(серия статей Премиум)
Подарки контрагентам, обычно, дарят на Новый год или другие праздники, на мероприятиях.
Есть три способа учесть подарки контрагентам —
как безвозмездную передачу,
рекламные
или представительские расходы.
Стоимость безвозмездно переданных подарков нельзя отнести на расходы при расчете налога на прибыль. Рекламные и представительские – можно в пределах лимита (п. 4 и 2 ст. 264 НК).
Учет подарков контрагентам отличается от учета подарков работникам и их детям: см. соседний пост.
Как оформить подарки деловым партнерам, зависит от того, кто их получает и при каких условиях, что вы дарите и от стоимости презента.
Конкретный комплект документов и последующий бухгалтерский и налоговый учет зависит от вида и целей подарка. Это также повлияет на возможность учесть его стоимость в расходах, НДС, НДФЛ и страховые взносы, а также бухучет.
Рекламные расходы.
Как рекламные расходы оформляют и учитывают передачу любых вещей с логотипом или символикой компании, если они предназначены неопределенному кругу контрагентов.Например, кружек, футболок, кепок, ежедневников, календарей на выставках и конференциях. Главное, чтобы они стимулировали интерес к компании или к ее товарам, работам или услугам.Расходы можно учесть при расчете налога на прибыль и УСН в пределах лимита, если они соответствуют требованиям пункта 4 статьи 264 НК. Иначе инспекторы доначислят налоги как при безвозмездной передаче. При передаче подарков в рекламных целях также может потребоваться начислить НДС.
Комплект документов и учет: Чтобы учесть сувениры контрагентам как рекламные расходы, обоснуйте, что они нужны для мероприятий, которые стимулируют интерес к вашей компании или товарам, работам, услугам.Приказ и другие документы. Раздачу рекламных сувениров предусмотрите во внутреннем положении о рекламе, маркетинговой политике или плане рекламных мероприятий с подписью руководителя. План утвердите приказом руководителя.
Издайте приказ о раздаче рекламных материалов с подписью руководителя. Сувениры должны быть адресованы неопределенному кругу лиц и направлены на привлечение интереса к компании или к ее продукции (ст. 3 Закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ). Например, это могут быть любые сувениры с логотипом компании: кружки, футболки, кепки, ежедневники, календари.Не утверждайте списки контрагентов, которым предназначены рекламные материалы. Не выдавайте сувениры по ведомостям, в которых предусмотрены подписи получателей.
Налог на прибыль. Затраты на рекламные материалы партнерам при расчете налога на прибыль включите в прочие расходы. Для этого сувениры должны соответствовать признакам рекламы: быть адресованы неопределенному кругу лиц и направлены на привлечение интереса к компании или к ее товарам, работам или услугам (подп. 28 п. 1, п. 4 ст. 264 НК, ст. 3 Закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ).Расходы на рекламные сувениры входят в нормируемые затраты, размер лимита — 1 процент от выручки без НДС. Исключение составляют раздача сувениров на выставках, ярмарках или экспозициях — такие расходы не нормируют (абз. 5 п. 4 ст. 264 НК).Если все нормируемые рекламные расходы больше лимита, сумма превышения налоговую базу не уменьшает. Лимит пересчитывают по итогам каждого отчетного периода и года. Из-за этого рекламные расходы, которые были сверхнормативными по итогам полугодия или девяти месяцев, часто можно учесть по итогам года. Рекламные расходы, которые не вписались в годовой лимит, перенести на следующие периоды уже нельзя (письмо Минфина от 06.11.2009 № 03-07-11/285).Экономическую обоснованность расходов подтвердите приказом о рекламной акции и отчетом распространителя рекламы. Не включайте в документы списки конкретных партнеров, которым предназначены подарки. Если логотипы на подарках видят только их получатели, то это не реклама. Инспекторы посчитают сделку безвозмездной передачей и доначислят налог на прибыль и НДС. Разъяснения — в письмах Минфина от 28.09.2018 № 03-03-06/1/69813 и от 18.03.2019 № 03-03-06/1/17847 и постановлении АС Московского округа от 14.06.2017 № Ф05-7994/2017.При методе начисления учтите рекламные расходы на дату отчета распространителя. При кассовом методе учтите расходы на позднюю из дат: оплаты или передачи рекламных материалов (п. 1 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК). УСН. Рекламные расходы можно учесть при расчете налога по упрощенке с объектом «доходы минус расходы» как затраты на рекламу (подп. 20 п. 1, п.2 ст. 346.16 НК).
СОВЕТ
Расходы на сувениры конкретным контрагентам можно учесть как рекламные, если докажете, что их цель — более широкая целевая аудитория
Расходы на сувениры конкретным контрагентам можно учесть как рекламные, если докажете, что конечные потребители рекламы — более широкая целевая аудитория.Есть случаи, когда сувениры, выданные партнерам по спискам, имеют признаки рекламы. Предположим, компания подарила настенные календари со своим логотипом контрагентам — розничным магазинам, и они разместили их в своих торговых залах. В этом случае информацию о компании могут видеть не только непосредственные получатели подарков. С этой информацией могут знакомиться все покупатели этих магазинов, то есть неопределенный круг лиц. Требования статьи 3 Закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ выполнены, расходы можно считать рекламными. Такие выводы есть в письмах Минфина от 28.09.2018 № 03-03-06/1/69813 и от 18.03.2019 № 03-03-06/1/17847 и определении ВАС от 02.07.2009 № ВАС-8008/09.
НДС.Если раздаете рекламные сувениры с логотипом компании, то учет НДС зависит от того, могут ли такие сувениры быть товарами, и от стоимости их приобретения.
НДФЛ.Стоимость сувенира, выданного представителю партнера в ходе рекламной акции, — это его доход в натуральной форме (ст. 41, 211 НК). Выигрыши и призы, полученные при рекламных акциях, освобождены от НДФЛ в пределах лимита — 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217, п. 1 ст. 210 НК). Применяйте этот норматив отдельно от норматива, который действует для обычных подарков.Рекламные сувениры, которые вписываются в норматив, не указывайте в отчетностях по НДФЛ. Не запрашивайте по ним данные у одаряемых. Сумма превышения облагается НДФЛ. Если получатель — резидент, ставка налога — 13 процентов (п. 1 ст. 224 НК).Российская компания, которая выплачивает физлицу облагаемый НДФЛ доход, — это налоговый агент. Она обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет этот налог (п. 1 ст. 226 НК). Чтобы подтвердить право на освобождение в пределах лимита, передачу сувенира подтвердите документально (п. 1 ст. 224 НК, письмо Минфина от 12.08.2014 № 03-04-06/40051).Если удержать НДФЛ невозможно, действуйте и отражайте в отчетности так же, как при выдаче обычных подарков.Страховые взносы. На стоимость рекламных сувениров не начисляйте взносы на обязательное пенсионное, социальное или медицинское страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Дарение не образует объекта обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 572, п. 2 ст. 574 ГК, п. 4 ст. 420 НК, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, письма Минфина от 04.12.2017 № 03-15-06/80448, от 20.01.2017 № 03-15-06/2437). Бухучет. Покупку сувениров контрагентам в рамках рекламной акции отражайте как приобретение материалов. В фактическую себестоимость включите стоимость сувениров по договору, расходы на доставку, упаковку и другие связанные расходы (п. 3, 9-12 ФСБУ 5/2019). Проводки такие:Дебет 10 Кредит 60 (76, 71)
— отражено поступление материалов с учетом расходов на доставку и упаковку;Дебет 19 Кредит 60 (76, 71)
— отражен входной НДС с покупной стоимости имущества и расходов на доставку и упаковку.Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
— входной НДС принят к вычету на основании счетов-фактур.Раздачу рекламных сувениров отразите на счете 44 «Расходы на продажу»:Дебет 44 Кредит 10 (41, 43)
— отражена раздача сувениров в рамках рекламной акции;Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС при раздаче сувениров дороже 100 руб. за единицу в рамках рекламной акции. Если рекламные расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль в полной сумме, то у компании возникает разница с бухгалтерским учетом по ПБУ 18/02. Но при балансовом методе расчете разниц их нужно считать только на отчетную дату путем сравнения бухгалтерской стоимости актива и обязательства с их стоимостью в налоговом учете. При передаче сувениров со склада ответственному лицу оформите первичный документ: накладную на отпуск материалов на сторону (по форме М-15), требование-накладную (по форме M-11), акт на списание, приказ на отпуск и т. д.Распространение рекламной информации в виде сувениров подтвердите документами. Если сувениры выдает сотрудник, он может составить отчет о проделанной работе. Если для раздачи привлекли подрядчика, составьте акт об оказанных услугах (письма Минфина от 06.09.2012 № 03-03-06/1/467, от 22.06.2012 № 03-03-06/2/71).
Представительские расходы.Как представительские расходы обычно оформляют сладости, алкоголь, чай или кофе, которые необходимы для буфетного обслуживания при деловой встрече.Представительские расходы можно учесть в пределах лимита при расчете налога на прибыль, НДС не возникает Если расходы не соответствуют требованиям пункта 2 статьи 264 НК, инспекторы доначислят налоги как при безвозмездной передаче. Полный комплект документов и учет — в разделе про учет представительских подарков.Безвозмездная передача. Подарки оформляют как безвозмездную передачу при передаче мягких игрушек, бытовой техники, сувениров, сладостей и алкоголя, когда их невозможно списать как расходы на рекламу или представительские. Стоимость безвозмездно переданных подарков нельзя учесть в расходах при расчете налога на прибыль и налога по УСН. На общей системе со стоимости презента нужно начислить НДС и можно принять к вычету входной налог.
Полный комплект документов и учет .Приказ и другие документы. В приказе на закупку подарков укажите виды и количество подарков, их стоимость, ответственных за покупку и выдачу, сроки передачи. Приказ подписывает руководитель, используйте готовый образец приказа на новогодние подарки контрагентам.
Передачу подарков оформите общим актом на списание подарков. Используйте готовый образец акта на списание материалов или разработайте собственный. Если дарите физлицам подарки стоимостью более 3000 руб., составьте на каждый подарок письменный договор дарения и оформите передаточный акт с подписью получателя (ст. 574 и 575 ГК). Используйте образцы договора дарения имущества>> и акта приема-передачи товаров (материалов) при дарении>>.Налог на прибыль. Расходы на покупку и передачу безвозмездных подарков нельзя учесть в расходах при расчете налога на прибыль. Такие правила — в пункте 16 статьи 270 НК. Разъяснения — в письмах Минфина от 27.12.2019 № 03-03-07/102491, от 18.09.2017 № 03-03-06/1/59819, от 08.07.2019 № 03-03-06/3/50014 и от 12.11.2018 № 03-07-11/81021. Таким образом, не признавайте в налоговом учете:стоимость подарков, которые выдали партнерам;затраты на упаковку и доставку подарков;НДС, начисленный с безвозмездной передачи;другие расходы, связанные с безвозмездной передачей.
УСН. Расходы на безвозмездную передачу подарков не учитывают при расчете налога по упрощенке с объектом «доходы минус расходы». Подобных затрат нет в списке затрат, которые можно учесть на этом спецрежиме (п. 2 ст. 346.16, ст. 252 НК).
СИТУАЦИЯ
Нужно ли отражать стоимость подарков иностранным контрагентам в налоговом расчете о доходах, выплаченных в пользу иностранных организаций.
Да, нужно.
Когда иностранная организация получила подарок от источника в России, для нее это доход, который не связан с бизнесом иностранной компании в России, в том числе через постоянное представительство (п. 1 ст. 309 НК). Такие выводы есть в постановлениях арбитражных судов Волго-Вятского округа от 11.06.2019 № Ф01-1532/2019 и Северо-Западного округа от 15.03.2016 № Ф07-2557/2016, а также в определении Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного суда от 07.09.2018 № 309-КГ18-6366. ФНС предписывает применять этот документ подпунктом 1 пункта 1 письма от 06.05.2019 № СА-4-7/8448.
В налоговом расчете указывают любые доходы иностранных организаций из пункта 1 статьи 309 НК. Сумму дохода в виде подарка включите в расчет по рыночной стоимости. Это общее правило налоговой оценки доходов от безвозмездно полученного имущества (п. 8 ст. 250 НК, абз. 2–4 п. 8.7 Порядка заполнения расчета, утв. приказом ФНС от 02.03.2016 № ММВ-7-3/115, письма Минфина от 10.10.2016 № 03-08-05/58776 и ФНС от 30.05.2018 № ЕД-4-3/10443)
НДС. На дату безвозмездной передачи подарков контрагентам начислите НДС, поскольку ее приравнивают к реализации (п. 1 ст. 39, подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 167 НК). Налог начислите по рыночной цене, определите ее по правилам главы 14.2 НК. Счет-фактуру составьте в одном экземпляре на все подарки. В строках 6 «Покупатель», 6а «Адрес» и 6б «ИНН/КПП покупателя» поставьте прочерки, так же как при выдаче подарков работникам (письмо Минфина от 08.02.2016 № 03-07-09/6171). Срок — не позднее пяти дней со дня передачи подарков (подп. 1 п. 3 ст. 169, п. 3 ст. 168 НК). Зарегистрируйте счет-фактуру в книге продаж (п. 1, 3 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137).Входной НДС, который поставщик предъявил при покупке подарков, примите к вычету, так как используете их в деятельности, облагаемой НДС (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК). У получившей подарок стороны права на вычет НДС нет, так как у нее нет счета-фактуры (письма Минфина от 13.12.2016 № 03-03-05/74496 и ФНС от 26.05.2015 № ГД-4-3/8827).
НДФЛ.Чтобы у контрагента-юрлица не возник налог на прибыль с рыночной стоимости подарка, нередко подарок оформляют на физлицо-представителя контрагента. Подарки физлицам освобождены от НДФЛ в пределах 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК). Подарки, которые вписываются в норматив, не указывайте в отчетности по НДФЛ и при их передаче не запрашивайте у получателей никаких данных.Если выдали физлицу подарки на сумму более 4000 руб. в год, то сумма превышения облагается НДФЛ. Когда получатель — резидент, то ставка налога — 13 процентов (п. 1 ст. 224 НК). Даритель должен исполнить обязанность налогового агента (п. 1 ст. 226 НК). Для этого на каждого получателя дохода запросите все данные, которые нужны для отчетности по НДФЛ. Передачу подарков подтвердите актом приема-передачи с указанием стоимости — иначе не сможете доказать право на льготу (письмо Минфина от 12.08.2014 № 03-04-06/40051).Подарок вручают в натуральной форме, поэтому даритель не может удержать НДФЛ. Сообщите получателю подарка, а также в налоговую инспекцию о невозможности удержать налог. Если подарок подарили в декабре 2020 года, то в срок до 1 марта 2021 года представьте в инспекцию форму 2-НДФЛ с признаком 2 и форму 6-НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК). В 6-НДФЛ в строке 020 покажите всю стоимость подарков, а строке 030 — не облагаемую НДФЛ часть. Если дарение пришлось на 2021 год, представьте в инспекцию только форму 6-НДФЛ. Срок – не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным кварталом. Например, при дарении в январе 2021 года отчитайтесь в срок до 30 апреля. В приложении № 1 к форме отразите данные, которые в отчетности за 2020 год и ранее включали в справку 2-НДФЛ.
Страховые взносы. На стоимость безвозмездных подарков не начисляйте взносы на обязательное пенсионное, социальное или медицинское страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Дарение не образует объекта обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 572, п. 2 ст. 574 ГК, п. 4 ст. 420 НК, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, письма Минфина от 04.12.2017 № 03-15-06/80448, от 20.01.2017 № 03-15-06/2437).
Бухучет.Подарки, которые компания дарит контрагентам безвозмездно, не смогут принести ей экономической выгоды. Учитывать расходы на счетах материально-производственных затрат не надо. Стоимость безвозмездных подарков и связанные с покупкой затраты сразу спишите в прочие расходы (абз. 3 п. 2 ФСБУ 5/2019, п. 8.6.3 Концепции бухучета в рыночной экономике России, одобренной Методологическим советом по бухучету при Минфине, Президентским советом ИПБ РФ 29.12.1997, п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Для учета движения самих подарков используйте забалансовый счет, например 014.В учете сделайте такие записи:Дебет 19 Кредит 60 (71)
— отражен входной НДС с покупной стоимости имущества и расходов на доставку и упаковку;Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
— НДС принят к вычету на основании счетов-фактур.Дебет 014
— приняты на учет подарки, предназначенные контрагентам.Передачу подарков контрагентам отразите проводками:Кредит 014
— подарки переданы контрагентам;Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС на стоимость выданных контрагентам подарков;Учтите, что юрлицо-получатель заплатит налог на прибыль с подарка, полученного безвозмездно. Налог он исчислит с рыночной стоимости подарка (п. 8 ст. 250 НК).
Рекламные подарки.Чтобы учесть сувениры контрагентам как рекламные расходы, обоснуйте, что они нужны для мероприятий, которые стимулируют интерес к вашей компании или товарам, работам, услугам.Приказ и другие документы. Раздачу рекламных сувениров предусмотрите во внутреннем положении о рекламе, маркетинговой политике или плане рекламных мероприятий с подписью руководителя. План утвердите приказом руководителя.Издайте приказ о раздаче рекламных материалов с подписью руководителя. Сувениры должны быть адресованы неопределенному кругу лиц и направлены на привлечение интереса к компании или к ее продукции (ст. 3 Закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ). Например, это могут быть любые сувениры с логотипом компании: кружки, футболки, кепки, ежедневники, календари.Не утверждайте списки контрагентов, которым предназначены рекламные материалы. Не выдавайте сувениры по ведомостям, в которых предусмотрены подписи получателей. Используйте как образец приказ о рекламной акции к Новому году.
Налог на прибыль. Затраты на рекламные материалы партнерам при расчете налога на прибыль включите в прочие расходы. Для этого сувениры должны соответствовать признакам рекламы: быть адресованы неопределенному кругу лиц и направлены на привлечение интереса к компании или к ее товарам, работам или услугам (подп. 28 п. 1, п. 4 ст. 264 НК, ст.3 Закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ).Расходы на рекламные сувениры входят в нормируемые затраты, размер лимита — 1 процент от выручки без НДС. Исключение составляют раздача сувениров на выставках, ярмарках или экспозициях — такие расходы не нормируют (абз. 5 п. 4 ст. 264 НК).Если все нормируемые рекламные расходы больше лимита, сумма превышения налоговую базу не уменьшает. Лимит пересчитывают по итогам каждого отчетного периода и года. Из-за этого рекламные расходы, которые были сверхнормативными по итогам полугодия или девяти месяцев, часто можно учесть по итогам года. Рекламные расходы, которые не вписались в годовой лимит, перенести на следующие периоды уже нельзя (письмо Минфина от 06.11.2009 № 03-07-11/285).Экономическую обоснованность расходов подтвердите приказом о рекламной акции и отчетом распространителя рекламы. Не включайте в документы списки конкретных партнеров, которым предназначены подарки. Если логотипы на подарках видят только их получатели, то это не реклама. Инспекторы посчитают сделку безвозмездной передачей и доначислят налог на прибыль и НДС. Разъяснения — в письмах Минфина от 28.09.2018 № 03-03-06/1/69813 и от 18.03.2019 № 03-03-06/1/17847 и постановлении АС Московского округа от 14.06.2017 № Ф05-7994/2017.При методе начисления учтите рекламные расходы на дату отчета распространителя. При кассовом методе учтите расходы на позднюю из дат: оплаты или передачи рекламных материалов (п. 1 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК). УСН. Рекламные расходы можно учесть при расчете налога по упрощенке с объектом «доходы минус расходы» как затраты на рекламу (подп. 20 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК).
СОВЕТ.Расходы на сувениры конкретным контрагентам можно учесть как рекламные, если докажете, что их цель — более широкая целевая аудитория
Расходы на сувениры конкретным контрагентам можно учесть как рекламные, если докажете, что конечные потребители рекламы — более широкая целевая аудитория.Есть случаи, когда сувениры, выданные партнерам по спискам, имеют признаки рекламы. Предположим, компания подарила настенные календари со своим логотипом контрагентам — розничным магазинам, и они разместили их в своих торговых залах. В этом случае информацию о компании могут видеть не только непосредственные получатели подарков. С этой информацией могут знакомиться все покупатели этих магазинов, то есть неопределенный круг лиц. Требования статьи 3 Закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ выполнены, расходы можно считать рекламными. Такие выводы есть в письмах Минфина от 28.09.2018 № 03-03-06/1/69813 и от 18.03.2019 № 03-03-06/1/17847 и определении ВАС от 02.07.2009 № ВАС-8008/09.
НДС.Если раздаете рекламные сувениры с логотипом компании, то учет НДС зависит от того, могут ли такие сувениры быть товарами, и от стоимости их приобретения.
НДФЛ.Стоимость сувенира, выданного представителю партнера в ходе рекламной акции, — это его доход в натуральной форме (ст. 41, 211 НК). Выигрыши и призы, полученные при рекламных акциях, освобождены от НДФЛ в пределах лимита — 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217, п. 1 ст. 210 НК). Применяйте этот норматив отдельно от норматива, который действует для обычных подарков.Рекламные сувениры, которые вписываются в норматив, не указывайте в отчетностях по НДФЛ. Не запрашивайте по ним данные у одаряемых. Сумма превышения облагается НДФЛ. Если получатель — резидент, ставка налога — 13 процентов (п. 1 ст. 224 НК).Российская компания, которая выплачивает физлицу облагаемый НДФЛ доход, — это налоговый агент. Она обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет этот налог (п. 1 ст. 226 НК). Чтобы подтвердить право на освобождение в пределах лимита, передачу сувенира подтвердите документально (п. 1 ст. 224 НК, письмо Минфина от 12.08.2014 № 03-04-06/40051).Если удержать НДФЛ невозможно, действуйте и отражайте в отчетности так же, как при выдаче обычных подарков.
Страховые взносы. На стоимость рекламных сувениров не начисляйте взносы на обязательное пенсионное, социальное или медицинское страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Дарение не образует объекта обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 572, п. 2 ст. 574 ГК, п. 4 ст. 420 НК, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, письма Минфина от 04.12.2017 № 03-15-06/80448, от 20.01.2017 № 03-15-06/2437). Бухучет. Покупку сувениров контрагентам в рамках рекламной акции отражайте как приобретение материалов. В фактическую себестоимость включите стоимость сувениров по договору, расходы на доставку, упаковку и другие связанные расходы (п. 3, 9-12 ФСБУ 5/2019).
Проводки такие:Дебет 10 Кредит 60 (76, 71)
— отражено поступление материалов с учетом расходов на доставку и упаковку;Дебет 19 Кредит 60 (76, 71)
— отражен входной НДС с покупной стоимости имущества и расходов на доставку и упаковку.Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
— входной НДС принят к вычету на основании счетов-фактур.Раздачу рекламных сувениров отразите на счете 44 «Расходы на продажу»:Дебет 44 Кредит 10 (41, 43)
— отражена раздача сувениров в рамках рекламной акции;Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС при раздаче сувениров дороже 100 руб. за единицу в рамках рекламной акции. Если рекламные расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль в полной сумме, то у компании возникает разница с бухгалтерским учетом по ПБУ 18/02. Но, при балансовом методе расчете разниц их нужно считать только на отчетную дату путем сравнения бухгалтерской стоимости актива и обязательства с их стоимостью в налоговом учете. При передаче сувениров со склада ответственному лицу оформите первичный документ: накладную на отпуск материалов на сторону (по форме М-15), требование-накладную (по форме M-11), акт на списание, приказ на отпуск и т. д.Распространение рекламной информации в виде сувениров подтвердите документами. Если сувениры выдает сотрудник, он может составить отчет о проделанной работе. Если для раздачи привлекли подрядчика, составьте акт об оказанных услугах (письма Минфина от 06.09.2012 № 03-03-06/1/467, от 22.06.2012 № 03-03-06/2/71).
Представительские подарки.Расходы на подарки можно отнести к представительским, только если вы вручаете их в рамках официального приема представителей других организаций. Назвать мероприятие можно как угодно: конференция, форум, презентация, съезд, симпозиум и т. п. Но организовать его надо не по поводу праздника, а для переговоров с целью получить доход (п. 2 ст. 264 НК).Приказ и другие документы. Закупку ТМЦ для проведения встречи предусмотрите в приказе о представительском мероприятии. Используйте образец приказа о представительском мероприятии>>.Сумму представительских расходов подтвердите отчетом о мероприятии. В дополнение к нему можно оформить смету, приказ о расходах на представительские цели, акт о представительских расходах.Налог на прибыль. Стоимость ТМЦ, которые вы потратили на встречах с представителями партнеров, отразите при расчете налога на прибыль в прочих расходах. Общая сумма представительских расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, не может превышать 4 процентов от расходов на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК).Детального перечня затрат, которые относятся к представительским, в пункте 2 статьи 264 НК нет. Но в нем названы конкретные мероприятия, в рамках которых возникают такие расходы. Это официальный прием: завтрак, обед или ужин, а также буфетное обслуживание во время переговоров. Эта норма позволяет учесть расходы на сладости или алкоголь. Общая сумма расходов должна быть обоснована общим количеством участников встречи — как деловых партнеров, так и представителей принимающей стороны.Экономическую обоснованность представительских расходов подтвердите приказом о представительском мероприятии и отчетом о представительских расходах.
УСН. Представительские расходы нельзя учесть в расходах при расчете налога по упрощенке с объектом «доходы минус расходы». Затраты не входят в закрытый перечень расходов на упрощенной системе (п. 1 ст. 346.16 НК). Подтверждает это письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22.НДС. При списании материалов для представительских нужд НДС не начисляйте. Компания просто использовала материалы для официального приема или буфетного обслуживания во время переговоров с деловыми партнерами.
Входной НДС принимайте к вычету только с той части расходов, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (п. 7 ст. 171 НК, письмо Минфина от 02.06.2014 № 03-07-15/26407). Норматив при расчете налога на прибыль — 4 процента от фонда оплаты труда (подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК). Его пересчитывают по итогам каждого отчетного периода и года. Если в следующем периоде норматив вырос, то неучтенный ранее представительский НДС можно принять к вычету.
НДФЛ. Расходы на проведение переговоров с контрагентам не признаются доходами в пользу физлиц-представителей. Выполнять обязанности налогового агента по НДФЛ не надо. Главное, документально подтвердить и экономически обосновать состав и сумму представительских расходов.Страховые взносы. На стоимость ТМЦ, которые использовали в рамках представительского мероприятия, не начисляйте взносы на обязательное пенсионное, социальное или медицинское страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это не объект обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 572, п. 2 ст. 574 ГК, п. 4 ст. 420 НК, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, письма Минфина от 04.12.2017 № 03-15-06/80448, от 20.01.2017 № 03-15-06/2437).Бухучет. ТМЦ, которые нужны для представительских мероприятий, относятся к запасам для управленческих нужд. Организация вправе учитывать такие запасы на счете 10 или списывать их сразу в расходы отчетного периода (п. 2 ФСБУ 5/2019).Если решили учитывать запасы для управленческих нужд на счете 10 «Материалы», то сделайте следующие проводки:Дебет 10 Кредит 60 (76, 71)
— отражено поступление материалов;Дебет 19 Кредит 60 (76, 71)
— отражен входной НДС с покупной стоимости материалов;Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
— входной НДС принят к вычету на основании счетов-фактур.После проведения переговоров материалы, использованные для проведения встреч, спишите на затраты по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99).
Проводки такие:Дебет 26 (44) Кредит 10
— отражены представительские расходы.Если организация решила не применять ФСБУ 5/2019 к запасам для управленческих нужд, то проводка будет следующая:Дебет 26 Кредит 60 (76, 71)
— отражено поступление подарков для представительских нужд;Дебет 19 Кредит 60 (76, 71)
— отражен входной НДС с покупной стоимости материалов;Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
— входной НДС принят к вычету на основании счетов-фактур.Если представительские расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль в полной сумме, то у компании возникает разница с бухгалтерским учетом по ПБУ 18/02. Но при балансовом методе расчете разниц их нужно считать только на отчетную дату путем сравнения бухгалтерской стоимости актива и обязательства с их стоимостью в налоговом учете.
Алкоголь.Стоимость алкоголя можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль как представительские. Чтобы учесть затраты, спиртное должно быть включено в перечень продуктов, необходимых для официального приема и буфетного обслуживания партнеров. При расчете налога по упрощенке с объектом «доходы минус расходы» представительские затраты учесть нельзя. Алкогольные подарки, которые невозможно оформить как представительские расходы, учтите как безвозмездную передачу.
СИТУАЦИЯ.Можно ли покупать алкоголь в подарок, если у компании-покупателя нет лицензии на оборот алкоголя
Да, можно.Организация вправе приобрести алкоголь в подарок за наличный или безналичный расчет у розничных или оптовых поставщиков. Закупки алкоголя для собственных нужд компании не подлежат лицензированию (п. 1 ст. 18 Закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ).
Подарочные сертификаты.Учет и налоги с подарочных сертификатов, которые компания вручает контрагентам в качестве подарка, зависят от того, кто выпустил такой сертификат: сама компания или третье лицо.
СИТУАЦИЯ. Как учесть собственные подарочные сертификаты в качестве подарков контрагентам.Собственные подарочные сертификаты в подарок оформите как безвозмездную передачу или как рекламные расходы. Обосновать собственные подарочные сертификаты как представительские расходы нельзя, они не нужны для обслуживания мероприятий. Учет. При безвозмездной передаче расходы на изготовление и передачу сертификата, а также стоимость товаров в счет номинала сертификата нельзя признать в налоговом учете. Учет сертификата в качестве рекламных расходов зависит от двух факторов. Во-первых, достаточно ли на самом сертификате рекламной информации, чтобы вызвать интерес у неопределенного круга лиц. Во-вторых, признаются ли такие затраты нормируемыми. Чтобы отстоять учет таких расходов в качестве рекламных, понадобится подробное обоснование всего мероприятия. Отделите сертификаты, которые компания продает на общих основаниях и которые дарит безвозмездно или передает в качестве рекламы. Это можно сделать по серийному номеру или по оригинальному оформлению отдельной партии сертификатов.НДС. При передаче собственных подарочных сертификатов оснований начислять НДС нет по следующим причинам. Во-первых, объектом обложения НДС выступает безвозмездная передача только товаров, работ или услуг (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК). Безвозмездная передача имущественных прав не поименована в этой норме. Во-вторых, суды рассматривают даже продажу подарочных сертификатов как получение предоплаты, а не как продажу имущественных прав (определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного суда от 25.12.2014 № 305-КГ14-1498, А40-65470/2013). В-третьих, если начислить НДС при передаче сертификата, а затем еще и при отгрузке товара в счет номинала сертификата, то получится двойное налогообложение одной и той же операции.Однако дарение даже собственных подарочных сертификатов можно приравнять к безвозмездной передаче имущественные права. Минфин настаивает, что компания должна начислить с их стоимости НДС (письма от 26.11.2018 № 03-07-14/85056, от 21.12.2017 № 03-07-11/85423).При отгрузке товаров, работ или услуг в счет номинала подарочного сертификата начислите НДС в общем порядке (п. 1 ст. 167 НК). Не позднее пяти дней выставите счет-фактуру. Правила такие же, как при обычной безвозмездной передаче.НДФЛ. Формально при передаче собственных подарочных сертификатов дороже 4000 руб. физлицам у них не возникает экономической выгоды. Выгода возникнет в момент, когда человек получит товар в счет номинала по сертификату. Если его стоимость превысит 4000 руб., сообщите в инспекцию о невозможности удержать НДФЛ с подарка. Для этого также придется отделить сертификаты, которые компания продает и которые дарит безвозмездно. Карточки собственных подарочных сертификатов учитывают как бланки строгой отчетности. Передачу подарочных сертификатов отразите следующими проводками:Кредит 006 «Бланки строгой отчетности»
— отражена передача собственных подарочных сертификатов в качестве подарка контрагентам;Дебет 91-2 Кредит 41 (20, 43)
— отражена отгрузка товаров, работ или услуг по подарочному сертификату, переданному безвозмездно;Дебет 91-2 Кредит 68
— начислен НДС с отгруженных товаров, работ или услуг по подарочному сертификату, переданному безвозмездно;Дебет 44 Кредит 41 (20, 43)
— отражена отгрузка товаров, работ или услуг по подарочному сертификату, переданному в рамках рекламной акции;Дебет 44 Кредит 68
— начислен НДС с отгруженных товаров, работ или услуг по подарочному сертификату, переданному в рамках рекламной акции.
СИТУАЦИЯ.Как учесть подарочные сертификаты сторонних организаций в качестве подарков контрагентам
Подарочные сертификаты сторонних организаций, которые вы подарили контрагентам, можно оформить только как безвозмездную передачу. Обосновать их как представительские или рекламные расходы нельзя. Такие сертификаты не нужны для обслуживания мероприятий и не вызывают интереса к вашей компании.Налог на прибыль и УСН. При расчете налога на прибыль не учитывайте расходы на покупку подарочных сертификатов третьих лиц и на их передачу (п. 16 ст. 270 НК). Это же правило действует и для расчета налога при упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК).НДС. Оплата подарочных сертификатов эмитенту на расчет НДС не влияет. Это аванс в счет предстоящих поставок, но эмитент не выставит на него счет-фактуру. Ведь покупатели — это физлица, которые предъявят сертификаты и в обмен на них получат товары, они права на вычет НДС не имеют. При дарении подарочных сертификатов третьих лиц компания безвозмездно передает имущественные права. Нужно начислить НДС с их стоимости (письма Минфина от 09.06.2022 № 03-07-11/54735, от 26.11.2018 № 03-07-14/85056, от 21.12.2017 № 03-07-11/85423).НДФЛ. Если номинал сертификата превышает 4000 руб., то сообщите в инспекцию о невозможности удержать НДФЛ с доходов представителя контрагента. Бухучет. Приобретение и передачу подарочных сертификатов третьих лиц отразите проводками:Дебет 50-3 «Денежные документы» Кредит 60 (76)
— отражено приобретение подарочных сертификатов третьих лиц;Дебет 60 (76) Кредит 51
— оплачены подарочные сертификаты третьих лиц;Дебет 91-2 Кредит 50-3
— отражена безвозмездная передача подарочного сертификата контрагентам;Дебет 91-2 Кредит 68
— начислен НДС при безвозмездной передаче имущественного права в виде подарочного сертификата третьих лиц.
Дорогие подарки. Стоимость подарка юридическому лицу не должна превышать 3000 руб. Если нарушите это правило, сделку могут признать ничтожной (ст. 168, подп. 4 п. 1 ст. 575 ГК). Но на практике налоговые инспекторы не предъявляют такие претензии, так как организации не признают в расходах стоимость безвозмездных подарков.Когда вручаете подарки в рамках деловых встреч с представителями контрагентов или рекламных акций, стоимость презента не ограничена. Но чтобы инспекторы признали подарки в составе расходов, нужно доказать, что их передача направлена на получение дохода.
Физлицам можно дарить подарки любой стоимости. Но если стоимость передаваемой вещи больше 3000 руб., с каждым получателем надо заключать письменный договор, а со стоимости свыше 4000 руб. — удерживать НДФЛ (п. 2 ст. 574 ГК).
Подарки с логотипом.Блокноты, ежедневники, ручки, кепки и прочие подарки с символикой компании можно оформить как рекламные или представительские расходы. Выбор зависит от того, кому именно компания вручает подарок.Если на встрече присутствует заранее обговоренное количество представителей контрагентов и каждому вы дарите подарок с символикой, то оформите его как представительские расходы. На крупных мероприятиях, например конференциях, куда съезжаются представители конкретной отрасли или сферы деятельности, могут присутствовать как ваши действующие контрагенты, так и потенциальные.Их круг заранее не определен. Раздачу подарков с символикой вашей компании в данном случае можно оформить как рекламные расходы.
