Эффективная работа поставщика с заказчиком — один из ключевых факторов успешной работы по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Грамотные коммуникации обеспечивают своевременность поставок, корректный документооборот, минимизацию претензионных ситуаций и формирование устойчивого, долгосрочного сотрудничества. Ниже приведены рекомендации, которые помогут поставщику выстроить работу с заказчиком на всех этапах: от подготовки к исполнению контракта до анализа результатов.
1. Изучение требований заказчика
1.1. Анализ закупочной документации
Перед участием в закупке поставщик должен детально проработать:
· техническое задание (ТЗ);
· проект контракта;
· требования к образцам, сертификатам, экспертным заключениям и гарантиям;
· условия поставки, приемки, оплаты и штрафных санкций.
Важно понимать, что даже небольшое несоответствие требованиям может привести к отказу в приемке, нарушению сроков или риску включения в РНП. На этом этапе необходимо заранее определить потенциальные риски:
— сложность исполнения ТЗ,
— допуски и технические параметры,
— возможность привлечения субподрядчиков,
— логистические ограничения,
— условия интеграции товара или услуги в процесс заказчика.
Поставщик, который демонстрирует высокую компетентность и внимательность к деталям ещё на этапе изучения документов, формирует у заказчика большее доверие.
1.2. Запросы разъяснений документации как инструмент управления рисками
Направление своевременных уточняющих запросов по содержанию документации заказчику — не формальность, а проявление профессионализма поставщика. Чётко сформулированные запросы показывают:
· глубокое понимание предмета закупки;
· ответственное отношение к исполнению контракта.
2. Построение эффективной деловой коммуникации в процессе исполнения контракта
2.1. Своевременность и прозрачность коммуникаций
Поставщик должен выстроить чёткую систему взаимодействия с заказчиком, обеспечивая:
· оперативность — быстрые ответы, подтверждения, информирование о статусе работ/поставки;
· прозрачность — предварительные уведомления о ключевых этапах исполнения;
· доказуемость — обязательную фиксацию всех договорённостей в письменной форме.
Использование электронного документооборота (ЭДО) и централизованных каналов связи снижает вероятность споров и ускоряет принятие решений заказчиком.
2.2. Строгое соблюдение регламентов и формальных требований
Законодательство о закупках чётко регламентируют деятельность поставщика, включая:
· сроки подписания документов в ЕИС;
· корректность заполнения накладных, актов, спецификаций;
· своевременность предоставления обеспечения исполнения заявок и контрактов;
· соблюдение требований к качеству и комплектности товара.
Исполнитель, который соблюдает регламентные процедуры, воспринимается заказчиком как надёжный партнёр — это прямой шаг к устойчивому сотрудничеству.
3. Профилактика разногласий и управление спорными ситуациями
3.1. Конструктивное ведение дел
При возникновении вопросов или разногласий поставщику важно:
· опираться на нормы закона и условия контракта;
· использовать только официальные каналы связи;
· не эскалировать конфликты, а предлагать обоснованные варианты решения;
· подтверждать все договорённости документально.
3.2. Протоколирование и фиксация взаимодействий
Документирование включает:
· переписку по спорным вопросам,
· акты разногласий,
· протоколы согласований,
· фиксацию предложений и комментариев заказчика.
Это юридически защищает обе стороны и облегчает урегулирование возможных споров — от претензионной работы до судебных процессов.
4. Анализ качества исполнения контракта
После исполнения контракта поставщику рекомендуется проводить комплексную оценку результата, включая:
· анализ сроков, качества и корректности исполнения;
· выявление трудностей и причин их возникновения;
· оценку удовлетворённости заказчика;
· изучение будущих потребностей заказчика и планов закупок.
Такая внутренняя аналитика позволяет:
· выявить собственные операционные «узкие места»,
· повысить конкурентоспособность на рынке,
· сформировать стратегию повторного участия в закупках конкретного заказчика.
5. Как аналитика помогает находить надёжных заказчиков и выстраивать с ними долгосрочные отношения
Одним из ключевых условий долгосрочного взаимодействия является понимание поставщиком того, с кем он работает.
Система «МАРКЕР» предоставляет комплексную аналитику по организациям: финансовую устойчивость, связи, участие в торгах, судебные дела, факторы риска и другие данные. Это позволяет поставщику:
· заранее выявить риски недобросовестного или проблемного заказчика,
· подготовиться к работе с интересующим заказчиком,
· избежать контрактов, несущих высокие операционные и финансовые риски,
· выбирать партнёров, с которыми возможно стабильные, прозрачные и долгосрочные деловые отношения.
Таким образом, МАРКЕР помогает поставщикам не только находить надёжных заказчиков, но и строить эффективную, безопасную и ориентированную на длительное сотрудничество модель взаимодействия с заказчиком на всех этапах закупок.
Подписывайтесь на наш телеграм-канал и скачивайте памятки по работе с национальном режимом.
Будьте в курсе всех изменений и возможностей в мире госзакупок вместе с системой мониторинга и аналитики "МАРКЕР".
Группа МАРКЕР во Вконтакте.