Многие авиаперевозчики и железнодорожные операторы уже перевели продажу проездных документов в цифровой формат. Однако при оформлении отчетности о командировочных расходах нередко возникают сложности с документальным подтверждением.
Бухгалтерские службы часто требуют предоставления физических копий документов. Это создает проблему, поскольку современные платформы по продаже билетов давно работают через системы электронного документооборота.
Юридический статус цифровых документов равнозначен бумажным
В соответствии с законодательством первичные учетные документы могут оформляться в электронной форме. Для придания юридической силы такой документ должен быть заверен электронной подписью.
Цифровые документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, обладают равной правовой значимостью с традиционными бумажными аналогами.
Для подтверждения затрат на авиаперелет необходимо представить:
- Электронный билет. Содержит ФИО пассажира, рейсовые данные, стоимость перелета, дату и время отправления, пункты маршрута.
- Посадочный документ. Подтверждает прохождение контроля и фактическое использование билета. Наличие этого документа свидетельствует, что сотрудник выполнил поездку по утвержденному маршруту.
Посадочный талон доступен в различных форматах:
- Распечатанный самостоятельно
- Полученный при регистрации в аэропорту
- Электронная версия в мобильном приложении
Обязательные реквизиты посадочного талона включают:
- Персональные данные пассажира
- Дата и время вылета
- Граничное время посадки
- Наименование рейса
- Номер посадочного гейта
- Место в салоне
Как разъясняет Минфин, законодательство не устанавливает исчерпывающего перечня документов для подтверждения командировочных расходов.
В официальных разъяснениях финансового ведомства указывается, что в качестве доказательств принимаются любые документы, прямо или косвенно подтверждающие факт поездки и ее стоимость.
Восстановление утраченного посадочного талона
При утрате электронной или бумажной версии посадочного документа следует обратиться в службу поддержки авиакомпании. На официальных сайтах перевозчиков размещена информация о порядке получения дубликатов.
Альтернативный вариант — запрос электронной справки с цифровой подписью. Такой документ имеет равную юридическую силу с оригиналом и принимается для подтверждения расходов.
Подтверждение расходов без дополнительных справок
Согласно позиции Минфина, для отчетности подходят любые допустимые доказательства. Это означает, что документы из систем ЭДО полностью соответствуют требованиям. Например, сервис OneTwoTrip предоставляет всю необходимую документацию непосредственно в системе электронного документооборота, что оптимизирует процесс согласования и сокращает издержки.