Молчание заказчика стоит миллионы — как правильно направить акты и не остаться без денег
Пока вы отправляете акты «обычным» письмом, заказчик готовит вам односторонний отказ. Разбираю схему фиксации передачи, которую не оспорить даже в УФАС.
Вчера ко мне обратился поставщик. Голос нервный, почти срывающийся. «Мурад, я отправил акты обычным письмом, отметки о доставке нет, заказчик молчит уже три недели, а теперь пишет, что ничего не получал и готовит односторонний отказ».
Сидим, открываем почтовый трек — действительно, письмо улетело в неизвестность. Ни описи, ни уведомления о вручении. По 44-ФЗ такая отправка равна нулю. И вот предприниматель стоит на пороге РНП и пени на 300 тысяч. Хотя акты были готовы вовремя, товар поставлен — но юридически передачи не было.
Этот материал — про то, как правильно направлять акты заказчику, чтобы каждая буква закона работала на вас, а не против. Рассказываю схему, которую мы отработали на сотнях контрактов.
Почему «просто отправить письмо» — это билет в РНП
По ч. 7 ст. 94 Закона № 44-ФЗ поставщик обязан передать заказчику документы об исполнении контракта. Звучит просто. Но дьявол — в деталях.
Заказчик может заявить: «Акты? Не получал. Покажите доказательства». И если у вас обычное письмо без описи и уведомления — доказать передачу почти невозможно. Трек-номер фиксирует только доставку конверта, но не его содержимое.
Это как прийти на суд с пустым чемоданом и сказать: «Там были деньги, честное слово». Никто не поверит.
В практике юридической компании Мурада и Шагиды Гулуевы был случай: поставщик отправил акты курьером, получил росписи на квитанции. Но в описи не указал, что именно передано. Заказчик сказал: «Это была реклама, а не акты». Суд встал на сторону заказчика — формально документа о передаче не было. Контракт расторгли, поставщик попал в РНП.
А теперь честно: рискнули бы вы на такой контракт? Где ваша красная линия?
Юридически безупречная схема передачи актов
Разберу пошагово. Каждый элемент важен — пропустите один, и цепочка доказательств рвётся.
- Заказное письмо с уведомлением о вручении
Только заказное. Обычное — не катит. На конверте должен стоять штамп почты, трек-номер, а главное — уведомление о вручении. Это отрывной талон, который вернётся к вам с подписью получателя и датой.
Без уведомления вы не докажете, что письмо вручено конкретному лицу. Трек покажет только доставку в организацию, но не факт передачи акта должностному лицу заказчика.
- Опись вложения — обязательна
Опись — это ваш главный щит. В ней указываете:
- Полное наименование документа: «Акт сдачи-приёмки выполненных работ по контракту № 12345 от 01.02.2025»
- Количество листов: «на 3 (трёх) листах»
- Дату составления акта
- Номер акта
Опись составляется в двух экземплярах. Один — в конверт, второй остаётся у вас с отметкой почты (дата, подпись оператора, печать). Это железобетонное доказательство, что вы отправили именно акт, а не поздравительную открытку.
Заказчик потом может сколько угодно утверждать, что акта не было. Вы предъявляете опись — и всё. Спор закрыт.
- Адрес — строго по контракту или из ЕИС
Отправляйте на юридический адрес заказчика, указанный в контракте. Если контракт молчит — смотрите в выписку из ЕГРЮЛ или карточку организации в ЕИС. Ни в коем случае не на электронную почту секретаря или «удобный» адрес представителя.
Почему? Потому что если заказчик скажет: «Это не мой адрес», а вы отправили на «удобный» — суд может счесть, что уведомление не доставлено надлежащим образом. И снова — вы виноваты.
Да, звучит сухо, но именно здесь решается судьба контракта.
- Сопроводительное письмо — усиливаем позицию
Внутри конверта кладёте не только акт, но и сопроводительное письмо. В нём пишете:
- «Направляем акт № … от … по контракту № … от …»
- «Просим подписать и вернуть один экземпляр в течение 5 рабочих дней» (или срок из контракта)
- «В случае мотивированного отказа просим направить его в срок, установленный контрактом»
Это создаёт давление. Заказчик видит, что вы играете по правилам, фиксируете каждый шаг. У него меньше пространства для манёвра.
- Электронная копия — параллельно, но не вместо
Отправьте скан акта и описи на официальную почту заказчика (если она указана в контракте). В теме письма: «Акт № … по контракту № …». Во вложении — PDF с описью и актом.
Это не заменяет заказное письмо, но усиливает защиту. Если заказчик потом скажет: «Я вообще не в курсе», вы покажете и почтовое отправление, и электронное письмо. Двойной удар.
Электронная почта сама по себе не имеет юридической силы для передачи актов по 44-ФЗ (если контракт прямо не предусматривает ЭДО), но как дополнительное доказательство — очень крепкая штука.
Заполните форму — получите план решения вашего вопроса по 44-ФЗ и 223-ФЗ бесплатно
- Фиксируйте всё: скриншоты, чеки, фото
Сделайте скриншот отправленного письма с почты (если дублировали электронно), сфотографируйте конверт с описью до отправки, сохраните чек с почты.
Это кажется параноей, но когда дело доходит до УФАС или суда — каждый скриншот на вес золота. Мы в юридической компании Мурада и Шагиды Гулуевы видели, как один чек с датой и подписью почтового оператора спас контракт на 5 миллионов.
- Следите за треком — и за сроками
Как только отправили письмо, вбейте трек-номер в систему отслеживания Почты России. Фиксируйте каждое изменение статуса: «Принято», «В пути», «Вручено». Скриншот каждого статуса — в архив.
Если письмо не вручено в течение 7–10 дней (например, заказчик уклоняется от получения), готовьте претензию и действуйте по ч. 13.1 ст. 95 Закона № 44-ФЗ — там прописан механизм одностороннего расторжения при уклонении от приёмки.
- Если заказчик не реагирует — готовьте ответный ход
Молчание заказчика не освобождает вас от ответственности. Но если вы всё отправили правильно — у вас железная защита. Заказчик обязан либо подписать акт, либо направить мотивированный отказ (ч. 4 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).
Если он делает вид, что ничего не получал, а у вас — опись, уведомление о вручении и трек — это его проблема, а не ваша. Можете смело идти в суд или готовить жалобу в УФАС (про это чуть позже).
- ЭДО — если контракт это предусматривает
Некоторые контракты разрешают обмен документами через ЭДО (электронный документооборот). Если это ваш случай — используйте только аккредитованные системы (например, СБИС, Диадок, Контур).
В ЭДО акт подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Это полноценный юридический документ. Плюс — автоматическая фиксация отправки и получения. Заказчик не сможет сказать «не получал», потому что система всё логирует.
Но если контракт не предусматривает ЭДО — не рискуйте. Только бумага и Почта России.
- Храните всё — минимум три года
Уведомления о вручении, описи, чеки, скриншоты — всё это храните минимум три года (срок исковой давности). А лучше — пять. Мало ли.
Я видел, как через два года после исполнения контракта заказчик подал иск о взыскании неустойки, мол, акты не были переданы. Поставщик достал уведомление о вручении с подписью секретаря заказчика — и суд отказал в иске за минуту. Бумага стоит дороже нервов.
Кейс из практики: как опись спасла контракт на 3 миллиона
Ситуация. Поставщик выполнил работы по ремонту помещений для районной администрации. Акт направил заказным письмом. Но описи не сделал — просто написал на конверте «Документы». Через месяц заказчик прислал односторонний отказ: «Акт не получали, сроки нарушены, расторгаем контракт».
Конфликт. Поставщик пришёл к нам в панике. Трек показывал доставку, но заказчик утверждал, что в конверте была реклама. Доказать обратное было нечем — описи нет, уведомления о вручении тоже.
Стратегия. Мы запросили у Почты России копии внутренних документов (это возможно, но долго), параллельно готовили жалобу в УФАС. Аргумент: если заказчик утверждает, что акта не было, пусть предоставит доказательства, что в конверте была реклама. Заказчик, конечно, не мог.
Плюс мы нашли в переписке упоминание акта от представителя заказчика (он писал: «Акт рассматриваем»). Это стало решающим доводом.
Результат. УФАС признал действия заказчика необоснованными, расторжение отменили, контракт исполнили. Но это была лотерея. Если бы не та переписка — скорее всего, поставщик бы проиграл.
Урок. Опись вложения — это не формальность. Это ваша страховка. Без неё даже заказное письмо может оказаться пустым звуком.
Юридическая точность: на что опираться
- Ч. 7 ст. 94 Закона № 44-ФЗ — обязанность поставщика передать заказчику документы об исполнении контракта.
- Ч. 4 ст. 94 Закона № 44-ФЗ — срок для приёмки (если не установлен контрактом — разумный срок).
- Ч. 13.1 ст. 95 Закона № 44-ФЗ — одностороннее расторжение при уклонении заказчика от приёмки.
- Постановление Правительства РФ № 1063 от 27.09.2021 — правила приёмки и оформления результатов исполнения контракта.
- Гражданский кодекс РФ, ст. 165.1 — юридически значимые сообщения считаются доставленными, даже если адресат не ознакомился с ними (если доставлены по правильному адресу).
Все нормы актуальны на 2024–2025 годы. Опирайтесь на них, когда отправляете акты. Это не просто бумажки — это юридические инструменты защиты.
Элементы вовлечения
А у вас было похоже? Когда заказчик делал вид, что ничего не получал, хотя трек показывал доставку?
Как бы вы поступили? Если заказчик молчит три недели после получения акта — идти в УФАС сразу или ждать ещё?
Что бы вы выбрали — отправить акты курьером с распиской или заказным письмом с описью?
Были на грани РНП? Напишите без фамилий — интересно, как часто это происходит.
Поставьте +, если боитесь РНП, – если уверены, что нет. Честно, без лишних эмоций.
А если бы стояло 10 млн — рискнули бы отправить акты обычным письмом? Вот тут и проверяется, насколько вы верите в удачу.
Ладно, оставим теорию
Схема простая: заказное письмо + уведомление о вручении + опись вложения + сопроводительное письмо + электронная копия (параллельно). Пять элементов. Ни один не выкидываем.
Каждый из них — это звено цепи. Выпадет одно — вся защита рушится. Заказчик найдёт лазейку, и вы останетесь с актами, которые «не были переданы».
Про жалобу в УФАС, если заказчик всё-таки уклоняется, расскажу отдельно. О расторжении по инициативе заказчика и защите от него — чуть позже. Но сначала зафиксируйте передачу так, чтобы ни один суд не усомнился.
Если ситуация заходит в тупик или нужно разобрать детали — напишите мне.
Иногда одно голосовое решает проблему быстрее десятка законов.
Закон не прощает ошибок. Мы знаем, как действовать правильно — начните защищать свой контракт уже сегодня. Но об этом — в следующем материале… каждое промедление может стоить вам контракта.
Если материал оказался полезным — подпишитесь на канал.
Здесь только практика, только реальные кейсы, только схемы, которые работают.
Получите бесплатную консультацию: заполните форму и заберите готовую стратегию по 44/223-ФЗ