Умение вести деловую переписку на английском языке — важный навык любого сотрудника. Чтобы не показаться грубым и суметь донести свою мысль до адресата, нужно соблюдать особые правила и рекомендации. О них и поговорим в данной статье. Также приведем самые полезные фразы и слова для переписки с коллегами и бизнес-партнерами.
Структура делового e-mail
Любое деловое письмо должно иметь четкую классическую структуру:
- Тема письма
- Приветствие-обращение
- Вступительная часть
- Основная часть
- Заключение
- Вежливое окончание
- Подпись
Тема письма
Обязательно указывайте тему письма. Не затрагивайте много разных тем в одном электронном письме, лучше следовать принципу "одна тема — одно письмо".
Игнорировать заполнение строки с темой письма не стоит, поскольку это первая часть информации, которую увидит адресат.
В теме постарайтесь раскрыть основную суть сообщения, подчеркнуть его важность и значимость.
Приветствие
В начале письма обратитесь к адресату, соблюдая строгий деловой тон. Варианты обращений в официальном e-mail на английском могут быть следующими:
- Dear Mr ... / Dear Ms ... (если знаете фамилию получателя)
- Dear sir / Dear madam (если вы знаете только пол адресата)
- Dear Sir or Madam (если вы не знаете даже пол адресата)
- To whom it may concern — Всем заинтересованным лицам (если не знаете имени, пола и должности получателя)
- Dear colleagues — Уважаемые коллеги
- Dear partners — Уважаемые партнеры
Не забудьте обратиться к человеку по имени, если имя адресата вам известно.
Вступительная часть
Начать письмо следует с обозначения цели его написания во вступительной части. Вступлению достаточно уделить первый абзац, при этом важно сделать его максимально коротким и содержательным.
Вот несколько примеров, как правильно начать первое предложение в деловом письме:
- Thank you for contacting us. — Спасибо Вам за то, что связались с нами.
- I’m writing to let you know that... — Я пишу, чтобы сообщить о...
- With reference to your letter of 10 November, I... — В связи с вашим письмом от 10 ноября я…
- In reply to your letter of 10 November, I… — В ответ на ваше письмо от 10 ноября я…
- Thank you for your letter... — Спасибо за Ваше письмо...
Основная часть
В следующем абзаце опишите суть вашего письма. Не забывайте, что формальные письма пишутся коротко и по существу, без лишних описаний и ненужных подробностей. Содержание основной части делового письма зависит от ваших целей.
Если вы обращаетесь с просьбой, то говорите прямо:
- I would appreciate if you let us take part in your conference. — Я был бы признателен, если бы вы позволили нам принять участие в вашей конференции.
Если вы продолжаете тему, которую уже обсуждали ранее, укажите на это:
- We would like to point out that... — Мы хотели бы обратить ваше внимание на...
Заключение
В заключение можно поблагодарить собеседника за внимание или попросить ответить как можно скорее:
- I/we would appreciate your reply at your earliest convenience — Я/мы были бы признательны за ваш ответ при первой же возможности
- Please contact me as soon as possible. — Пожалуйста, свяжитесь со мной как можно скорее.
Если к письму прикреплены какие-то файлы или документы, не будет лишним указать на это, чтобы вложения не остались без внимания адресата:
Please find the attached. — Пожалуйста, посмотрите прилагаемый документ.
Вложение (прикрепленный файл) — важный элемент официального электронного письма. Если вы прикрепили к письму документ, обязательно сообщите об этом, иначе получатель может не заметить его!
Подпись
Для делового письма будут уместны наиболее формальные варианты подписей:
- Best regards — С уважением
- Yours faithfully — С искренним уважением
- Yours sincerely — Искренне Ваш
- All the best — Всего наилучшего
После запятой укажите ваше имя, фамилию и должность.
Полезные советы
Чтобы написать деловое письмо на английском без грамматических или лексических ошибок, воспользуйтесь специальными сервисами для проверки (например, onlinecorrection, paperrater или grammarly).
Избегайте употребления в деловой переписке сложных времен и конструкций. Старайтесь излагать мысли максимально лаконично, просто и понятно.
Изучайте английский самостоятельно и приходите на уроки делового английского языка в Центр иностранных языков YES! Будем рады видеть вас на бесплатном пробном занятии в нашей языковой школе! Все подробности на сайте — yescenter.ru.