Любой, кто хоть раз сталкивался со строительством или монтажом инженерных систем, знает: сдать работы физически — это лишь половина дела. Вторая (и часто самая мучительная) половина — сдача исполнительной документации (ИД).
Потерянные паспорта на оборудование, просроченные сертификаты, ошибки в актах и бесконечные возвраты томов от заказчика могут заморозить подписание форм КС-2 и КС-3 на месяцы. А это — прямая задержка оплаты.
В компании BM-Electro мы разработали собственную автоматизированную систему управления и генерации ИД. Рассказываем, как она превратила «бумажный ад» в прозрачный бизнес-процесс и почему это выгодно нашим клиентам.
Почему ручная сборка ИД — это тупик?
До внедрения системы ситуация была типичной для отрасли и напоминала хаос. Данные были децентрализованы:
- Акты и схемы терялись в бесконечных чатах мессенджеров и почтовых ветках.
- Использовались устаревшие бланки, что выяснилось только при проверке технадзором.
- Сопроводительные документы (паспорта, инструкции) исчезали при передаче от снабжения к прорабам.
Однажды мы решили собрать исполнительную документацию «по-старому» — вручную, как делали многие годы. Казалось бы, объект простой, объём понятный, команда опытная. Что может пойти не так?
Мы отправили заказчику том ИД… и получили обратно целый перечень замечаний. Переделали. Отправили снова. Снова возврат. И так шесть раз подряд.
Причина каждый раз была разная — где-то устаревший бланк, где-то не тот сертификат, где-то несоответствие в номенклатуре, а где-то просто человеческая опечатка в одном номере.
Мы ощутили отчётливо: человеческий фактор не способен удержать в голове сотни мелких требований, сроков действия сертификатов, изменений в чертежах и правок технадзора.
Каждая новая правка откатывала нас на несколько дней назад. Том ИД так и не принимали, сроки сдачи объекта «поплыли», а КС-2 зависла — вместе с оплатой.
Этот момент стал для нас переломным. Тогда мы впервые произнесли вслух: «Если хотим расти, нужно автоматизировать всё, что можно. Особенно исполнительную документацию».
Так и появился наш цифровой конвейер ИД, который теперь собирает тот же объем документации, что когда-то возвращали шесть раз, за 20 минут и с первого раза.
Наше решение: «Цифровой конвейер» документации
Мы не стали искать полумеры, а разработали полноценную веб-платформу — единую среду для сбора, проверки и выпуска документов. Наша цель была амбициозной: полный отказ от ручного формирования и сокращение сроков.
Вот как это работает теперь.
1. Единое хранилище данных
Вся информация по объекту (акты, журналы работ, схемы, спецификации) хранится в облаке с привязкой к конкретному проекту. Прорабу или инженеру ПТО не нужно искать файлы по всему компьютеру — у них есть единый интерфейс доступа. Система поддерживает версионность: никто случайно не использует старый чертеж или отмененный бланк акта.
2. Умный конструктор ИД
Интерфейс позволяет пользователю формировать пакет документов путем выбора параметров:
- Выбор периода: фильтрация документов по датам выполнения работ.
- Выбор подписантов: назначение ответственных лиц (ИТР, технадзор, заказчик) из справочника.
- Выбор разделов: включение/исключение конкретных разделов проекта.
Система сама компилирует выбранные файлы в единый аккуратный пакет.
3. Автоматический контроль качества (QA)
Пожалуй, самая важная функция для заказчика. Перед формированием пакета система проводит жесткую валидацию:
- Контроль комплектности: проверка наличия всех обязательных документов согласно перечню.
- Контроль сроков действия: выявление просроченных сертификатов.
- Контроль версий: проверка актуальности версий бланков и схем.
- Логический контроль: сверка номеров документов и соответствия номенклатуры.
- Алерт-система: вывод уведомлений об ошибках («блокирующих» и «предупреждающих») до момента отправки документации заказчику.
Это исключает возвраты документации по формальным признакам. Мы сдаем тома с первого раза.
4. Управление сертификатами и паспортами
- Привязка разрешительной документации к конкретным позициям оборудования/материалов (связь «Документ — Номенклатура»).
- Визуализация статусов документов (действует/истекает/просрочен).
- Система напоминаний о необходимости обновления сертификатов.
- Отслеживание использования одного сертификата в разных проектах.
5. Интеграция с 1С
Мы исключили двойной ввод данных. Номенклатура, модели оборудования и технические данные подтягиваются из учетной системы автоматически. Это гарантирует, что в смете, в закупке и в акте скрытых работ будет указан один и тот же автомат или щит, без путаницы в артикулах.
Результаты: цифры говорят сами за себя
Внедрение автоматизированной системы кардинально изменило эффективность. То, что раньше было «узким горлышком» проекта, теперь стало нашим конкурентным преимуществом.
Наши показатели (KPI):
- Скорость. Время сборки полного пакета ИД сократилось с 2 недель до 20–60 минут. Обработка даже самых больших объемов занимает не более 3 часов.
- Качество документации. Количество ошибок, связанных с человеческим фактором, сведено к нулю.
- Финансовая эффективность. Быстрая сдача ИД означает быстрое подписание КС-2/КС-3. Заказчик получает объект «под ключ» с идеальными документами, а мы — оплату без задержек.
Почему это важно для вас?
Заказывая сборку электрощитового оборудования или электромонтажные работы в BM-Electro, вы получаете не только качественное оборудование и монтаж, но и уверенность в том, что бюрократия не затормозит ввод объекта в эксплуатацию.
Мы ценим время наших партнеров и используем передовые IT-решения, чтобы сотрудничество было комфортным и прозрачным.
Нужен надежный партнер в электроснабжении, с которым не будет проблем с документами?
Переходите на наш сайт, чтобы узнать больше о наших услугах и проектах.