На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Вопрос
В деле с документами временных сроков хранения (до 10 лет) объем тоже не должен превышать 250 страниц?
Ответ
В Правилах 2023 сказано следующее.
Извлечение из Правил 2023
47. […]
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности (согласно главам III, IV Правил) подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 31 Правил.
[…]
Таким образом мы понимаем, что документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно) не подлежат полному оформлению и описанию, а значит, и нумерации листов в них, в отличие от документов постоянного срока хранения и свыше 10 лет. Подтверждение этому требованию также дано в Правилах 2023.
Извлечение из Правил 2023
48. Дела постоянного (в том числе со сроком хранения «до ликвидации организации») и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов).
Это значит, что дела с документами временных (до 10 лет включительно) сроков хранения можно не нумеровать, не прошивать, не оформлять в соответствии с требованиями п. 51 Правил 2023.
В вопросе идет речь о 250 страницах, в то время как в нормативном документе речь идет о листах.
Извлечение из Правил 2023
51. Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см.
[…]
Скорее всего, в вопросе имелись в виду именно листы, ведь страница – любая из двух сторон листа, один лист состоит из двух страниц.
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения советуем хранить в папках (регистраторах, скоросшивателях, папках на завязках и т.д. (см. рис.)) или сброшюрованными в течение нормативно установленных сроков. Эти папки фактически и будут делами. Целесообразно не формировать документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в слишком объемные дела (значительно превышающие 250 листов), поскольку в использовании такие объемные дела (для перемещения, поиска, копирования, сканирования, фотографирования) в течение временных сроков хранения (до 5 лет) не очень удобны. Целесообразно, чтобы такие документы хранились с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них. А вот как этого добиться – решать вам.
Таким образом, количество листов в делах с документами временных сроков хранения не регламентировано, каждая организация определяет его самостоятельно, но с учетом того, чтобы этим делом было удобно пользоваться.