Отказное письмо по сертификации — это официальный документ от
аккредитованного органа, подтверждающий, что конкретный товар не
подлежит обязательной сертификации или декларированию в рамках
технических регламентов ЕАЭС и российского законодательства. Такой
документ нужен, когда у контролирующих органов, таможни, маркетплейсов
или партнеров возникают вопросы о правовом статусе продукции, но
оформление сертификата или декларации законом не предусмотрено.
Правильно составленное отказное письмо помогает избежать задержек
поставок, блокировок карточек товара и штрафов.
Отказное письмо требуется вместо сертификата в ситуациях, когда
продукция не включена в перечни товаров, подлежащих обязательной оценке
соответствия, либо подпадает под исключения (например, образцы для
испытаний, выставочные образцы, ограниченные партии для собственных нужд
и т.п.). Нормативная база оформления таких писем опирается на
технические регламенты Таможенного союза и ЕАЭС, Постановления
Правительства РФ с перечнями продукции, подлежащей обязательной
сертификации и декларированию, а также приказы Росаккредитации и
разъяснения надзорных органов. Юридически грамотное обоснование в
отказном письме должно ссылаться именно на эти документы.
Роль отказного письма особенно велика в таможенном оформлении и при
работе с маркетплейсами: его требуют для выпуска товара в свободное
обращение, подтверждения возможности законной продажи и размещения
карточек продукции в каталогах. При отсутствии отказного письма или его
неправильном оформлении возникают риски: задержка груза на таможне,
доначисление платежей, административные штрафы, блокировка товаров на
маркетплейсах и репутационные потери. Поэтому важно правильно выбрать
орган для получения отказного письма — он должен быть аккредитован,
иметь опыт по вашей товарной группе и предоставлять обоснование с
актуальными ссылками на нормы права.
Чтобы отказное письмо по сертификации выполняло свою защитную
функцию, в нем должны быть корректно указаны ключевые данные.
Базовый чек-лист включает:
- полное наименование и реквизиты заявителя (поставщика/производителя/импортера);
- точное наименование продукции, модель, артикул, бренд;
- коды ТН ВЭД ЕАЭС и, при необходимости, ОКПД2;
- ссылку на действующие нормативные акты и перечни, по которым товар не подлежит обязательной сертификации/декларированию;
- формулировку вывода о неприменимости обязательной оценки соответствия;
- данные и реквизиты органа, выдавшего письмо (наименование, номер аккредитации, адрес, контакты);
- дату выдачи, номер отказного письма, подпись уполномоченного лица и печать.
Корректное и полное указание этих сведений снижает риски споров с
контролирующими органами, ускоряет таможенное оформление и упрощает
работу с маркетплейсами.
Обязательные реквизиты отказного письма
Чтобы такой документ имел юридическую силу и принимался контролирующими органами, в нем обязательно должны быть
указаны определенные реквизиты. В первую очередь важно полное
наименование документа и его регистрационный номер: они позволяют
идентифицировать отказное письмо в базе организации, отследить историю
его выдачи и подтвердить подлинность при проверках со стороны надзорных
органов и контрагентов.
Не менее значимы дата составления и срок действия отказного письма.
Эти данные показывают, на какой момент была актуальна информация о
статусе продукции и до какого времени можно опираться на выданный
документ. В тексте также обязательно указывается наименование органа,
выдавшего отказное письмо: это может быть аккредитованный орган по
сертификации или специализированная организация, имеющая право готовить
такие заключения. Корректное указание полного наименования, адреса и
реквизитов выдавшей стороны повышает доверие к документу и упрощает его
проверку.
Ключевым элементом отказного письма является основание для его
выдачи. В этом разделе перечисляются нормативные акты, на которые
опирается эксперт: федеральные законы, технические регламенты
Таможенного союза (ТР ТС, ЕАЭС), ГОСТы, СанПиН и другие документы.
Ссылки на конкретные пункты и статьи подтверждают, что продукция
действительно не включена в перечень подлежащей обязательной
сертификации или декларированию. Наличие таких обоснований особенно
важно при таможенном оформлении и взаимодействии с контролирующими
структурами.
Завершающим обязательным реквизитом является подпись уполномоченного
лица и печать организации (если она используется). Подписант должен
иметь подтвержденные полномочия действовать от имени органа по
сертификации или экспертной организации. Подпись и печать подтверждают
подлинность отказного письма, а также ответственность выдавшей стороны
за указанные в нем сведения. Отсутствие хотя бы одного из перечисленных
реквизитов может привести к тому, что отказное письмо по сертификации не
будет принято таможней, партнерами или контролирующими органами.
Данные о заявителе в отказном письме
Одно из ключевых требований к оформлению отказного письма по
сертификации – корректное и полное указание данных о заявителе. В
документе обязательно прописывается полное наименование юридического
лица или ФИО индивидуального предпринимателя строго в соответствии с
регистрационными документами. Это позволяет однозначно идентифицировать
организацию или ИП, от имени которых подается запрос и выдается отказное
письмо, а также избежать претензий со стороны контролирующих органов.
Не менее важны юридический и фактический адрес заявителя. Юридический
адрес указывается в соответствии с данными ЕГРЮЛ или ЕГРИП, а
фактический – по месту ведения деятельности или расположения
офиса/склада. В отказном письме также отражаются ИНН, ОГРН (для
юридических лиц) или ОГРНИП (для индивидуальных предпринимателей) и иные
идентификационные реквизиты, позволяющие подтвердить легальный статус
заявителя и его право обращаться за разъяснениями по вопросам
обязательной сертификации.
Для оперативной связи в отказном письме обязательно указываются контактные данные, включая:
- телефон для связи с ответственным лицом;
- адрес электронной почты (e-mail);
- официальный сайт компании (при наличии).
Дополнительно в документе фиксируется роль заявителя: производитель,
импортер, продавец или иное лицо, участвующее в обороте продукции.
Указание статуса помогает органам по сертификации корректно оценить
компетенцию заявителя, его ответственность и объем предоставляемой
информации о товаре.
Информация о продукции в отказном письме
В отказном письме по сертификации в обязательном порядке указывается
полное наименование продукции и ее назначение. Формулировка должна быть
максимально точной и соответствовать фактическому использованию товара:
что это за изделие, для каких целей оно применяется, в каких условиях и
кем может использоваться. Корректное указание наименования и назначения
помогает однозначно идентифицировать продукцию и исключает риски
неправильной трактовки со стороны контролирующих органов и таможни.
Важным элементом отказного письма являются коды ТН ВЭД ЕАЭС и/или
ОКПД, по которым определяется необходимость обязательной сертификации
или декларирования. Неверно указанный код может привести к отказу в
выпуске товара на таможне или к претензиям со стороны надзорных органов.
Поэтому код классификатора подбирается на основании технической
документации и фактических характеристик продукции, а в письме
фиксируется в точном соответствии с действующими справочниками.
Для детальной идентификации товара в отказном письме также
прописываются модель, артикул, марка, серия и модификация продукции. Эти
данные позволяют отличать конкретную позицию от других изделий того же
производителя и исключают подмену товара. При наличии нескольких
вариантов исполнения (разные модификации, комплектации, размеры) они
должны быть перечислены отдельно, чтобы отказное письмо распространялось
именно на указанные изделия.
Отдельно указывается страна происхождения товара, а также дается
краткое описание основных характеристик и области применения. В описании
отражают ключевые технические параметры (материалы, габариты, принцип
действия, тип питания и т.п.) и указывают, в каких сферах и условиях
используется продукция. Чем точнее и полнее описаны свойства и
назначение товара, тем проще доказать его отсутствие в перечнях
обязательной сертификации и обосновать правомерность выдачи отказного
письма.
Обоснование отсутствия необходимости сертификации
При подготовке отказного письма по сертификации важно четко указать,
на основании каких нормативных документов делается вывод об отсутствии
необходимости обязательной сертификации. В тексте письма должны быть
ссылки на конкретные технические регламенты Таможенного союза (ТР ТС,
ЕАЭС) и действующие перечни продукции, подлежащей обязательной
сертификации или декларированию. Это позволяет подтвердить, что
заявляемый товар был проверен на соответствие установленным спискам, но в
них не значится.
Обязательным элементом отказного письма является прямое указание на
отсутствие товара в соответствующем перечне продукции, подлежащей
обязательной сертификации. Для этого в документе прописывается полное
наименование изделия, его код ТН ВЭД или ОКПД2 и делается вывод, что
данная позиция не включена в утвержденные списки. Дополнительно
приводится обоснование отнесения продукции к иной категории: бытовой,
промышленной, комплектующим, запасным частям и т.п., что также влияет на
необходимость или отсутствие необходимости обязательной оценки
соответствия.
Для усиления правовой позиции в отказном письме желательно сослаться
на официальные разъяснения органов по сертификации и государственных
органов (Росаккредитация, Росстандарт, профильные министерства). Такие
разъяснения могут быть оформлены в виде писем, методических
рекомендаций, FAQ на официальных сайтах. При наличии применимых
добровольных форм оценки соответствия (добровольная сертификация,
регистрация в системе менеджмента качества, внутренние протоколы
испытаний) в письме стоит указать, какие именно формы могут быть
использованы по инициативе заявителя.
В отказном письме по сертификации целесообразно отразить следующие данные:
- полное наименование и идентификация продукции (модель, артикул, код ТН ВЭД/ОКПД2);
- ссылки на конкретные ТР ТС (ЕАЭС) и перечни, по которым проводилась проверка;
- указание, что товар отсутствует в перечнях обязательной сертификации/декларирования;
- обоснование категории продукции (бытовая, промышленная, комплектующие и др.);
- ссылки на разъяснения органов по сертификации и госорганов (при наличии);
- перечень возможных добровольных форм оценки соответствия, если они применимы.
Дополнительные сведения и формулировки
Важным элементом отказного письма по сертификации является чёткое
указание области его действия: на какой территории документ применяется
(РФ, ЕАЭС или иные рынки), а также через какие каналы продаж реализуется
продукция (оптовая, розничная торговля, интернет-магазины,
маркетплейсы, поставки по госконтрактам и т.д.). Корректное описание
области действия помогает избежать спорных ситуаций с контролирующими
органами и контрагентами, а также снижает риск неправомерного
использования отказного письма для продукции или рынков, на которые оно
не распространяется.
Неотъемлемой частью отказного письма является перечень документов, на
основании которых оно выдано. Обычно указываются: техническая и
эксплуатационная документация на продукцию, договоры поставки,
спецификации, каталоги и прайс-листы производителя, коды ТН ВЭД или
ОКПД2, а также результаты предварительной экспертизы или запросов в
органы по сертификации. Чем подробнее и точнее перечислены основания,
тем выше доказательная сила отказного письма при проверках и таможенном
оформлении.
В документ также могут включаться особые условия использования и
обращения продукции. Например, указание, что товар предназначен
исключительно для промышленного применения, не подлежит свободной
розничной продаже, не используется в быту или не контактирует с пищевыми
продуктами и кожей человека. Такие уточнения позволяют правильно
отнести продукцию к определённой категории и обосновать отсутствие
необходимости в сертификации или декларировании соответствия в
конкретных технических регламентах.
В отказных письмах применяются типичные формулировки и обязательные
предупреждения, которые защищают как заявителя, так и орган по
сертификации. Часто используются фразы: «данное письмо не является
сертификатом соответствия», «не может рассматриваться как подтверждение
безопасности продукции», «действительно при неизменности назначения и
характеристик товара». Дополнительно включаются оговорки о
недопустимости искажения текста письма, передачи его третьим лицам вне
согласованных целей, а также указание, что ответственность за
достоверность предоставленных сведений несёт заявитель. Всё это снижает
риск претензий и неправомерного толкования отказного письма со стороны
контролирующих органов и партнёров.
Требования к оформлению отказного письма
Важно правильно соблюсти структуру и формат документа: в
письме указывают полное наименование организации-заявителя, реквизиты
(ИНН, ОГРН, адрес), данные о продукции (наименование, код ТН ВЭД,
назначение), основание для выдачи отказного письма (нормативные акты,
перечни продукции), а также вывод эксперта о неприменимости обязательной
оценки соответствия. В конце документа проставляются дата, подпись
уполномоченного лица и печать (при наличии).
Требования к бланку, шрифту и языку оформления также регламентированы
деловой практикой. Отказное письмо оформляется на фирменном бланке
органа по сертификации или экспертной организации с указанием логотипа,
адреса и контактных данных. Текст выполняется на русском языке, без
сокращений и двусмысленных формулировок, с использованием читабельного
шрифта (обычно не менее 12 pt). Страницы документа подлежат обязательной
нумерации, особенно если письмо содержит приложения: перечни продукции,
копии контрактов, техническую документацию. Приложения нумеруются
отдельно, с указанием их количества и наименования в основном тексте.
Заявка на оформление отказного письма https://www.rospromtest.ru/sertifikati/otkaznoe-pismo/
В современном документообороте все чаще используется электронная
форма отказного письма и электронная цифровая подпись (ЭЦП). В этом
случае документ создается в формате PDF или ином неизменяемом формате,
подписывается квалифицированной ЭЦП уполномоченного лица органа по
сертификации и может направляться заявителю по электронной почте или
через личный кабинет на специализированных порталах. При оформлении
отказного письма важно обеспечить корректное хранение оригинала и копий:
оригинал подшивается в дело органа по сертификации, а заявитель хранит
полученный экземпляр (бумажный или электронный) в течение всего срока
действия документа и, как правило, не менее срока хранения первичных
бухгалтерских документов.