Министерство юстиции Украины своим приказом утвердило принципиально новый порядок апостилирования документов.
Как меняется процедура апостилирования документов Министерством юстиции Украины
Приказ Министерства юстиции Украины N 3177/5 от 20.11.2025 года «Про упорядочивание отношений по проставлению Министерством юстиции Украины апостиля» был официально зарегистрирован 24 ноября 2025 года. Вступит в законную силу он 1 февраля 2026 года.
Данным приказом утверждается «Порядок проставления Министерством юстиции Украины апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств». Он определяет условия, основания и процедуру заверения документов апостилем. Сама процедура будет изменена кардинально.
Проставление апостиля будет осуществляться с помощью программных средств Электронного реестра апостилей. Апостилирование производится за три рабочих дня. Отсчет срока начинается со следующего дня после подачи соответствующего заявления. Отказ в заверении документа апостилем должен быть предоставлен в тот же срок. В случае отказа пошлина не возвращается.
Для проставления апостиля на «бумажном» документе, заявление подается в устной форме путем личного обращения в любой отдел государственной регистрации актов гражданского состояния (РАГС) территориального органа Минюста или к нотариусу. Если же документ выдан архивом, то обращаться следует в Государственную архивную службу Украины.
Если заявитель находится за границей, ему нужно обратиться по почте в любой отдел РАГС или в архивную службу.
Когда апостиль необходимо поставить на официальном электронном документе, заявление подается в Минюст в электронном виде.
Если у заявителя нет на руках документа, то он обращается за ними в следующие органы:
- За свидетельствами гражданского состояния — в отделы РАГС;
- За архивными документами — в Государственную архивную службу;
- За выписками из Единого госреестра юридического лиц, физических лиц-предпринимателей и гражданский формирований (ЕГР) — в территориальный орган Минюста.
При подаче заявления на проставление апостиля путем личного обращения гражданин обязан предоставить документ, удостоверяющий его личность.
Какой будет процедура подачи документов на апостилирование в Министерстве юстиции Украины
Если апостиль нужно поставить на «бумажном» документе, должностное лицо отдела РАГС или Государственной архивной службы либо нотариус формирует и регистрирует соответствующее заявление с помощью программных средств Электронного реестра апостилей — в день обращения. Если заявление подано по почте, то его регистрируют не позже следующего рабоего дня после получения.
При проставлении апостиля на электронном документе заявление формируется гражданином с использованием средств Единого государственного вебпортала электронных услуг («Дия») и передается в Электронный реестр апостилей в порядке цифрового взаимодействия госинформационных ресурсов «Трембита».
При личной подаче документов заявление формируется на основании удостоверения личности заявителя и информации, предоставленной им в устной форме. Если у должностного лица или нотариуса не возникает замечаний, гражданин подписывает сформированное заявление. Если обращение направляется по почте, заявление формируется на основании указанных в нем сведений.
Для проставления апостиля заявитель подает оригинал документа, или его копию, удостоверенную в официальном порядке, а также — квитанцию об уплате пошлины. Если оплата производится через систему «Дия», квитанция не нужна. Когда у заявителя есть льгота, позволяющая не платить пошлину, он обязан предъявить соответствующий документ. При направлении обращения по почте, заявитель при наличии льготы обязан вложить копию подтверждающего документа в конверт.
Для каждого вида документов (выдаваемых органами юстиции, судами, архивами, нотариусами) существуют специальные формы заявлений на апостилирование. Количество документов одного вида, подаваемых на заверение апостилем в «бумажной» форме, не ограничивается. Однако для каждого вида формируются отдельные заявления.
Для проставления апостиля на электронном документе в пределах одного заявления может быть представлен только один такой документ.
При формировании заявления на апостилирование уполномоченным должностным лицом или нотариусом делаются сканированные копии официальных документов, которые приобщаются к самому заявлению.
После официального формирования заявления и приобщения к нему сканированных копий, оно становится доступным для рассмотрения Министерством юстиции Украины.
Как Министерство юстиции Украины будет проставлять апостиль на документах
Пока Минюст рассматривает заявление, оно само в бумажной форме вместе с подлежащим апостилированию документом хранится в соответствующем отделе РАГС, Государственной архивной службе или у нотариуса. При этом заявителю предоставляется регистрационный номер, с помощью которого он может отслеживать состояние рассмотрения заявления на официальном сайте Минюста. При подаче документов в электронном виде заявитель получает регистрационный номер автоматически из соответствующей цифровой системы.
Должностное лицо Министерства юстиции Украины, уполномоченное принимать решение об апостилировании документов:
- Устанавливает, подлежит ли конкретный документ заверению апостилем;
- Проверяет подлинность подписи и печати, а также — полномочия подписавшего документ лица.
Должностное лицо Министерства юстиции Украины должно иметь для сверки образцы подписей лиц, от которых исходят или могут исходить официальные документы, а также образцы отпечатков печатей и штампов. В случае отсутствия в базе образцов подписей или печатей Минюст направляет в соответствующую организацию запрос.
Если у должностного лица Минюста при рассмотрении документа возникают подозрения в подлоге (например, если данные в нем не соответствуют информации, содержащейся в государственных реестрах), оно направляет запрос субъекту, от которого якобы исходил данный документ.
На время обработки запроса процесс рассмотрения заявления об апостилитровании приостанавливается. Министерство юстиции уведомляет об этом заявителя. У субъекта, уполномоченного выпускать соответствующие документы, есть 10 рабочих дней на рассмотрение запроса Минюста.
По результатам рассмотрения официального документа, представленного для проставления апостиля, должностное лицо Министерства юстиции Украины проставляет апостиль или отказывает в его проставлении.
В случае отказа в проставлении апостиля в связи с тем, что официальный документ вызывает подозрение в его подлоге, Министерство юстиции Украины сообщает об этом правоохранительным органам для проведения проверки таких сведений и принятия в пределах их компетенции мер реагирования.
Должностное лицо отдела РАГС или Государственной архивной службы либо нотариус информирует заявителя о решении не позднее следующего рабочего дня после его принятия. Проверив апостиль на предмет грамматических и стилистических ошибок, должностное лицо отдела РАГС или Государственной архивной службы либо нотариус визуализирует его на отдельном листе. Этот лист подшивается к документу нитью белого или красного цвета способом, который делает невозможным их разъединение без повреждения листа с апостилем, и заверяется подписью соответствующего должностного лица либо нотариуса.
В случае отказа в проставлении апостиля сообщение об этом визуализируется на отдельном листе. Уведомления об электронном апостилировании поступают в цифровой рабочий кабинет заявителя.
Подлинность проставленного апостиля можно будет проверить с помощью специального сервиса на сайте Минюста. Поиск сведений о проставленном апостиле на официальном вебсайте Министерства юстиции Украины осуществляется по совокупности сведений о его регистрационном номере, дате проставления и контрольном коде.
Таким образом, с 1 февраля 2026 года процесс апостилирования на Украине будет радикально реформирован. Порядок четко прописывает место Минюста в системе легализации документов, привлекает к процессу апостилирования нотариусов и создает развернутую схему электронного заверения документов апостилем.
Что такое апостиль?
В нашем видео мы рассказываем, что такое апостиль, зачем он нужен, как и где его можно сделать, а также об истории апостилирования документов.
Если вам необходимо поставить апостиль на документ, выданный в иностранном государстве, обращайтесь в компанию Schmidt & Schmidt.
Мы предоставляем услуги по проставлению апостиля более чем в 100 странах мира.
Чем мы можем помочь?
Мы будем рады помочь вам с апостилированием и легализацией документов для применения за рубежом.
Вы всегда можете обратиться в компанию Schmidt & Schmidt, у нас накоплен огромный опыт по легализации самых разных документов и мы оказываем все необходимые услуги в этой области, включая снятие нотариальных копий, перевод, подготовку необходимых доверенностей, легализации документов в государственных органах и консульствах иностранных государств, а также доставку готовых документов в большинство стран мира.
Подробнее о процедуре легализации и апостилирования вы можете прочитать на нашем сайте.