для использования в качестве подарка, можно принять к вычету (письма Минфина от 16.12.2021 № 03-07-11/102497, от 15.08.2019 № 03-07-11/61750 и от 18.08.2017 № 03-07-11/53088).
ПРИМЕР
Пример, как на общем режиме учесть выдачу подарков сотрудникам
ООО «Альфа» применяет общую систему налогообложения. В декабре по приказу руководителя «Альфы» всем сотрудникам вручили подарки к Новому году. Письменные договоры дарения с сотрудниками организация не заключала.Покупная стоимость подарков составила 60 000 руб. (в том числе НДС — 10 000 руб.). Эта стоимость признается рыночной (ст. 105.3 НК). Стоимость каждого подарка — 3000 руб.При начислении взносов бухгалтер организации руководствовался официальной позицией Минфина и не начислял страховые взносы. НДФЛ со стоимости подарков бухгалтер не удержал, поскольку она не превышает 4000 руб. в год на каждое физлицо. Проводки такие:Дебет 91-2 Кредит 60
— 50 000 руб. — списана стоимость подарков, переданных сотрудникам, на прочие расходы;
Дебет 19 Кредит 60
— 10 000 руб. — учтен НДС с подарков;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
— 10 000 руб. — принят к вычету НДС.
УСН
Налог при расчете УСН с доходов на стоимость подарков не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК)
.Организации, которые рассчитывают УСН с разницы между доходами и расходами, также не могут уменьшить налоговую базу на стоимость подарков. Причины две:стоимость подарков отсутствует в закрытом перечне расходов для упрощенки (п. 1 ст. 346.16 НК);стоимость безвозмездно переданного имущества исключена из состава расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль (п. 16 ст. 270 НК). Правила статьи 270 НК распространяются и на организации на упрощенке (п. 1 ст. 346.16, ст. 252 НК).
СИТУАЦИЯ
Можно ли организации на УСН учесть в расходах стоимость подарка сотруднику за производственные результаты
Да, можно, если выбрали объект «доходы минус расходы».Выданные подарки не уменьшают налоговую базу по УСН.
Исключение — подарки за производственные результаты, трудовые показатели или достижения. Такие подарки приравнивают к стимулирующим выплатам, а их стоимость учитывают в расходах на оплату труда. Для этого должны одновременно выполняться два условия:подарок предусмотрен трудовым договором и локальным нормативным актом организации (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, абз. 1 ст. 255, п. 21 ст. 270 НК);сотрудник получил подарок за трудовые показатели (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 2 ст. 255 НК).Нельзя учесть при расчете УСН стоимость подарков или наград, которые не связаны с производственными результатами сотрудников. Например, выданы к знаменательным и юбилейным датам. Такие разъяснения — в письмах Минфина от 24.04.2015 № 03-03-06/1/23695 и от 02.06.2014 № 03-03-06/2/26291. Хотя данные письма адресованы плательщикам налога на прибыль, они актуальны для организаций на УСН (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК).
ПРИМЕР
Пример, как учесть подарок сотруднику.
Организация применяет УСН с объектом «доходы минус расходы»
Коллективным договором ООО «Альфа» и трудовыми договорами с сотрудниками предусмотрена система поощрения за трудовые показатели. Один из способов — выдавать подарки за трудовые результаты. Для каждого подразделения организации прописаны конкретные показатели, за достижение которых выдают подарок.В апреле за своевременную сдачу годовой отчетности и отсутствие нарушений по результатам налоговой проверки руководитель «Альфы» решил поощрить подарками сотрудников бухгалтерии: главного бухгалтера А.С. Глебову и бухгалтера В.Н. Зайцеву.Каждому сотруднику выдали сувенирный набор стоимостью 3000 руб. (включая НДС — 500 руб.). Поскольку подарки выданы за трудовые достижения и прав на вычеты по НДФЛ у сотрудниц нет, бухгалтер удержал налог по ставке 13 процентов.На стоимость выданных подарков бухгалтер начислил взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.Совокупная сумма доходов каждого из сотрудников с начала года не превышает предельной величины. Страховые взносы организация начисляет по основному тарифу. Сумма взносов составила 1800 руб. (6000 руб. × 30%).Сумма взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы подарков составила 12 руб. (6000 руб. × 0,2%).НДФЛ перечислен 17 апреля, взносы перечислены в бюджет 14 мая.При расчете аванса по УСН за полугодие бухгалтер «Альфы» учел в составе расходов:стоимость подарков — 5000 руб. (3000 руб. × 2 — 1000 руб.);НДС со стоимости подарков — 1000 руб. (500 руб. × 2);страховые взносы — 1800 руб.;взносы от несчастных случаев — 12 руб.;НДФЛ в сумме 780 руб. (6000 руб. × 13%).Указанные расходы отражены в книге учета доходов и расходов за полугодие.
СИТУАЦИЯ
Нужно ли начислить НДС, если организация на УСН передает подарки своим сотрудникам
Нет, не нужно.Организации на упрощенке не платят НДС по всем операциям, кроме:ввоза товаров на территорию России (п. 2 ст. 346.11 НК);операций в рамках договоров простого товарищества, доверительного управления или концессионных соглашений (п. 2 ст. 346.11, ст. 174.1 НК);операций, в которых организация выступает в качестве налогового агента (ст. 161 НК).Передача сотрудникам подарков в этом перечне не предусмотрена. Организации на упрощенке при вручении подарков сотрудникам начислять НДС не должны.
Бухучет
При выдаче подарка важно, за что выдаете подарки — за трудовые результаты или нет. Когда вручаете подарки за то, что сотрудники добросовестно выполняют трудовые обязанности, применяйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (ст. 191 ТК).
Важно, что именно дарите, если подарки не связаны с трудовыми результатами. Подарочные сертификаты, билеты в театры и проездные билеты учитывайте на счете 50-3. Подарочные сертификаты организация вправе считать денежными документами и учитывать на счете 50-3 в сумме фактических затрат на их приобретение без учета НДС. Такие сертификаты и билеты представляют собой право требования и приобретения определенных товаров или услуг. Проводка такая:Дебет 91-2 Кредит 50-3
— списана стоимость билетов или подарочных сертификатов на прочие расходы, переданных в подарок сотрудникам или их детям.Сладкие сувениры, настольные игры и другие вещи отражайте в расходах отчетного периода как прочие расходы — в сумме фактических затрат на покупку без учета НДС (п. 4, 11 ПБУ 10/99). Не учитывайте их стоимость в составе запасов, так как они не отвечают основному признаку запасов — не обеспечивают получение экономических выгод в будущем (подп. «а» п. 5 ФСБУ 5/2019).
Проводка такая:Дебет 91-2 Кредит 60
— списана на прочие расходы стоимость сладких сувениров, настольных игр и других вещей на прочие расходы, переданных в подарок сотрудникам или их детям.Для контроля за наличием и движением приобретенных подарков до их выдачи вы можете учитывать их на забалансовом счете, например, на счете 012 «Имущество, предназначенное для передачи в качестве подарков». В этом случае списывайте стоимость подарков с этого счета на дату выдачи подарков получателям.
ПРИМЕР
Пример, как отразить в бухучете выдачу подарков сотрудникам
По приказу руководителя ООО «Альфа» к юбилею организации всем сотрудникам в подарок вручили кружки с фирменной эмблемой. Покупная стоимость кружек, предназначенных для подарка, составила 60 000 руб. (в том числе НДС — 10 000 руб.).Операции в бухучете по приобретению кружек у сторонней организации отражены следующим образом:Дебет 91-2 Кредит 60
— 50 000 руб. (60 000 руб. — 10 000 руб.) — списана на прочие расходы стоимость кружек, переданных в подарок сотрудникам безвозмездно;Дебет 19 Кредит 60
— 10 000 руб. — учтен НДС с подарков;Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
— 10 000 руб. — принят к вычету НДС.
Частные ситуации
Открытки
В бухучете расходы на открытки отражайте в расходах отчетного периода как прочие расходы — в сумме фактических затрат без учета НДС (п. 4, 11 ПБУ 10/99). Не учитывайте открытки в составе запасов, так как они не обеспечивают получение экономических выгод (подп. «а» п. 5 ФСБУ 5/2019). Проводки при покупке открыток зависят от того, как их приобрели — через подотчетное лицо или напрямую у поставщика. При покупке открыток через подотчетное лицо сделайте проводки:Дебет 71 Кредит 50
— выданы деньги подотчетному лицу на покупку открыток;Дебет 91-2 Кредит 71
— списана на прочие расходы стоимость открыток, переданных сотрудникам.Если открытки оплатили напрямую поставщику, проводки будут такие:Дебет 60 Кредит 50 (51)
— оплачены открытки;Дебет 91-2 Кредит 60
— списана на прочие расходы стоимость открыток, переданных сотрудникам.Для контроля за наличием и движением приобретенных бланков грамот до их выдачи вы можете учитывать их на забалансовом счете, например, на счете 012 «Имущество, предназначенное для передачи в качестве подарков». В этом случае списывайте стоимость бланков с этого счета на дату выдачи грамот получателям.Стоимость открыток при расчете налога на прибыль на расходы списать нельзя, поэтому в бухучете возникнут разницы. Учтите их на конец отчетного периода, когда будете сравнивать стоимость активов и обязательств в бухучете и для целей налогообложения. Когда выдаете открытки сотрудникам, происходит безвозмездная передача имущества. Не учитывайте расходы на покупку открыток при расчете налога на прибыль (п. 16 ст. 270 НК). Стоимость открыток облагайте НДС. Не учитывайте расходы на покупку открыток при расчете УСН (п. 1 ст. 346.16, п. 16 ст. 270 НК).НДФЛ удержите лишь в одном случае — если стоимость всех подарков, выданных сотруднику в течение года, превысила 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК).
Грамоты
Работодатели вправе поощрять тех сотрудников, кто добросовестно выполняет трудовые обязанности (ст. 191 ТК). В частности, награждать грамотами.
Документы
Грамоты вручают за трудовые достижения. Отразите возможность награждать грамотами сотрудников в локальном нормативном акте — трудовом или коллективном договоре, Правилах внутреннего распорядка. Укажите в документе, в каких случаях выдаете грамоты, за какие достижения: сотрудник повысил интенсивность труда, досрочно выполнил план и пр.Грамоты вручают на основании приказов и докладных записок или представлений о награждении. В основании укажите, что награждаете грамотой только в связи с результатами работы сотрудника.
Бухучет
Проводки при покупке бланков грамот будут такими же, как и при приобретении открыток. Важно, приобрели грамоты через подотчетное лицо или напрямую у поставщика.Стоимость бланков грамот списывайте на расходы отчетного периода как прочие расходы — в сумме фактических затрат на покупку без учета НДС (п. 4, 11 ПБУ 10/99). Не учитывайте бланки грамот в составе запасов, так как они не обеспечивают получение организацией в будущем экономических выгод (подп. «а» п. 5 ФСБУ 5/2019).Проводка такая:Дебет 91-2 Кредит 60 (71)
— списана на прочие расходы стоимость грамот, переданных сотрудникам;Дебет 70 Кредит 91-1
— передана грамота сотруднику.Для контроля за наличием и движением приобретенных бланков грамот до их выдачи вы можете учитывать их на забалансовом счете, например, на счете 012 «Имущество, предназначенное для передачи в качестве подарков». В этом случае списывайте стоимость бланков с этого счета на дату выдачи грамот получателям.
НДС
Передача сотруднику грамоты — не реализация товара (п. 3 ст. 38 НК). Когда вручаете грамоты сотрудникам, не начисляйте НДС. НДС облагают реализацию товаров, работ, услуг, передачу имущественных прав (п. 1 ст. 146 НК). Входной НДС к вычету не ставьте — организация не использует грамоты в операциях, облагаемых налогом (п. 1 ст. 172 НК).
Налог на прибыль
Затраты на покупку бланков грамот включите в состав расходов в общем порядке (ст. 255 НК). Это подтверждает положительная арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.03.2008 № А05-5668/2007).НДФЛ и страховые взносы
Со стоимости грамоты удержите НДФЛ, если общая стоимость подарков, выданных сотруднику в течение года, уже превысила 4000 руб. за год. Негосударственные награды, полученные сотрудниками от организации, — это доходы в натуральной форме, облагаемые НДФЛ в общем порядке (письмо Минфина от 22.11.2012 № 03-04-06/6-329).
СОВЕТ
В суде можно доказать, что знаки отличия не облагаются НДФЛ, так как не содержат для физлиц экономической выгоды.Пример — постановление ФАС Поволжского округа от 12.07.2012 № А65-21620/2010. Суд признал, что знаки отличия, полученные сотрудниками от организации, нельзя считать доходами по определению из статьи 41 НК.___Начислите страховые взносы на стоимость бланков грамот. Грамоту вручили сотруднику, значит, это выплата в рамках трудовых отношений, которую облагают взносами.
СОВЕТ
когда грамоты выдаете не за трудовые достижения, не учитывайте их в расходах и не облагайте страховыми взносами, не начисляйте НДС.Иногда сотруднику или стороннему физлицу грамоту вручают не за трудовые и производственные достижения, а по иным поводам — к юбилею, как почетному гражданину, к памятной дате события, участником которого он является, и т. д. В этом случае налоговый учет будет иной.Стоимость врученных грамот не включайте в расходы при расчете налога на прибыль. Эти расходы не являются экономически оправданными (п. 1 ст. 252 НК). Действует и для сторонних граждан.Не начисляйте НДС, так как передача грамоты вне рамок трудовых отношений не может быть товаром. Грамота всегда именная, ее невозможно продать. При выдаче грамоты объект обложения НДС отсутствует. Это следует из пункта 3 статьи 38 и пункта 1 статьи 146 НК.Для целей НДФЛ грамоты не за трудовые достижения — подарок. Удержите НДФЛ, если стоимость бланков грамот превысит 4000 руб. в год на одно физлицо (п. 28 ст. 217 НК).Страховые взносы не начисляйте — такие подарки физлицам взносами не облагают (письмо Минфина от 04.12.2017 № 03-15-06/80448). Данные правила действуют как для сотрудников, так и для сторонних физлиц.
