Вот у тебя бизнес, да? Магазин, кафе, мастерская - неважно. Каждый день вкалываешь: утром поставщику звонишь, днём с клиентами разруливаешь, вечером сотрудников контролируешь.
Приползаешь домой и думаешь: "А что вообще происходит? Куда деньги делись?"
Начинаешь звонить бухгалтеру, она присылает Excel на 40 листов. Открываешь - и хрен поймёшь что там. Звонишь менеджерам - те втирают про "сложный месяц был".
А ты сидишь и понимаешь - ничего не понимаешь что в твоём бизнесе творится.
И тут тебе кто-то говорит: "Тебе BI нужна!" А ты такой: "Что за BI? Это опять что-то из ИТ для большого бизнеса?"
Сейчас объясню на человеческом языке.
Что такое BI без IT-сложностей
BI (Business Intelligence) - это когда все цифры твоего бизнеса собраны в одном месте и показаны понятно.
Не надо ничего склеивать из разных файлов, пересчитывать на калькуляторе, держать в голове или выпрашивать у бухгалтера.
Представь: открываешь телефон или компьютер - а там сразу видно:
- Сколько продал сегодня, вчера, за неделю, за месяц
- Какой товар идёт, какой лежит мёртвым грузом
- Кто из сотрудников работает, кто зарплату получает просто так
- Откуда приходят клиенты и сколько каждый приносит денег
- Куда реально уходят твои деньги
Всё в цифрах, всё по факту. Никаких "ну вроде нормально" или "мне кажется".
Короче, это не магия и не для Газпрома. Это просто инструмент чтобы видеть что творится в твоём бизнесе.
Три варианта как это сделать
Вариант 1: Вручную в Excel
Самый простой и самый убийственный.
Берёшь Excel, выгружаешь туда данные из кассы, из 1С, из CRM - и сидишь соединяешь всё это формулами. Делаешь табличку с продажами, табличку с остатками, табличку с менеджерами.
Плюсы:
- Бесплатно (если не считать твоё время)
- Гибко - можешь крутить как хочешь
Минусы:
- Убиваешь на это часы каждую неделю
- Одна ошибка в формуле - все цифры кривые
- Данные устаревают пока ты их собираешь
- Масштабируется до определённого момента, потом рушится
Реальный пример:
Сеть из трёх кофеен, оборот 8 млн/мес. Владелец каждый понедельник 4 часа собирал отчёт в Excel: выгрузки из касс, закупки, зарплаты, расходы.
Открыл четвёртую точку - Excel рухнул. Файл 87 Мб, формулы сбоят, открывается 2 минуты, пересчёт данных ещё 3 минуты.
Перешёл на BI-аутсорс, запустили за 10 дней. Теперь 10 минут в понедельник утром вместо 4 часов.
Вариант 2: Разработка у программистов
Для тех кто думает "я же не как все, у меня всё особенное".
Нанимаешь программистов, они делают систему под твои хотелки. Подключают все источники данных, рисуют красивые графики, настраивают всё как ты хочешь.
Плюсы:
- Сделают именно под тебя
- Учтут все твои особенности
Минусы:
- Дорого - от 500 тысяч и выше
- Долго - минимум 3-6 месяцев
- Надо техническое задание писать (а ты не знаешь что хочешь)
- Программисты уйдут - ты останешься с системой которую никто не понимает
Реальный пример:
Интернет-магазин. Оборот 15 млн/мес. Заказал разработку у программиста за 350 тыс. Старт в марте 2024.
Три месяца разбирались с выгрузками из CRM и склада. Ещё два месяца делали интерфейс. К августу первая версия - глючит, данные с задержкой сутки, половина отчётов не работает.
Сентябрь: программист находит другую работу, проект бросает.
Итог: потрачено 400 тысяч + 6 месяцев времени. Получено: нерабочая система.
Сейчас владелец опять в Excel.
Вариант 3: BI-аутсорс (золотая середина)
Оптимально для бизнеса с оборотом 2-100 млн в месяц.
Команда берёт на себя всю техническую часть: настраивает выгрузки из твоих систем (1С, CRM, касса), организует хранение данных, делает отчёты под твои задачи.
Ты получаешь готовые дашборды где всё видно.
Плюсы:
- Быстро - запускается за неделю-две
- Понятная цена - знаешь сколько платишь каждый месяц
- Не надо держать программистов и аналитиков в штате
- Подстраивают под тебя - какие отчёты нужны, такие и сделают
- Обновляется автоматически
Минусы:
- Платишь каждый месяц (зато не надо держать людей в штате)
- Зависишь от подрядчика (но это лечится нормальным договором)
Реальный пример:
Оптовая торговля. 50 клиентов, оборот 32 млн/мес, маржа 18%. Excel не справляется - три человека по 2 дня собирают месячный отчёт.
Подключили BI-аутсорс. За 8 дней настроили выгрузки из 1С и Битрикс24, сделали 12 отчётов.
Первое что увидели: 5 клиентов дают 22,4 млн выручки и 4,8 млн маржи (71% от общей прибыли). Остальные 45 клиентов: 27 работают в ноль, 18 в минус.
За 3 месяца отказались от 23 убыточных клиентов, добавили 4 новых похожих на топовых.
Результат: оборот упал до 28 млн (-12%), маржа выросла до 8,1 млн (+20%). Отчёт формируется за 5 минут автоматически каждое утро.
Ещё три реальных кейса
Кейс 1. Кафе: как нашли проблему за 2 дня
Оборот 2,8 млн/мес, чистая прибыль 180 тыс (6,4%). Год работы, владелец думает продавать - «не окупается».
Подключили сервис с интеграцией к кассе, запуск за 2 дня.
Первое что увидели: средний чек по вторникам 847₽, в остальные дни 980-1050₽ (-15%).
Посмотрели детализацию: во вторник работают официанты Марина и Света. Их доля допродаж (десерты + напитки) 12%, у других смен 28-34%.
Владелец поговорил с девочками, привязал премию к допродажам. За месяц их показатель вырос до 26%, средний чек во вторник до 1020₽.
Выручка +4,2%, это +118 тыс в месяц. Годовая прибыль стала 320 тыс (+78%). Кафе оставил.
Кейс 2. Магазин автозапчастей: половина товара продавалась в убыток
18 месяцев работы, оборот 4,2 млн/мес, прибыль ноль. Владелец планирует закрываться.
Подключили BI с выгрузкой из складской программы, настроили за день.
Отчёт по маржинальности показал: 1847 SKU с маржой 3-8%. С учётом аренды склада, доставки от поставщика и зарплаты продавцов - убыток 5-12% с каждой проданной единицы.
Эти позиции дают 47% оборота и -580 тыс маржи в месяц.
Убрал низкомаржинальные позиции, сфокусировался на 892 SKU с маржой 18-35%.
Оборот упал до 2,6 млн (-38%), но прибыль через 3 месяца стабилизировалась на 340 тыс/мес. Магазин работает, владелец доволен.
Кейс 3. Производство мебели: владелец работал 14 часов в день впустую
Оборот 6,5 млн/мес, прибыль 420 тыс (6,5%). Владелец в цеху 12-14 часов/день.
Внедрили учёт заказов с аналитикой времени и себестоимости.
Выяснили: заказы до 50 тыс₽ (шкафы, тумбы) - 68% от количества заказов, 31% выручки. Время на переналадку станка 2,3 часа, брак 8-12%, реальная маржа -3% до +2% (убыток!).
Заказы от 150 тыс (кухни, офисная мебель) - 22% заказов, 54% выручки, маржа 18-24%.
Поднял минимальную сумму заказа до 80 тыс, цены на мелкие работы +95%. Ушло 58% клиентов (мелких).
Оборот первый месяц упал до 4,1 млн, через 3 месяца вырос до 5,8 млн за счёт новых крупных заказов.
Прибыль 890 тыс/мес (+112%). Рабочий день 9 часов вместо 14.
Главное что нужно понять
Не важно какой вариант ты выберешь - важно что ты вообще начнёшь смотреть на цифры.
Потому что без этого ты работаешь вслепую:
- Думаешь что всё под контролем, а на самом деле половину денег сливаешь на хрень которая не работает
- Платишь людям которые ничего не делают
- Теряешь клиентов и не знаешь почему
А с аналитикой - хоть Excel, хоть готовый сервис - ты хотя бы видишь правду.
Иногда правда неприятная: выясняется что ты полгода работал впустую или товар не тот продаёшь.
Зато знаешь что менять.
Если у тебя оборот 2-100 млн в месяц и ты всё ещё сидишь в Excel - возможно, пора посмотреть на цифры по-другому.