Мы потратили десятилетия на борьбу с замкнутыми кабинетами, затем прославили открытые офисы, а теперь медленно возвращаемся к идее личного пространства. Только теперь это выглядит совсем иначе. Статистика показывает, что более 70% сотрудников в России и странах СНГ страдают от отвлекающих факторов на работе; каждое прерывание стоит в среднем 20–25 минут на восстановление концентрации. Представьте: если сотрудник получает всего 5 прерываний в день, он теряет 1,5–2 часа продуктивного времени.
Оказывается, рай на земле для управленца — это не громкий офис с постоянным движением и звуками, и не полная изоляция в личном кабинете. Это где-то посередине. Это баланс.
Почему офис open space — не идеал
Открытые планировки были изобретены не ради здоровья и счастья сотрудников. Они экономили деньги. Компания могла вместить больше рабочих мест на меньшей площади, снизить затраты на коммунальные услуги и якобы улучшить командную работу. Звучало прекрасно. На практике?
Шум, постоянные отвлечения и отсутствие границ создали новую проблему. Люди начали работать в наушниках, приходили раньше на часик-другой, чтобы спешно закончить задачи, или вообще просили удалённый график. Компании потеряли гибкость. Более того — исследования показывают, что в открытых офисах растёт уровень стресса и снижается качество работы, требующей концентрации.
Конечно, есть преимущества — постоянный контакт, обмен идеями, командный дух. Поэтому закрытые кабинеты тоже не выход. Нужна система, которая вмещает и то, и другое.
Что такое офисные кабинки и почему они не дань моде
Современные офисные кабины — это не те тесные звуконепроницаемые телефонные будки из фильмов. Это продуманные решения, которые предлагают различные форматы работы в едином пространстве.
- Индивидуальные кабины (для одного человека) идеальны для работ, требующих концентрации или приватных коммуникаций (телефонных звонков, видеовстреч).
- Двухместные кабины подходят для интервью, приватных встреч, совместной работы. Это удобнее, чем ловить коллегу в коридоре, менять места в общем офисе или заказывать переговорную.
- Переговорные офисные кабинки — созданы для длительных переговоров 4-6 человек. Они просторные, с хорошей вентиляцией и приватным микроклиматом. Здесь проводят переговоры, обсуждают проекты, принимают клиентов. Звукоизоляция защищает основной офис от деловых разговоров, а участников встречи — от внешних помех.
Самое главное - эти кабины не заменяют открытое пространство. Они его дополняют. У сотрудников есть свои места в open space для основной работы, но, если нужна приватность, и она есть.
Принципы расположения офисных кабинок, которые работают
Планировать размещение офисных кабин необходимо с учетом потоков движения в офисе, акустике и психологии пространства. Прежде всего, следует учесть следующие аспекты:
Зонирование по задачам. Разделите офис на несколько функциональных зон. Зона основного пространства — для текущих дел, совещаний, общего взаимодействия. Зона концентрации/приватности — индивидуальные офисные кабинки. Зона встреч — переговорные комнаты и переговорные кабинки. Такое разделение сигнализирует сотрудникам, где уместна та или иная активность.
Расположение кабинок. Не ставьте их в центр офиса — там они создадут препятствие потокам движения и визуального беспорядка. Лучше разместить их по периметру, вдоль окон (если есть возможность) или стен. Это создаёт логику пространства.
Количество и тип. Не нужно много кабинок. Оптимальное соотношение — одна кабина на 5–10 сотрудников открытого офиса (конечно, если вы не центр поддержки клиентов). То есть если у вас 20 человек работают в открытом пространстве, 2-3 кабинки хватит. Можно добавить 1–2 больших переговорных кабин для встреч.
Баланс, еще раз баланс: если сотрудник знает, что нужная кабина всегда занята, он теряет доверие к системе. Напротив, наличие свободного места — даже если он его не часто использует — создаёт психологический комфорт. К кабинке легкий доступ, а уж если сравнить с классическими переговорными – вообще другая вселенная.
На что обратить внимание при выборе офисных кабинок
Шумоизоляция. Не все материалы одинаковы. Хорошая офисная кабинка должна снижать шум минимум на 30–35 децибел. Это означает, что звонкий разговор в кабине не будет слышен за пределами, а громкий офис не будет отвлекать человека внутри. Но важно отметить, что и сильная звукоизоляция – от 40 децибел и выше крайне нежелательна. Человек попадает в «акустический пузырь» и ощущает себя некомфортно. Проверьте спецификации перед покупкой — это важно.
Микроклимат и вентиляция. Небольшие замкнутые пространства быстро становятся душными. Убедитесь, что кабины оснащены достаточной вентиляцией. Сотрудник, сидящий в духоте час-два, не будет работать лучше, чем отвлекаемый соседом.
Надежность конструкции. Кабинки премиум класса имеют стальной или алюминиевый каркас – поэтому они достаточно долговечны и выдерживают не только эксплуатационные испытания, но и переезды компании из офиса в офис. Большинство недорогих моделей сделаны из ЛДСП – это не только снижает срок службы, но и делает крайне проблематичной их повторную транспортировку, а значит снижает мобильность таких кабинок.
Гарантия и сервис. Обратите внимание при покупке на гарантию – известные производители уверены в своем качестве, а значит предоставляют гарантию от 3 лет. Единственный производитель на российском рынке, предоставляющий 5-летнюю гарантию – компания Telebooth. Сервис также важный аспект – офисные кабинки достаточно высокотехнологичные изделия. Если что-то сломалось, то лучше обратится к производителю, а не чинить самому.
Результаты: что даёт правильная планировка
Когда я говорю о результатах, имею в виду цифры, не абстрактные впечатления. Компании, которые внедрили офисные кабины правильно, отметили:
- повышение производительности на 25–35% для работ, требующих концентрации (анализ данных, разработка, писание кода);
- снижение уровня стресса и выгорания — опросы сотрудников показывают, что наличие личного пространства для работы, когда нужно, снижает усталость;
- улучшение качества встреч и обсуждений — когда обсуждение происходит в отдельной кабине, люди слышат друг друга, не отвлекаются, беседа более насыщенная;
- гибкость графиков — сотрудники чаще согласны проводить время в офисе, если там есть нормальные условия для работы.
Но самый большой выигрыш — это психологическая обстановка в офисе, культурная составляющая, так сказать. Офис становится местом, которое адаптируется к разным стилям работы. Интроверт может сосредоточиться. Экстраверт может встречаться. Аналитик может сидеть в тишине. Команда может провести живое совещание. Все счастливы — и это не сказка, а практика.
Шаги для управленца: как это организовать
Если вы ответственны за офисное пространство, вот что стоит сделать.
Первый шаг — аудит потребностей. Проведите опрос или фокус-группы. Спросите сотрудников: какие типы работ требуют концентрации? Как часто нужны встречи? Какая проблема их больше всего раздражает в текущем офисе? Ответы подскажут, нужны ли вам в первую очередь индивидуальные кабины, двухместные или переговорные.
Второй шаг — пилотный проект. Не переделывайте весь офис сразу. Установите 2–3 кабины, дайте людям их попробовать три-четыре недели, соберите обратную связь. Это позволит понять, правильно ли вы выбрали размер, звукоизоляцию, расположение.
Третий шаг — коммуникация. Объясните команде, как пользоваться системой. Это может быть просто: кабины в свободном доступе? Или нужно бронировать? Как долго можно находиться внутри? Ясные правила предотвращают недоразумения.
Четвёртый шаг — мониторинг. Следите, как система работает. Замечаете, что одна кабина вечно занята, а другая пустует? Может быть, нужно переместить её или изменить размер. Обслуживайте оборудование, проверяйте вентиляцию, убедитесь, что звукоизоляция работает.
Тренд, который останется надолго
Офисные кабинки — это не временное увлечение. Компании осознали, что универсальное решение (либо закрытые кабинеты, либо открытый офис) не работает. Нужна гибкость. По данным исследований международных аналитических центров, 60% крупных корпораций в Европе и США активно используют модульные кабины как часть офисной инфраструктуры. В России и СНГ тренд подходит медленнее, но отчётливо растёт — особенно среди ИТ-компаний, консалтинговых фирм и креативных агентств.
И вот что интересно: дальше тренд, похоже, пойдёт в сторону большей кастомизации. Компании не просто покупают готовые модули, а адаптируют их под свои потребности. Кто-то добавляет более продвинутую звукоизоляцию, кто-то интегрирует умное освещение, кто-то устанавливает системы вентиляции с очисткой воздуха.
Правильная планировка офиса — это комбинация правильных инструментов и понимания потребностей команды. Офисные кабинки — один из таких инструментов. Они работают, когда встроены логически, когда есть достаточное количество, когда люди знают, как их использовать, и когда остальная инфраструктура офиса поддерживает разнообразие работ.
Если вы управляете офисом, стоит серьёзно посмотреть на эту опцию. И если вы ищете оборудование, которое окупается практически само собой через рост производительности – это офисные кабинки.
Решения вроде предложений компании Telebooth показывают, что есть производители, которые понимают проблему и предлагают грамотные решения, адаптированные к российским офисам и потребностям управленцев.
Потому что в конце концов — офис, в котором работают люди, должен быть местом, где каждый может делать свою работу, как ему нужно. А не как кому-то кажется универсальным.
Вы можете убедиться лично в удобстве и комфорте решения. Если вы в Москве, вы можете записаться на тест-драйв офисных кабинок в шоу-руме Telebooth. Запишитесь на удобное для вас время и просто попробуйте!
Записаться на тест-драйв: Telebooth.ru