Вопрос пользователя: «Я формирую П-4 в 1С, и он сам заполняется. Но откуда программа берёт цифры? Что именно она учитывает: только оклады или и премии тоже? И как проверить, что всё правильно?»
Суть проблемы
При автоматическом формировании отчёта важно понимать логику программы, чтобы быть уверенным в корректности данных. Незнание принципов расчёта (например, что входит в фонд оплаты труда для П-4) не позволяет качественно проверить отчёт и может привести к сдаче ошибочных сведений.
Что может 1С ERP?
Программа формирует ключевые показатели формы П-4 на основе данных, уже введённых в систему:
- Среднесписочная численность: Рассчитывается автоматически по данным кадрового учёта (приёмы, увольнения, переводы) за каждый день периода.
- Фонд начисленной заработной платы: Суммируются все виды начислений сотрудникам, которые по настройкам программы отнесены к фонду оплаты труда для целей статистики (оклады, премии, отпускные, больничные за счёт работодателя и т.д.).
- Количество отработанных человеко-часов: Рассчитывается на основе данных табеля учёта рабочего времени.
Суть подхода
- Сбор данных: 1С использует «сырые» оперативные данные из документов: начислений зарплаты, кадровых приказов, табелей.
- Агрегация по правилам: Программа следует официальным методикам расчёта показателей для статистики, агрегируя детальные данные в итоговые строки отчёта.
- Настройка состава ФОТ: Состав выплат, включаемых в фонд заработной платы для П-4, можно уточнить в настройках видов расчёта.
Решение и рекомендации
- Перед формированием отчёта убедитесь, что за отчётный период полностью и корректно проведены все документы по зарплате и кадрам.
- Сформируйте П-4 и внимательно сверьте ключевые цифры (особенно фонд зарплаты) с внутренними сводными отчётами или данными из зарплатных ведомостей.
- Если какие-то суммы вызывают сомнение, проверьте, правильно ли для соответствующих видов начислений (например, материальной помощи) стоит признак включения в фонд оплаты труда для статистики.
Итог простыми словами
1С для формы П-4 действует как очень внимательный бухгалтер-статистик. Она открывает все платёжные ведомости и табеля за квартал, складывает все выданные деньги (по определённым правилам), подсчитывает среднее количество «голов» в штате и аккуратно переносит эти три главные цифры в готовый бланк. Ваша задача — дать ей правильные исходные документы.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Проверка перед сдачей отчёта за 1 квартал.
Решение: Бухгалтер формирует в 1С отчёт П-4. Затем открывает сводную ведомость по зарплате за январь-март и вручную суммирует общие начисления по всем сотрудникам (исключая, например, выплаты по договорам ГПХ, если они не включаются). Сравнивает свою сумму с цифрой в строке «Фонд заработной платы» в П-4. При расхождении ищет причину в настройках видов расчёта.