С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные (ЭТрН) станут обязательными. И если для одних это лишь очередное изменение законодательства, которое необходимо исполнять, то для других — момент истины и возможность наконец-то пересмотреть свои бизнес-процессы. Конечно, можно просто «подключиться к ЭДО», а можно пересмотреть всю логистику, интегрировать ее с финансами и складом, получив контроль и экономию на выходе. В этой статье расскажем, как превратить "обязаловку" в инвестицию в эффективность.
Справка
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) является юридически значимым цифровым аналогом бумажной ТН, форма которой утверждена Постановлением Правительства РФ № 2200. Документ содержит согласованные сторонами ключевые условия перевозки: места, время погрузки и выгрузки, параметры ТС, санкции за простой и особые условия. ЭТрН структурно состоит из четырёх обязательных и четырёх дополнительных титулов (разделов), формат которых регламентирован Приказом ФНС № ЕД-7-26/1065@. Каждый титул в обязательном порядке подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченными лицами в соответствующей точке процесса.
Суть изменения: не «бумага vs цифра», а «изоляция vs интеграция»
Да, формально меняется носитель: бумажная ТН уходит, приходит электронная. Но суть глубже. Раньше транспортная накладная жила своей жизнью в папке у водителя или логиста. С ЭТрН она становится цифровым объектом, вшитым в государственную систему (ГИС ЭПД) и доступным для контроля онлайн.
Что это значит на практике?
- Прозрачность для государства (и вас): ФНС, Ространснадзор и МВД видят факт, дату, участников перевозки в реальном времени. Ваша задвоенная «серая» логистика становится крайне рискованной.
- Скорость как норма: Процесс согласования, подписания и обмена документами, который раньше занимал дни (пока курьер везет, пока подписывают), должен ужаться до минут. Если ваш процесс не готов к этому — будут простои машин, срывы отгрузок.
- Новый класс рисков: Технический сбой у оператора ЭДО, неготовность водителя подписать ПЭП со смартфона, проблемы с КЭП — теперь это не внутренние проблемы, а прямые риски срыва поставки.
Ключевое решение: точка входа в ваш контур управления
Здесь проявляется пропасть между двумя подходами к автоматизации, о которых мы часто пишем в своём блоге: «латание дыр» и «инвестиция в систему».
Подход 1: «Латание дыры» (Экономия сейчас)
Действия: Купить КЭП для логиста, подключить веб-сервис оператора ЭДО, заставлять логистов вручную вбивать данные из вашей учётной системы ( на базе 1С или просто Excel) в этот веб-интерфейс.
Результат: Формальное требование выполнено. Но вы получаете:
- Двойной ввод данных (в учётную систему 1С и в сервис ЭТрН).
- Ручные ошибки при переписывании.
- Нулевую аналитику — данные о перевозках заперты во внешнем сервисе.
- Новые операционные риски из-за человеческого фактора.
Подход 2: «Инвестиция в систему» (Приумножение на дистанции)
Действия: Настроить сквозную интеграцию «1С:ERP» / «1С:УТ» / «1С:КА»/ «1С:Документооборот» с сервисом ЭТрН через API. Документ «Реализация» или «Заказ покупателя» автоматически формирует черновик ЭТрН. Водитель подписывает ПЭП на планшете в том же 1С (мобильное рабочее место). Статусы подписаний автоматически возвращаются в 1С.
Результат:
- Ликвидация ручного ввода. Данные — в одной системе.
- Автоматический учет. Подписанная ЭТрН автоматически «подшивается» к документу реализации, формируя идеальную первичку для бухгалтерии.
- Контроль в реальном времени. Диспетчер видит на одной карте в 1С и геолокацию машины (если подключен трекинг), и статус документов.
- Аналитика. Можно строить отчеты по стоимости перевозок, простоям, надежности перевозчиков на основании живых данных.
Технологический стек для внедрения
Для реализации комплексного подхода вам понадобится:
1. Ядро: Актуальная, поддерживаемая конфигурация 1С (не самописная «сборка сантехника 2005 года»). Если не знаете, какая именно - спросите у нас, мы расскажем вам об этом бесплатно на короткой консультационной встрече. Записаться тут👌
2. Интеграция: Готовый коннектор от вашего оператора ЭДО (Диадок, Такском, Калуга-Астрал и др.) к учётной системе на базе 1С или услуга по его разработке/доработке.
3. Подписи: КЭП для организации (или усиленные для руководителя/уполномоченных) + настройка машиночитаемых доверенностей (МЧД). ПЭП для водителей — обычно через Госуслуги/Мобильный ID.
4. Инфраструктура: Планшеты/смартфоны для водителей с мобильным интернетом и настроенным мобильным приложением 1С или веб-браузером.
5. Процедуры: Прописанные регламенты действий при сбоях.
Обязанности и сроки
Особый случай — алкоголь: Здесь законодатель дал фору, но создал путаницу. С 01.03.2026 ЭТрН для алкоголя обязательны, но санкций за бумагу не будет до 01.03.2027.
Наша рекомендация: Не ждите 2027 года! Алкоголь — самая регулируемая отрасль. Внедряйте ЭТрН одновременно с коллегами по рынку в 2026, чтобы не оказаться в изоляции, когда все контрагенты перейдут на цифру. Если сомневаетесь, когда конкретно вам стоит начать процесс изменений - спросите у нас тут✅
Что делать прямо сейчас?
Практический план
1. Аудит. Определите все сценарии перевозок: собственный транспорт, привлеченный, отгрузка клиентам, приемка от поставщиков. Кто, чем, как?
2. Выбор оператора ЭДО. Ориентируйтесь не только на тариф, но и на: качество API для интеграции, наличие готовых решений для 1С, техническую поддержку.
3. Проектирование в 1С. Вместе с вашим IT-партнёром и IT-отделом определите, какие документы будут инициаторами ЭТрН, как будет выглядеть мобильный интерфейс для водителя, какие отчеты понадобятся логистам.
4. Пилот. Выберите одного надежного перевозчика или одно направление отгрузок и запустите ЭТрН в тестовом режиме до конца 2025 года. Это вскроет все скрытые проблемы.
5. Масштабирование. По итогам пилота составьте детальный график перевода всех перевозок на ЭТрН к лету 2026. Дайте себе запас времени.
Резюме от практиков: 2026 год не за горами. Внедрение ЭТрН — это не «задача для логиста», а комплексный IT-проект, затрагивающий документооборот в компании, мобильность и бизнес-процессы. Компании, которые подойдут к этому системно, получат не просто «отмашку» от государства, а новый уровень управляемости и данные для снижения затрат.
Если у вас типовые процессы — вы можете использовать готовые решения. Если логистика — ваш ключевое конкурентное преимущество, вам потребуется кастомизация. В обоих случаях, анализ и проектирование нужно начинать уже сейчас.
P.S. Мы в НЭП видим эту задачу не как «подключение к сервису», а как проект по цифровой трансформации логистики. Мы готовы провести для вас аудит готовности к серьёзным изменениям и и предложить дорожную карту интеграции: от анализа бизнес-процессов до пилотного запуска и поддержки. Давайте обсуждать не просто ЭТрН, а ваше преимущество на рынке после 2026 года!