При подготовке общего собрания собственников многое зависит от того, как организовано уведомление жильцов. Часто спор начинается из‑за того, что кого‑то не известили или сделали это не тем способом, который предусмотрен ст. 45 Жилищного кодекса РФ.
В сообщении о собрании обычно указываются данные инициатора: фамилия, имя, отчество и номер квартиры или название управляющей организации с её реквизитами, если инициатором выступает именно она, как того требует ч. 5 ст. 45 ЖК РФ. Там же отражается форма проведения собрания (очная, заочная или очно‑заочная), дата, время и место очной части, а также период голосования, чтобы собственники понимали, когда можно проголосовать по вопросам повестки. В повестке перечисляются все вопросы, по которым планируется голосование, а также порядок, адрес и способ ознакомления с материалами и документами, которые выносятся на рассмотрение, что также прямо следует из ст. 45 ЖК РФ.
По ч. 4 ст. 45 ЖК РФ сообщение о проведении собрания направляется всем собственникам не позднее чем за 10 дней до даты начала голосования. С 1 марта 2025 года стало обязательным размещение сообщения в ГИС ЖКХ или региональной системе, связанной с ней, независимо от формы проведения собрания. Дополнительно уведомление доводится одним из предусмотренных способов: заказными письмами, личной передачей под подпись или размещением объявления в доступных местах в доме, если такой способ заранее утвержден решением собственников, как это предусмотрено ч. 4 ст. 45 ЖК РФ.
Для многих домов удобным вариантом становится связка: размещение сообщения в ГИС ЖКХ и параллельное вывешивание объявлений на стендах во всех подъездах. Закон позволяет использовать и заказные письма, этот вариант прямо следует из ч. 4 ст. 45 ЖК РФ, хотя на практике он часто требует больше ресурсов. При этом с 1 сентября 2025 года протоколы собраний оформляются с указанием уникального идентификатора, который присваивается в ГИС ЖКХ при размещении сообщения о проведении общего собрания, поэтому попытка разместить протокол без такого шага может вызвать трудности.
Чтобы подтвердить факт уведомления, инициатор собирает и прикладывает к протоколу доказательства в зависимости от выбранного способа оповещения. Если уведомление вручалось под подпись, ведётся реестр вручения, в котором собственники расписываются за получение сообщения о собрании. При отправке заказных писем подтверждением служат реестр почтовых отправлений и квитанции, которые обычно учитываются в спорах. Когда уведомление размещается в местах общего пользования, составляется акт о размещении сообщений с подписями нескольких собственников, к нему часто прикладывают фотографии объявлений, а факт размещения в ГИС ЖКХ подтверждается распечатками соответствующих экранов.
Часть 4 ст. 45 ЖК РФ говорит о том, что 10‑дневный срок установлен именно для направления уведомлений, а не для их вручения адресату. Судебная практика нередко исходит из даты почтового реестра, если видно, что отправка заказных писем или электронных заказных сообщений произведена не позднее чем за 10 дней до начала собрания. При этом ст. 165.1 ГК РФ обычно не применяется, так как в ч. 2 этой статьи сказано, что её нормы действуют, если иное не установлено специальным законом, а порядок уведомления о собраниях подробно раскрыт именно в ЖК РФ.
Органы местного самоуправления и другие публичные собственники помещений в доме лучше уведомлять отдельно и персонально, даже при упрощённом порядке для остальных. Стандартные сроки регистрации и рассмотрения обращений органами власти (несколько дней на регистрацию и до 30 дней на рассмотрение, плюс доставка) заставляют заранее закладывать более длительный период проведения голосования, если у муниципалитета или государства значительный процент голосов и без них трудно обеспечить кворум.
Частые нарушения связаны с пропуском 10‑дневного срока уведомления, использованием способа, который не соответствует ст. 45 ЖК РФ, или уведомлением не всех собственников, особенно при вручении под подпись или рассылке заказных писем. К типичным ошибкам также относится отсутствие в сообщении обязательных сведений, например порядка ознакомления с материалами, хотя ч. 5 ст. 45 ЖК РФ прямо требует такой информации. Нарушение порядка уведомления способно повлиять на позицию жилищной инспекции при рассмотрении вопроса о внесении изменений в реестр лицензий, например при смене управляющей организации или выборе другого способа управления домом.
При этом одно лишь нарушение порядка уведомления не всегда приводит к автоматическому признанию решений собрания недействительными, так как оценка последствий относится к полномочиям суда. Значительная часть судебных актов обращает внимание на наличие кворума и фактическое участие собственников в голосовании, а также оценивает, повлияло ли нарушение на права конкретного истца и мог бы его голос изменить итог. В спорах, связанных с уведомлением, обычно имеет смысл акцентировать внимание суда на наличии кворума, отсутствии влияния выбранного способа уведомления на волеизъявление собственников и отсутствии нарушения прав лица, оспаривающего решения, с учётом требований ст. 45 ЖК РФ и сложившейся практики.