Не каждый метод повышения продуктивности подходит каждому человеку. Именно поэтому их так много, и именно поэтому приходится тратить время на поиск тех, что сработают конкретно для вас — пусть даже с небольшими корректировками под себя. Когда перед вами стоит необычно масштабная или пугающая задача, привычные методы могут оказаться бесполезны. Почему бы не попробовать комбинацию из двух техник, которые мне особенно нравятся?
Первая называется «один укус». Требует небольшой подготовки, но отлично выручает, когда задача кажется неподъёмной. Возьмите лист бумаги (или откройте документ на компьютере) и запишите свою задачу. Допустим, вам нужно провести квартальное совещание на работе. Теперь разбейте её на составляющие: координация участников, составление повестки, проверка техники и помещения, ведение протокола.
А дальше — продолжайте дробить. Координация участников — это не только рассылка приглашений в календарь. Нужно определить, кого вообще звать, следить за списком подтвердивших и отказавшихся, отправлять напоминания. Повестка дня — это созвоны с докладчиками и руководителями, чтобы понять, кто что готов представить, плюс собственно список тем с распределением времени. Проверка техники и помещения — согласование с IT-отделом, бронирование переговорной, проверка подписки на сервис видеоконференций, подсчёт стульев. Ведение протокола — назначение ответственного за записи, настройка автоматической транскрипции, организация записи, составление графика рассылки итогов после встречи.
Понятно, что когда берёшься за организацию совещания, все эти пункты где-то в голове держишь. Но если смотреть на задачу как на одну большую глыбу — «провести совещание» — вместо осознанного разбиения на части, шансы впасть в ступор резко возрастают. Это справедливо для всего: от планирования отпуска до уборки квартиры. Привычка дробить задачи на маленькие «кусочки» вместо того, чтобы сразу набрасываться на огромный проект, не только помогает держать всё под контролем, но и мотивирует. Видишь, как мелкие дела закрываются одно за другим — и появляется ощущение прогресса, желание двигаться дальше.
Есть похожий приём — правило «ещё одно». Каждый раз, когда отмечаете маленькое достижение, спрашиваете себя: могу ли я сделать ещё что-то? Я использую этот трюк при уборке — после того как годами безуспешно пытался следовать строгому расписанию. И знаете, работает отлично.
Но разбить задачу на «кусочки» — это полдела. Их ещё нужно выполнить. Когда дел много, сложно заставить себя начать и понять, с чего вообще браться.
Сначала определите порядок. Есть простой способ — метод ABCDE, где вы быстро присваиваете каждому делу субъективную оценку важности и начинаете с «пятёрок». Есть вариант посложнее, но более объективный — матрица Эйзенхауэра. Выберите что-то одно и просто сделайте это, потому что нужно уже начинать работу над «кусочками».
Если бы вы использовали классическую технику, вроде метода Помодоро, то начали бы с 25 минут непрерывной работы, а потом — пятиминутный перерыв. Но это может пугать. Честно говоря, 25 минут — это много, когда вы в стрессе, даже если у вас есть примерный план действий.
Попробуйте вместо этого «обратный Помодоро». Всё то же самое, только наоборот: работаете пять минут, потом — большой перерыв. Звучит контрпродуктивно, правда? Пять минут работы и 20-25 минут отдыха — это же сплошной простой. Но метод реально помогает, если вам совсем никак не удаётся войти в рабочий ритм. Те, кто пробовал, хвалят его за то, что он снимает тревогу перед большим проектом. Да, отдыха много, но за эти пять минут работа всё-таки делается. И постепенно, когда несколько задач уже закрыты, общее ощущение от проекта меняется. Не удивляйтесь, если вдруг почувствуете, что можете работать дольше пяти минут, и плавно перейдёте к более традиционному Помодоро.
Если честно, это немного трюк для мозга — похоже на то самое правило «ещё одно». Когда говоришь себе «сделаю одну штуку и отдохну», в итоге делаешь гораздо больше, потому что после первых минут уже чувствуешь себя молодцом. Ну и пусть приходится немного обманывать собственную голову — главное, что работает.
Максимальную пользу получите, если сначала разобьёте задачу на мелкие «кусочки», а потом будете закрывать по одному за каждый пятиминутный рабочий слот. Пять минут на рассылку приглашений — перерыв. Пять минут на то, чтобы IT проверили технику в переговорной — перерыв. Пять минут на составление расписания и его согласование — перерыв.
Это не жульничество — фокусироваться на отдыхе, особенно если при попытках работать 25 минут подряд продуктивность стремится к нулю. На самом деле перерывы и время на восстановление критически важны для продуктивности в целом. Лучше сделать хоть что-то, чем ничего. А когда эти «что-то» начнут накапливаться, появится мотивация рвануть к финишу.