Собрание собственников под угрозой? Про персональные данные

Инициатор общего собрания собственников обычно имеет под рукой список владельцев квартир, их фамилии и адреса. Эти сведения считаются персональными данными по Федеральному закону от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных». При подготовке и проведении собрания, а также при оформлении протокола такая информация используется и обрабатывается.

Тот, кто работает с персональными данными, называется оператором. Этой ролью часто занимается сам инициатор собрания, а также председатель, секретарь или члены счетной комиссии. На оператора закон возлагает ряд обязанностей. В статье 22 закона № 152‑ФЗ сказано, что оператор сообщает Роскомнадзору об обработке персональных данных и о ее прекращении.

Раньше в законе было много исключений, благодаря которым инициатор общего собрания почти ничего не сообщал в Роскомнадзор. С 1 сентября 2022 года перечень таких ситуаций стал намного уже. Поэтому сейчас в большинстве случаев оператор перед началом работы с данными направляет уведомление в Роскомнадзор.

Одно из исключений осталось для обработки без использования компьютера и другой техники. Теоретически можно представить, что инициатор получает от управляющей компании полный реестр собственников, на компьютере печатает только обезличенные бланки бюллетеней и протокола, а все персональные данные затем вписываются от руки. Подсчет голосов тоже идет на бумаге, а протокол в ГИС ЖКХ не загружается. В таком случае обработка выглядела бы неавтоматизированной, и уведомление Роскомнадзору не потребовалось бы. На практике инициатор почти всегда работает с файлами в «Word» или «Excel», то есть использует средства вычислительной техники, а такая обработка по закону считается автоматизированной.

Ведомство указало, что обязанность направить уведомление об обработке персональных данных распространяется и на физическое лицо – инициатора общего собрания собственников, вне зависимости от того, проводится ли собрание через ГИС ЖКХ или иным способом. При этом обработка данных в программах «Excel» и «Word» это обработка с использованием средств автоматизации. Если оператор поручает подготовку документов юристу или сервису, уведомление все равно подает сам оператор. При завершении работы с персональными данными оператор также отправляет уведомление о прекращении обработки.

Инициатору общего собрания, который пользуется компьютером, приходится направлять два уведомления: о начале обработки персональных данных и о ее окончании. Формы таких уведомлений утверждены приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 180. Уведомление подается до начала обработки и поступает в территориальное управление Роскомнадзора по соответствующему региону или федеральному округу.

Отправка может проходить по‑разному. Допускается бумажное письмо. Часто выбирается электронный вариант через портал персональных данных с входом по ЕСИА, так как этот способ обычно удобнее. Возможна подача с использованием электронной подписи. Формы для бумажной и электронной подачи почти совпадают.