В данной статье я хочу поделиться опытом проекта внедрения 1С ERP с переносом данных из 1С Комплексная автоматизация 1.1. (далее 1С КА) в 1С ERP Управление предприятием 2 (далее 1С ERP). Эта статья, думаю, будет полезна и для тех, кто интересуется или планирует переход с конфигурации 1С Управление производственным предприятием, так как принципы переноса данных и из 1С УПП, и из 1С КА 1.1. в 1С ERP или 1С КА 2 одинаковые.
Предыстория.
Сам проект был построен по классической схеме:
- Было проведено предпроектное обследование, на котором мы с Заказчиком согласовали дорожную карту проекта (о проведении предпроектного обследования есть отдельная статья на дзен-канале AlgorithMER или на сайте проекта AlgorithMER).
- Была спроектирована система, осуществлен перенос начальных остатков, подготовлены видеоролики для обучения пользователей работе в системе.
- Стартовала опытная эксплуатация системы (дополнительную информацию о проектной технологии можно узнать на сайте проекта AlgorithMER).
Вот с этого момента – этапа «Опытная эксплуатация системы» – хочется начать повествование подробнее.
Этап проекта «Опытная эксплуатация системы».
Перенос данных осуществлялся с помощью приобретенной обработки (чтобы «не изобретать велосипед»). Обработка умела переносить данные по начальным остаткам и за период. Во время опытной эксплуатации базы на 1С ERP параллельно с работой пользователей Заказчика в системе для тестирования ее работоспособности и отрабатывания навыков работы, я принял решение провести тестирование работы системы на максимальном объеме данных, то есть перенести данные за целый месяц года в как можно более полном объеме.
Специфика переноса данных за период из 1С КА в 1С ERP ничем не отличается от переноса данных из 1С УПП в 1С ERP в части производства – с целью минимизации расходов бюджета, времени и сил, перенос производства осуществляется в документ «Производство без заказа». Итак, базой-приемником была выбрана база с перенесенными начальными остатками, которые обработка перенесла достаточно успешно.
Стоит упомянуть, что проектом предусматривалось создание базы 1С ERP исключительно для целей ведения управленческого учета поэтому необходимо было формировать типовой отчет 1С ERP - «Управленческий баланс». При переносе начальных остатков это сделать получилось. Немаловажным моментом была специфика работы Заказчика в 1С КА. Работа велась на плане счетов бухгалтерского учета, а управленческий баланс по ОСВ составлялся в Excel. Когда были перенесены начальные остатки, получилось построить Управленческий баланс 1С ERP и отчет по доходам и расходам, сверив их с утвержденными формами отчетов в Excel Заказчика, а расхождения объяснить. Результат переноса начальных остатков был принят Заказчиком и стал базой для дальнейших действий, в частности для переноса данных за январь текущего года (сам этап опытной эксплуатации проходила в IV квартале текущего, на тот момент, года).
Хочу сделать несколько уточнений:
1. Конфигурация базы-источника (1С КА) была доработана. Однако анализ изменений показал, что они не потребуются в новой системе (1С ERP). Поэтому конфигурация базы-источника просто обновлялась перед переносом до последнего типового релиза конфигурации 1С КА.
2. Конфигурация базы-приемника (1С ERP) не была изменена и использовалась в типовом варианте.
3. Предварительная нормализация данных в базе-источнике не проводилась. Все переносилось «как есть», поскольку приоритетом было получение необходимой информации для формирования ретроспективной управленческой отчетности.
4. Некоторая нормализация производилась уже в базе 1С ERP. В частности, договора актуализировались, что скорее всего и так нужно было сделать с начала года. Также актуализировались ресурсные спецификации уже по новому варианту работы.
5. Номенклатура переносилась не полностью, а только та, которая присутствовала в используемых объектах, что позволило исключить лишние элементы. Проблем с переносом номенклатурного справочника не возникло.
6. Ведение бухгалтерского учета в базе-приемнике 1С ERP не предполагалось, но при переносе флаг ведения регламентированного учета в настройках системы был оставлен для целей сверки данных. Соответственно, никаких особых сложностей, связанных с регламентированным учётом, не возникло.
Всё это облегчило работу, однако некоторые интересные моменты остались.
Первая попытка перенести обороты показала, что они переносятся и достаточно успешно (приобретённая обработка работала отлично). Но затем начали выявляться определенные проблемы, которые мы обсуждали с коллегами-разработчиками обработки. Из-за особенностей работы Заказчика и тонкостей обработки, а также для повышения эффективности мне пришлось дополнительно разработать примерно 15 обработок различного назначения. Их можно разделить на следующие группы:
1. Одноразовые обработки.
2. Обработки, связанные с уникальными особенностями деятельности конкретного предприятия, которые требуют особого подхода к трактовке данных при переносе. Эти обработки позволяют адаптировать данные из существующей системы под требования новой системы.
3. Специальные обработки, которые выполняют дополнительные операции по переносу данных, поскольку типовой механизм передачи данных не удовлетворял нашим нуждам.
4. Отдельно хочу выделить обработку, которая обрабатывала документы выпуска продукции в 1С ERP по реально списанными сырьем и материалами с распределением по выпускаемой продукции, а не по спецификации, которая актуальна для продукции на дату документа. Для этого специальным алгоритмом обрабатывались документы «Требование-накладная» 1С КА и заполнялись документы 1С ERP «Производство без заказа». Это было нужно в дальнейшем для анализа себестоимости выпуска каждой отдельной партии продукции. Этого не было в 1С КА (не потому, что не могло быть, а потому, что не делалось) и поэтому было крайне интересно для анализа уже в 1С ERP.
Безусловно, потребовались и ручные правки, ведь никакие автоматические механизмы не заменяют человеческий фактор. Тем не менее результаты приятно удивляли. За три месяца опытной эксплуатации системы у меня получилось перенести данные за январь текущего, завершить выверку данных, подготовить необходимую управленческую отчетность. Итогом опытной эксплуатации стало полноценное тестирование системы 1С ERP на полном объеме данных за месяц. И это параллельно с консультациями пользователей по работе в системе. На моей практике типовой отчет «Управленческий баланс» в 1С ERP никогда не использовался и таким образом я его тестировал тоже впервые. Все совпало с теми отчетами, которые делались в Excel по обороткам и ручным операциям 1С КА, а расхождения были описаны в пояснениях.
Перенос данных за 1 год и 9 месяцев.
Все это получилось своевременно, потому что на тот момент из-за внутренних обстоятельств Заказчик не готов был переходить на 1С ERP. На основании результатов, которые показал месячный перенос оборотов, было принято решение, что я с января следующего года догоняю прошлый год, а затем перехожу на процесс переноса уже текущего года. В процессе этой работы иногда мне даже приходилось ждать Заказчика, когда мне будет предоставлена база с выверенным в 1С КА данными и сформированный в Excel управленческий баланс. Таким образом к началу IV квартала я догнал весь прошлый год и три квартала текущего года.
Нужно еще добавить, что я взял не себя повышенные обязательства и решил не просто переносить данные, но также формировать выверенные управленческие отчеты «Управленческий баланс» и «Отчет по доходом и расходам» я расшифровывал и показывал в виде:
1. Удобным для проверки.
2. Необходимым для понимания принципов их формирования.
В результате этой работы я ежемесячно предоставлял отчеты следующего формата:
1. Отчет по выявленным расхождениям в данных с пояснение их происхождения в 1С ERP.
2. Список вопросов и ответов для лучшего понимания действий пользователей в текущей информационной системе 1С КА с целью корректной интерпретации в 1С ERP – важно, потому что многое забывается к концу месяца.
3. Актуализация инструкций пользователей по работе в 1С ERP для конкретных хозяйственных операций.
4. Отчеты 1С ERP по управленческому учету:
4.1. Валовая прибыль по полной оплате отгрузок – по менеджерам.
4.2. Валовая прибыль предприятия – по группам номенклатуры и номенклатуре.
4.3. Валовая прибыль предприятия – по менеджерам и номенклатуре.
4.4. Валовая прибыть предприятия – по менеджерам.
4.5. Доходы и расходы предприятия.
4.6. Расшифровка статей баланса – Ведомость расчетов с поставщиками.
4.7. Расшифровка статей баланса – Ведомость расчетов с клиентами.
4.8. Расшифровка статей баланса – Товары на складах.
4.9. Себестоимость товаров.
4.10. Фактическая себестоимость продукции.
4.11. Справка-расчет по переоценке валютных средств.
4.12. Управленческий баланс.
Итогом этого этапа проекта стала передача Заказчику базы с историей за 1 год и 9 месяцев с полностью выверенной управленческой отчетностью, пригодной для дальнейшей работы. И уже следующий этап опытно-промышленной эксплуатации осуществлялся не просто в «нулевой» информационной системы 1С ERP, а в полностью заполненной реальными данными системе.
Выводы и рекомендации.
Какие рекомендации я могу дать тем, кто планирует делать подобную работу.
1. Не бояться – это возможно сделать даже одному человеку.
2. Четко осознавать, что ни одна стандартная обработка не способна полностью решить проблему переноса данных, потребуется дополнительная обработка.
3. Заранее предусмотреть время и ресурсы для ручной правки данных, причём довести этот процесс до максимальной эффективности, чтобы минимизировать ручной труд.
4. На эту работу нужно выделить не просто разработчика, но и специалиста в учете, который будет понимать базу-источник и базу-приемник, чтобы говорить со специалистами Заказчика на одном языке (если разработчик и аналитик не в одном лице).
5. Подготовьте достаточно времени на закрытие периода (закрытие месяца), которое занимает разное количество времени: от нескольких часов до целого рабочего дня, а возможно и больше.
Project management как первый этап Product management.
И еще один момент. Именно на этом проекте зародилась идея создания модуля для упрощенного планирования производства, прототип которого по методике agile был написан в свободное время (вечерами и в выходные после основной работы по переносу). Позже прототип был переработан и превратился в готовый для продажи модуль. О модуле MESlite можно узнать из публикаций на дзен-канале проекта AlgorithMER. А об опыте совмещения функций управления проектом и продуктом тоже есть отдельная статья на дзен-канале AlgorithMER.
Хочу пожелать всем успеха в подобном нелегком, но интересном этапе проекта внедрения/перехода на 1С ERP.
#Переход_с_1С_УПП_на_1С_ERP, #Переход_с_1С_КА1.1_в_1С_ERP