Планирование бюджета на охрану труда — задача, которую многие откладывают до последнего. Но если разобрать процесс на простые шаги, он перестаёт быть стрессом. Мы собрали понятный алгоритм, который поможет вам подготовить документы без спешки, учесть все обязательные мероприятия и заранее подумать об аргументах для руководства.
Основа успешного бюджета состоит из трёх элементов:
плана мероприятий, сметы расходов и понятных обоснований.
Когда все три части продуманы, защита бюджета обычно проходит спокойно и предсказуемо.
В плане только нужные пункты и никаких «пустых» строк
Начинаем с фактов
Чтобы план был реалистичным, сначала изучите всё, что может повлиять на будущие задачи: предписания инспекции, результаты аудитов, пожелания руководителей подразделений, мастеров и инженеров. Такой подход поможет увидеть реальную картину и не включить в план мероприятия «ради галочки».
Кто за что отвечает
Специалист по охране труда отвечает за подготовку плана, но не за исполнение мероприятий. Поэтому заранее уточните, кто именно будет отвечать за каждую задачу: это можно найти в документах СУОТ, должностных инструкциях и трудовых договорах. Укажите ответственных сразу, чтобы позже не возвращаться к этому.
Совет:
Рекомендуем чередовать платные и бесплатные мероприятия. Это помогает показать руководству: служба ОТ действительно ищет способы оптимизировать расходы.
Смета расходов без догадок
Собираем данные вместе с коллегами
Невозможно рассчитать бюджет в одиночку — слишком много нюансов. Поэтому смело подключайте бухгалтерию, кадровиков, технические службы и других специалистов. Через служебные записки узнаете стоимость модернизации, закупки оборудования, сервисных работ.
А вот обязательные расходы — обучение, спецоценка, учебные материалы — можно запланировать самостоятельно.
Удобный способ всё собрать
Чтобы не запутаться в цифрах, сведите данные в Excel. В нём легко расписать затраты по каждому мероприятию и распределить бюджет по месяцам. После заполнения данных можно распечатать итоговую версию и приложить к плану.
Готовая смета должна быть понятной. Начните с самого важного и сложного, а для дорогих пунктов добавьте несколько вариантов стоимости — так вы облегчите руководству процесс принятия решения.
Совет:
Имеет смысл добавить 10-15 % к бюджету на периодические мероприятия (медосмотры и обучение) ведь текучку кадров никто не отменял. Конечно, объем «запаса» зависит от специфики организации.
Аргументы для руководства: спокойно, по фактам и без конфликта
Обязательная база
Напомните работодателю, что компании (кроме бюджетных учреждений) обязаны тратить на охрану труда минимум 0,2% от суммы затрат на производство. Это норматив, а не пожелание.
Сравнение, которое говорит само за себя
Если возникают сомнения по финансированию, покажите разницу между стоимостью мероприятий и штрафами за их отсутствие. Такой способ работает лучше всего — цифры легко сравнить, и выводы становятся очевидными.
Если же работодатель просит сократить бюджет, продемонстрируйте расчёты, из которых видно: выполнить обязательные требования при меньшем финансировании просто невозможно.
Возможность вернуть часть расходов
Не забывайте про компенсацию СФР. Можно получить возврат до 20% страховых взносов за прошлый год, а если направить работников предпенсионного возраста на санаторно-курортное лечение + ещё 10%. Узнайте примерную сумму у бухгалтерии и отметьте в смете мероприятия, которые подходят под возврат.
Совет:
Используйте аргументы про качество. К примеру, дешёвая спецодежда быстро теряет вид, снижает комфорт работников и даже влияет на доходы компании, когда сотрудники взаимодействуют с клиентами или работают «на виду». А бывают ситуации, когда «дешевые» СИЗ просто невозможно использовать, не удобно… тут уже идут в ход аргументы подкрепленные практикой наблюдений, отзывами работников и фактами нарушений.
Для использования в работе:
Пример служебной записки о запросе данных и сметы расходов на мероприятия по ОТ
Чек-лист защиты бюджета на мероприятия по ОТ