Пять лет назад пандемия COVID-19 довела идею сервисов, формирующих рабочие пространства внутри компании, в абсолют. Сегодня без них не может обойтись ни одна организация, ни коммерческая, ни государственная. Буквально всем важно быстро обмениваться файлами, совещаться тет-а-тет или в составе рабочих групп, совместно редактировать документы, пользоваться чатом, иметь постоянный доступ к сервисам PIM (Personal Information Manager), – адресной книге, календарю, заметкам.
Не случайно, что многие подобные сервисы, особенно под влиянием всеобщей «удаленки», многократно нарастили свою пользовательскую базу. Тем более, что отступление болезни и возвращение в офисы показало, что сотрудникам, которые ходят на работу, все сервисы Workflow, нужны не менее, чем удалёнщицам.
При этом, параллельно приходится искать замену ушедшим VMware и Mircosoft.
Альтернатива иностранным продуктам особенно актуальна, когда речь идет об инструментах, формирующих общее рабочее пространство. Они нужны буквально всем, и это означает необходимость тщательных поисков – вcлишком важную роль играет такой сервис.
В ряду российских решений особенное место занимает VK WorkSpace – разработка крупнейшего ИТ-холдинга страны VK Tech. О нем и поговорим.
Что такое VK WorkSpace
Любой продукт начинается с позиционирования, и VK WorkSpace – не исключение.
Это - платформа для корпоративных коммуникаций и совместной работы команд любого масштаба, которая базируется в облаке крупнейшего холдинга, но может использоваться и на собственных вычислительных мощностях заказчиков. Слово «платформа» не случайно, оно говорит о том, что WorkSpace объединяет сразу несколько продуктов, при помощи которых пользователи решают свои задачи, так или иначе связанные с коммуникациями, внутри компании или за пределами внешнего контура. Это – почта, календари, документы, файловое хранилище, заметки, мессенджер, средство управления задачами, сервис видеоконференций и доска (подробнее о том, что это за сервис, расскажем ниже).
При этом большинство всех этих отдельных решений доступны из единого приложения - VK WorkSpace. Это -- в буквальном смысле слова суперапп, который доступен практически на всех платформах (от Windows и Mac до iOS и Android). VK WorkSpace имеет многоуровневую защиту, которая построена на базе технологий «Лаборатории Касперского», использует безопасные протоколы связи, дает возможность журналировать события, может интегрироваться с системами защиты от утечек (DLP), позволяет удаленно стирать сообщения в том случае, если сотрудник потерял свое устройство, использует технологию единого входа SSO . Иными словами, в супераппе реализованы все функции безопасности, которые должны присутствовать в корпоративном сервисе.
Для кого актуален VK WorkSpace
Существует стереотип: облачные коммуникационные сервисы – скорее для небольшого и среднего бизнеса, нежели чем для крупных компаний. Это, мягко говоря, не так. Видеоконференцсвязь нужна любому предприятию, ни крупные, ни мелкие компании сегодня не могут обойтись без взаимодействия своих сотрудников, а эффективность инструментария совместной работы не зависит от того, какое количество человек его использует.
К примеру, в самой VK используют свой сервис, и он объединяет около 11 тысяч сотрудников всего холдинга. Здесь в Супераппе работают и отдельные сотрудники, и рабочие группы, и подразделения, и даже кросс-функциональные команды, у которых есть общие задачи. Опыт сервиса подтверждает: им весьма успешно пользуются ритейлеры, логистические компании, государственные учреждения.
«По умолчанию» VK WorkSpace – облачный сервис. Но есть целая группа клиентов, для которых использование публичных облачных сервисов неприемлемо. Для таких компаний в VK разработали версию on-premise. Правда, в компании оговариваются, что такое внедрение будет продолжаться заметно дольше и обойдется дороже, чем облачный вариант.
Диск
Нет нужды подробно расписывать возможности почты или адресной книги. С ними хорошо знакомы сегодня все. А вот об отдельных сервисах, которые входят в состав VK WorkSpace, рассказать стоит. Первый из них – Диск.
Диск – место для совместной работы сотрудников или для отдельного сотрудника. В нем доступно создание папок, открытие доступа к ним и к отдельным файлам как для всех, так и для определенных лиц. При этом можно ограничивать число ссылок, которые можно отправить на тот или иной файл или папку.
Отличительная особенность Диска – в интеграции с офисным пакетом Р7. С его помощью можно непосредственно в Диске создавать документы, таблицы и презентации, редактировать их, работать с ними совместно с другими пользователями, – точно так же, как это происходит в Microsoft 365 или Google Office Suite.
Размер места на диске может квотироваться администраторами в зависимости от ролей и потребностей сотрудников. В тарифные планы для организаций уже заложена определенная квота на диске, которая подразумевает, что каждый сотрудник организации получит по умолчанию определенное количество гигабайт в хранилище. Но эту квоту, в пределах того объема, который выделен всей компании в целом, администратор может пересматривать доступное место для каждого из сотрудников – расширять его для тех, что много работает с документами, и сокращать тем, в работе которых обработка документов почти не встречается.
Доска
Второй продукт, на котором стоит остановиться подробнее – Доска. Это – аналог Miro, сервиса, который быстро стал популярным и столь же быстро забанил пользователей из России. Доска VK WorkSpace позволяет создать «под себя» практически любую форму доски, от канбан и до сложной блок-схемы или шаблона для SWOT-анализа, – больше десятка шаблонов уже имеются в сервисе и среди них практически наверняка найдется тот, который лучше всего соответствует потребностям команды.
С помощью такой доски можно готовить площадку для «мозгового штурма», организовать сервис управления задачами, контролировать работу сотрудников и даже создать некое CRM-подобное решение в рамках отдельной команды.
Маленькая, но очень полезная «фича» Доска VK WorkSpace: она будет особенно полезна тем, кто накопил значимый объем контента в Miro. Сервис от VK Tech позволяет очень просто импортировать данные из Miro, не потеряв вместе с доступом к сервису еще и ценные данные.
Почта, календарь и другие
В отношении Почты и других сервисов VK WorkSpace тоже необходимо сделать несколько ремарок, которые для многих компаний могут оказаться актуальными.
Во-первых, в любой корпоративной почте существуют как персональные, так и общие почтовые ящики. Учитывая то, что многие сервисы определяют стоимость подписки по числу пользователей, создание общих ящиков может стать удовольствием весьма затратным. Но только не в случае с VK WorkSpace. Здесь создание общих почтовых ящиков не лимитировано, а денег за них сервис компании не попросит.
Есть особенность у Календаря. Пользователи могут создавать для себя открытые и закрытые календари. Но, в любом случае, другим пользователям будет видно, занят он в определенные часы или нет. Разница только в том, что открытый календарь позволит посмотреть содержание запланированного события, а закрытый – нет.
Третий сервис, который имеет свои характерные особенности – Мессенджер. Он весьма похож на Telegram, и визуально, и по логике использования. Интеграция Мессенджера с другими сервисами позволяет использовать его совместно с ними. Например – руководитель может поставить задачу подчиненному непосредственно в Мессенджере, и она автоматически отобразится в Календаре, задачнике и других соответствующих сервисах. То же самое касается и вызовов, аудио или видео, как персональных, так и групповых.
Не бандл, а платформа
Что отличает набор отдельных пользовательских приложений от коммуникационной платформы? Возможность их совместного использования. Поэтому важнейшая особенность VK WorkSpace – кросс-сценарии, которые позволяют пользователям плавно перемещаться между отдельными сервисами, не производя сложных переключений, продолжая работать с теми же данными и не теряя контекст происходящего.
Таких кросс-сценариев может быть масса, в зависимости от того, как реализованы бизнес-процесса и организована повседневная работа в каждой организации. В качестве примера проведем вполне рутинную для множества компаний задачу проведения видеоконференции для обсуждения како-либо проблемы.
Cуперапп VK WorkSpace позволяет предварительно, на этапе подготовки, отправить письмо всем участникам конференции, назначить время и место ее проведения, дополнить предварительную информацию контентом из другого сервиса (например, открыть для просмотра и комментирования презентацию), вести переписку со всеми заинтересованными сотрудниками. При этом и участвовать во встрече можно практически из любого сервиса, к которому подключен сотрудник, – почты, календаря, чата и т.д. То же самое касается и обсуждений face-to-face.
Иными словами, суперапп позволяет не переключаться между отдельными функциональными блоками. Назначить встречу можно из календаря, адресной книги, письма – как будет удобно в каждом конкретном случае.
Что дает такая универсальность и «всеядность» отдельных сервисов? Простоту, эффективность, скорость. VK WorkSpace прост и интуитивно понятен, позволяет работать из «любого места», не совершая переключений между отдельными интерфейсами.
Но главное достоинство VK WorkSpace – в простоте внедрения, эффективности затрат и неограниченных возможностях масштабирования, как увеличения числа пользователей, так и их уменьшения (это очень важно для компаний с ярко выраженной сезонностью бизнеса). Все это – очевидные достоинства облака, для работы с которым достаточно веб-браузера, с которым можно работать с любого устройства и которым просто управлять, как с точки зрения администрирования, так и при определении состава подписки.
Этим достоинствам в VK Tech добавили еще и суперапп, который делает VK WorkSpace основным решением-«кандидатом» для компаний, которые стремятся создать для своих сотрудников понятное, простое и эффективное рабочее пространство. (может переписать последний абзац - как-то нелогично)