Слово не воробей, а контракт — бумага
Знакомая история? Обсудили с клиентом проект на миллион. Он махнул рукой: «Дмитрий, давайте я набросаю примерное ТЗ, а там посмотрим. Начнём, а детали в процессе». Начинаешь работать. А «посмотреть» и «уточнить» потом оказывается скидкой в 40% и новой концепцией «как у соседа».
Устная договорённость в нашей сфере — это фундамент на песке. Красивый, удобный, но первый же конфликт его размоет. Гражданский кодекс, конечно, признаёт устные сделки. Но попробуйте доказать в суде, о чём именно вы договаривались, без свидетелей.
Вот вам страшная цифра: по спорам в строительстве свыше 70% успеха — это доказательная база. Не красота эскиза, а весомость папки с документами. И первое место в ней занимает не распечатанный договор, а ваша с клиентом переписка.
Почему ваше письмо — уже документ
Забудьте фразу «это же просто письмо». С точки зрения закона, оно может быть всем. Согласно статье 434 ГК РФ, договор можно заключить путём обмена документами. Этими документами являются и письма, и даже телеграммы, которые передают содержание воли сторон.
Проще говоря, если в письме есть: «Я (Архитектор) обязуюсь сделать эскизный проект коттеджа по вашему ТЗ», а клиент отвечает: «Согласен, начинайте», — это уже оферта и акцепт. Основа договора.
Но суд примет не любую переписку. Её нужно правильно «приготовить». Переписка в WhatsApp или Telegram, скриншоты из почты — всё это доказательства. Главное, чтобы можно было установить, от кого они и кому направлены. Анонимный чат или переписка с ником «Серёга» — почти бесполезны.
Пять правил переписки, которые заменят юриста
Я выработал для себя и своей команды чек-лист. Следуя ему, мы превращаем любой диалог в потенциальный документ.
Правило 1: Идентифицируй собеседника.
Первое же сообщение должно содержать подтверждение, с кем ты говоришь. В ответ на «Привет, это Иван, по поводу бани» пишите: «Добрый день, Иван. Уточните, пожалуйста, вы Иванов Иван Сергеевич, владелец участка по адресу…?». Его ответ «Да, я» — уже фиксация.
Правило 2: Одна тема — одна цепочка.
Не ведите десять параллельных диалогов в одном чате. Хотите обсудить изменения в проекте — создайте новый или чётко обозначьте: «Переходим к обсуждению сметы по пункту 3». Судье должно быть понятно, к чему относится каждое сообщение.
Правило 3: Резюмируй и фиксируй решения.
После любой словесной дискуссии пишите ключевой месседж: «Итак, по итогам нашего звонка/встречи фиксирую решение: вы одобряете эскизный вариант «А» и даёте добро на выход в рабочее проектирование. Срок — до 15 ноября. Стоимость этого этапа, как мы и договаривались, 300 000 рублей. Если я неверно что-то понял, поправьте меня в течение сегодняшнего дня».
Правило 4: Запрос подтверждения — твой друг.
Клиент говорит по телефону: «Да-да, меня всё устраивает, продолжайте!». Ваши действия: кладёте трубку и пишете ему письмо или в чат: «Отправляю вам, как и обсуждали, акт выполненных работ по первому этапу. Прошу подтвердить получение и отсутствие замечаний». Его «Получил, спасибо» — это не вежливость. Это молчаливое одобрение.
Правило 5: Храни всё. И правильно.
Скриншот — ненадёжен. Он не содержит метаданных. Научитесь делать скринкасты (запись экрана с прокруткой переписки) или, что лучше, регулярно выгружайте всю переписку из мессенджера в файл (у многих есть такая функция). Электронную почту не удаляйте никогда. Архив с перепиской — часть архива проекта.
Красные флаги: когда пора бить тревогу
Есть сигналы в переписке, после которых я кладу руку на папку с документами и готовлюсь к худшему.
Первый сигнал: уход от письменного подтверждения. Клиент неделями «забывает» ответить на письмо с итогами обсуждения, но требует продолжать работу. Это знак: он оставляет себе лазейку для манёвра.
Второй сигнал: фраза «это же неофициально». Как только вы её слышите в ответ на просьбу что-то зафиксировать, включайте максимальный режим осторожности. Значит, человек планирует действие, о котором не хочет оставлять следов.
Третий, самый опасный: стирание истории. «Удалите, пожалуйста, то старое письмо, там была другая цена» или «Давайте заведём новый чат, тут всё запуталось». Запутаться хочет не история, а ваши юридические позиции.
Что важнее: печать или «Отправлено»?
Многие верят только в бумагу с печатью. Это хорошая вера, но жизнь быстрее. Суд давно признаёт электронную переписку допустимым доказательством (ст. 71 АПК РФ). Но сила её зависит от качества.
Письмо с корпоративной почты (info@studio-arch.ru) весомее, чем с личного ящика (dima.architect1985@gmail.com). Сообщение в рабочем чате компании в Teams — сильнее, чем личный WhatsApp.
Идеал — квалифицированная электронная подпись. Для ежедневной переписки это громоздко. Но подписывать ей итоговые протоколы совещаний или утверждённые задания — золотой стандарт.
История из практики: как письмо спасло проект
У нас был крупный проект — реконструкция склада. Заказчик настаивал на использовании конкретной, более дешёвой марки утеплителя. Наш инженер письменно, в общей переписке, предупредил: «Использование материала «Х» вместо рекомендованного «Y» может привести к риску невыполнения норм по энергоэффективности и гарантийным проблемам».
Заказчик ответил: «Риски осознаём, используем «Х». Спустя год зимой на объекте возникли проблемы. Заказчик подал на нас в суд, обвиняя в ошибках проектирования. Мы предоставили суду эту переписку. Суд признал риск перешедшим к заказчику и отказал в удовлетворении его иска. Не наше красивое заключение, а два письма в почте решили спор на миллионы.
Итог: дисциплина как лучшая страховка
Фиксация договорённостей — это не недоверие. Это профессиональная дисциплина, как расчёт нагрузки на балку. Это уважение к своему и чужому времени, деньгам, нервам.
Начните с малого. Следующее важное решение по проекту, даже принятое по телефону, продублируйте письменно. Сформулируйте ясно и предложите подтвердить. Вы удивитесь, как это сразу отсекает необязательных людей и строит прочные, честные отношения с теми, с кем стоит работать.
В архитектуре мы создаём миры на десятилетия. Пусть основания для этих миров будут не менее прочными, чем железобетон. И начинаются они не с первого чертежа, а с первого письма, в котором всё чётко и по делу.
--------------------------------------------------------------
Подписывайтесь на канал:
Архитектор Авраменко Андрей
Контакты:
Телефон: +79602387801
Email: 78-proekt@mail.ru
Канал: https://dzen.ru/architecton80
Telegram: https://t.me/@architecton80
WhatsApp: https://wa.me/79602387801