Ежегодное планирование отпусков – настоящая головная боль для кадровиков и руководителей. Традиционный процесс становится авральным: сбор заявок по разным каналам (электронная почта, чаты, личные обращения), уточнения, потерянные письма, бесконечные согласования. В результате график составляется долго, с ошибками, иногда без учета мнения сотрудников. Компания теряет время, деньги и лояльность персонала.
Решение очевидно – автоматизация. Но как внедрить ее быстро и безболезненно? Ответ – использование встроенного функционала «1С:Зарплата и управление персоналом» через сервис «1С:Кабинет сотрудника». Это готовый инструмент для цивилизованного и прозрачного сбора пожеланий по отпускам прямо из личного кабинета работника.
КЭДО и возможности «1С:Кабинет сотрудника»
Кадровый ЭДО – это цифровая экосистема, где все взаимодействия между сотрудником, руководителем и HR-службой происходят онлайн в единой среде. Это не просто замена бумаги файлами, а регламентированный процесс с уведомлениями, статусами и историей.
«1С:Кабинет сотрудника» – это ключевой элемент КЭДО от «1С», который интегрируется с программами «1С:ЗУП» и другими учётными системами. Он предоставляет сотрудникам личный кабинет для просмотра данных, а компании – мощный инструмент для автоматизации рутинных кадровых задач.
Преимущества сервиса для планирования отпусков:
- Централизация: Все заявки собираются в одном месте – в программе 1С.
- Прозрачность: Сотрудник видит статус своего пожелания, руководитель – общую картину по подразделению.
- Экономия времени: Исключается ручной сбор и консолидация данных из разных источников.
- Удобство: Доступ с любого устройства, интуитивно понятный интерфейс.
- Дисциплина: Четкие сроки и автоматические уведомления для всех участников процесса.
Поэтапный функционал сбора графика отпусков через «1С:Кабинет сотрудника»
Рассмотрим процесс на примере актуальных релизов «1С:ЗУП 3.1» и «1С:Кабинет сотрудника 8.0».
Этап 1: Инициация сбора (кадровая служба)
Кадровик заходит в раздел «Кадры» → «Сбор графиков отпусков», нажимает «Создать» и «Начать сбор». Система автоматически рассылает уведомления сотрудникам в их личные кабинеты.
Этап 2: Подача пожеланий (сотрудник)
Сотрудник видит уведомление в своем кабинете. Для подачи заявки он переходит по ссылке «Подать заявление», указывает желаемые даты отпуска и нажимает «Добавить период». После заполнения необходимо нажать «Записать». Если в компании подключена Система взаимодействия, сотрудник может добавить комментарий для руководителя.
Этап 3: Согласование (руководитель подразделения)
Руководитель в своем кабинете в разделе «Руководителю» → «График отпусков» видит все пожелания подчиненных. Чтобы утвердить или отклонить дату, нужно кликнуть на период, выбранный сотрудником, и выбрать соответствующий статус. При отклонении (без системы взаимодействия) нужно уведомить сотрудника иным способом. С системой взаимодействия можно сразу написать сотруднику сообщение с причиной отказа, кликнув на его Ф.И.О. Так же есть возможность сформировать пожелания подчиненных сотрудников по отпускам на основании информации от них или на свое усмотрение самостоятельно.
Этап 4: Завершение сбора и формирование графика
Когда все даты утверждены (окрашены в зеленый), руководитель в том же разделе нажимает «Завершить сбор графика».
После проверки данных можно приступить к формированию итогового документа. Нажав кнопку «График отпусков» и выбрав организацию, кадровик создает новый график на год.
Важно: система не создает график автоматически, но все пожелания сотрудников удобно переносятся в соответствующий документ «1С:ЗУП», что исключает ручной ввод данных и ошибки.
Как начать использовать?
Для начала работы необходимо:
- Активировать сервис «1С:Кабинет сотрудника» в вашей учетной системе 1С:ERP/1C:ЗУП.
- Произвести настройки в 1С и в сервисе.
- Провести обучение для персонала, чтобы освоение прошло гладко.
Этот процесс требует определенных компетенций в области администрирования 1С и КЭДО.
Внедрение сбора графика отпусков через «1С:Кабинет сотрудника» – это не просто технологическое улучшение, а шаг к современной и эффективной кадровой политике. Вы минимизируете административную нагрузку, повышаете вовлеченность сотрудников и получаете точные данные для планирования.
Зачем тратить ресурсы на устаревшие, конфликтные методы, если можно внедрить прозрачный и удобный цифровой процесс в короткие сроки?
Наша компания ООО «НЭП» (официальный партнер фирмы «1С», Центр компетенций по КЭДО) специализируется на внедрении и настройке сервиса «1С:Кабинет сотрудника».
Мы поможем:
- Провести аудит ваших текущих процессов.
- Быстро развернуть и настроить сервис.
- Интегрировать его с вашей учётной системой.
- Настроить процесс в том числе по сбору графика отпусков.
- Обучить ваших специалистов.
Обеспечьте своей компании и сотрудникам комфорт и порядок в планировании отпусков. Обращайтесь в ООО «НЭП» для консультации и внедрения эффективного КЭДО на базе решений «1С»!