Есть один парадокс российского бизнеса: человек работает, вкладывает деньги, платит сотрудникам, аренду, технику — но когда дело доходит до налогов, он сам же и уничтожает свои расходы. Не ФНС, не инспектор, не алгоритм. Он. Просто потому, что неправильно оформил документы или выбрал “удобный путь”.
В 2025 году требования к расходам стали не строже, а четче. Налоговая не ищет преступление там, где его нет — она ищет экономическую сущность, и если её не видно, расход исчезает. Основание простое: ст. 252 НК РФ, которая говорит, что расход должен быть обоснован, подтверждён и направлен на получение дохода. Три слова, из-за которых падают миллионы рублей.
Начнём с самой частой ошибки: “У нас всё есть в переписке, этого достаточно”.
Нет, недостаточно. Переписка — это хорошо, но она не заменяет договор, акт, спецификацию или иное первичное подтверждение. Налоговая любит фразу: “Переписка не позволяет установить объём, сроки и результат работ”. И она права. Именно поэтому услуги без актов — это не услуги, а фантазия бухгалтера, которую ФНС без труда обнулит.
Вторая ошибка — маркетинг, реклама, продвижение без результата.
Если бизнес тратит деньги на “рекламные услуги”, но нет ни отчётов, ни статистики, ни фактического результата, налоговая снимает расходы почти автоматически. Суды давно встали на сторону ФНС: покупка услуг — это одно, а доказательство их полезности — другое. Обязаны быть следы: трафик, баннеры, аналитика, кейсы, хоть что-то.
Цена вопроса — весь НДС и весь расход.
Третья ошибка — покупки у контрагентов, которые “вроде нормальные”.
На самом деле — не нормальные. Массовые адреса, нулевые обороты, отсутствие сотрудников, признаки технической компании — если вы покупаете у такого партнёра, ФНС считает сделку фиктивной. И тут включается любимое правило Верховного суда: “вы осматриваете контрагента на благонадёжность”.
И если партнёр исчез, а вы заявили расходы — это уже ваши проблемы.
Четвёртая ошибка — расходы, которые не соответствуют виду деятельности.
Классический пример: ИП на УСН “услуги” покупает товар, который никак не связан с его деятельностью, или ООО закупает оборудование, которое затем нигде не используется.
ФНС смотрит: логично ли это? Если нет — расходы снимаются.
Они не обязаны доказывать ваш умысел. Достаточно отсутствия логики.
Пятая ошибка — расходы, не подтверждённые движением денег.
Если в документах написано одно, а по расчётному счёту другое — всё, расхождение.
ФНС сверяет платежи автоматически: суммы, даты, основание. И если оплата “улетела” другому контрагенту или указана с ошибкой — расход под сомнением.
Особенно жёстко смотрят на наличные расчёты.
Шестая ошибка — “серые” выплаты физлицам, оформленные как услуги.
Если платёж похож на зарплату — регулярность, одинаковые суммы, отсутствие реальных актов — его так и классифицируют. Итог: начислят НДФЛ, страховые взносы, а расход снимут как необоснованный.
Все письма ФНС последних лет говорят одно: “экономическая сущность важнее формальной оболочки”.
Седьмая ошибка — неправильное списание материалов, техники и оборудования.
Есть понятия: ремонт, модернизация, улучшение, ввод в эксплуатацию.
Это регулируется ФСБУ 6/2020 и ФСБУ 26/2020. Часто бизнес пытается списать расходы на ремонт, которые фактически увеличивают стоимость актива. ФНС это видит моментально: слишком крупная сумма, слишком редкая операция, слишком дорогой подрядчик.
Ошибочная классификация = доначисления.
Восьмая ошибка — отсутствие связи расходы → доход.
Расходы должны быть направлены на получение дохода. Не “когда-нибудь”, не “в общем компания развивается”, а конкретно.
Пример: компания купила обучение для директора по фотографии. А деятельность — перевозка грузов.
Связи нет → расход снимают.
Девятая ошибка — подписанты “не те лица”.
Договор подписал человек, у которого не было полномочий. Акт подписал сотрудник, который уволился месяц назад. В платёжках указаны разные основания. Такие мелочи обнуляют даже качественный расход.
И, наконец, десятая ошибка — отсутствие системного подхода к документам.
Когда документы собираются “по случаю”, акты подписываются задним числом, отчёты пишутся ради отчётов — это и есть та почва, на которой ФНС снимает расходы сотнями тысяч рублей.
Налоговая не требует идеальных документов. Она требует логики и прозрачности.
Что делать, чтобы не дарить ФНС свои деньги?
- Проверять контрагентов.
- Собирать документы сразу, а не потом.
- Не платить физлицам без договоров.
- Фиксировать результат услуг, а не просто факт оплаты.
И главное — думать, как налоговая: есть связь? есть смысл? есть доказательства?
Если на один из этих вопросов вы отвечаете “нет” — расход практически обречён.