Магистерская диссертация: Документационное обеспечение системы управления персоналом на предприятии.

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ТОРГОВО-ПРОМЫШЛЕННЫХ КОМПАНИЯХ

1.1. Сущностные характеристики документационного обеспечения системы управления персоналом в торгово-промышленных компаниях

1.2. Организация документационного обеспечения системы управления персоналом в торгово-промышленных компаниях

1.3. Использование современных инновационных технологий документационного обеспечения системы управления персоналом в торгово-промышленных компаниях

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ТОРГОВО-ПРОМЫШЛЕННЫХ КОМПАНИЯХ

2.1. Состояние и функционирование процесса документационного обеспечения системы управления персоналом в торгово-промышленных компаниях

2.2. Сравнительный анализ состояния процесса документационного обеспечения системы управления персоналом в торгово-промышленных компаниях

2.3. Актуальные проблемы документационного обеспечения системы управления персоналом в торгово-промышленной компании

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОЦЕССА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В АО «ЗАРА-СНГ»

3.1. Оценка эффективности документационного обеспечения системы управления персоналом в АО «Зара-СНГ»

3.2. Разработка и внедрение современной функциональной модели эффективного документационного обеспечения системы управления персоналом в АО «Зара-СНГ»

3.3. Внедрение инновационных технологий документационного обеспечения системы управления персоналом в АО «Зара-СНГ»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

Магистерская диссертация посвящена комплексному исследованию теоретических и прикладных аспектов документационного обеспечения системы управления персоналом в современных торгово-промышленных компаниях. В работе раскрыты сущность и нормативно-методические основы организации кадрового делопроизводства, а также обоснована необходимость применения процессного подхода и инновационных технологий для повышения эффективности управления кадрами. На основе анализа деятельности АО «Зара-СНГ» проведена оценка текущего состояния документооборота, в ходе которой были выявлены проблемы децентрализации хранения документов и недостаточной автоматизации рутинных процессов. В качестве решения автором разработана функциональная модель совершенствования документационного обеспечения, включающая внедрение автоматизированной информационной системы «Global HRM». Реализация предложенных мероприятий позволит оптимизировать маршруты движения документов, минимизировать ошибки в кадровом учете, сократить трудозатраты персонала и обеспечить своевременное принятие управленческих решений.

Фрагмент диссертации предоставлен для ознакомления. Консультационные услуги для студентов. Перейти на сайт. Получить консультацию: Telegram / WhatsApp / ВКонтакте / 7-988-027-88-34.

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. Современный этап развития рыночных отношений характеризуется резким изменением и усложнением функций управления, в частности управления персоналом, что связано с появлением новых концепций, моделей и подходов к принятию управленческих решений различных видов в условиях автоматизации хозяйственной деятельности и предполагает необходимость адекватного документационного обеспечения системы управления персоналом в современных торгово-промышленных компаниях.

Управление персоналом является одним из основных элементов системы управления предприятием. В свою очередь, одной из главных проблем в системе управления персоналом, по нашему мнению, является своевременное и правильное оформление всех изменений в кадровом составе, а также повышение эффективности обработки кадровых документов. Без учета изменений, происходящих в управленческих информационных системах, управление персоналом, как отдельная информационная технология может утратить роль ключевого источника генерирования информации для принятия кадровых управленческих решений, что актуализирует изучение особенностей таких изменений и поиск наиболее эффективных вариантов адаптации различных элементов управленческой методологии, одним из основных среди которых является кадровое документирование. То есть, для современной компании технология работы с документами должна быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности, поэтому документная составляющая управления персоналом предприятия должна удовлетворять единым правилам документирования (оформления документов) и едином порядке организации движения документов (документооборота).

В условиях распространения информационно-компьютерных технологий требуют решения вопросы эффективного внедрения программных продуктов в информационные системы предприятий. Владельцы и менеджмент предприятий стремятся получать достоверную и необремененную лишними данными информацию о текущем состоянии предприятия для принятия действенных управленческих решений. Учитывая то, что основным источником информации о персонале предприятия является система кадрового документирования, в первую очередь, именно она нуждается в автоматизации и осуществление комплекса мероприятий, направленных на повышение эффективности организации, четкой алгоритмизации и оптимизации функций участников данного процесса. Одним из важнейших и наиболее действенных путей совершенствования системы управления персоналом предприятия является налаживание процесса документирования, поскольку именно оно выступает основой формирования информации как в личной, так и в целом в информационной системе предприятия.

На сегодняшний день на рынке специализированного программного обеспечения представлено значительное число систем электронного документирования, внедрение которых обеспечивает организацию документооборота.

Степень научной разработки проблемы. Теоретические и практические аспекты формирования и развития кадров раскрыты во многих научных публикациях и монографиях отечественных и зарубежных авторов.

Теоретико-методологическим основам документационного обеспечения системы управления персоналом уделялось внимание в работах таких ученых, как: Т. В. Алексеева, В. И. Андреева, А. Анисимов, А. М. Асалиев, И. Я. Белицкая, Р. Е. Булат, В. В. Волгин, Л. Доронина, И. В. Журавлева, Г. Ю. Касьянова, М. В. Кирсанова, И. Н. Кузнецов, И. В. Кузнецова, Т. М. Ларионова, М. В. Ловчева, В. Митрофанова, Р. И. Мусатов, А. А. Раздорожный, М. Ю. Рогожин, Т. М. Савенкова, В. А. Спивак, Л. В. Труханович, Ш. А. Янкович и др.

Исследованию теории управления человеческими ресурсами уделено внимание таких авторов, как: А. М. Асалиев, А. П. Балашов, О. С. Виханский, Б. М. Генкин, В. Д. Дорофеев, А. П. Егоршин, В. И. Еремин, И. С. Иванова, А. Я. Кибанов, И. П. Кошевая, Е. И. Кривокора, О. К. Минеева, Т. Тибилова и др.

Проблемам внедрения электронного документооборота и HRM-систем на российских предприятиях посвящены публикации: М. В. Барановой, Т. П. Барановской, В.И. Берестовой, Ю. Булаевой, С. В. Веретехиной, Е. В. Войновой, И. К. Волкова, Е. К. Волчинской, Е. И. Горожаниной, Б. Э. Дадашевой, Д. В. Донского, А. Н. Еськова, А. Ю. Жильникова, Е. В. Ивановой, В. И. Карпузовой, И. Р. Кирнозовой, В. А. Кнорр, О. В. Ковалевой, М. А. Крашенинниковой, С. Л. Кузнецова, Г. Н. Ланского, А. И. Михайлюк, А. В. Моновой, А. В. Номоконовой, Ю. В. Плохих, Т. А. Погребенной, Д. П. Приставко, М. И. Пустоваловой, Л. В. Сергеевой, Г. А. Серовой, М. Д. Ситдиковой, И. Э. Толстовой, В. В. Усольцевой, Е. Е. Федоровой, О. Н. Чемодановой, Т. Ю. Черновой, Л. И. Шустовой, Л. В. Яроцкой и др.

Несмотря на существующие современные исследования вопросов организации документооборота с позиции менеджмента и информационно-компьютерных технологий, развитие концепций процессного управления, в настоящее время, проблемы теоретического и организационно-методологического обоснования документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия - как отдельного бизнес-процесса, исследованы недостаточно. А практической деятельности предприятий существуют проблемы по организации данного процесса. В частности, продолжают возникать ошибки при обработке кадровой документации, возникают случаи безответственности или дублирование ответственности между работниками, причастными к обработке документов, существуют проблемы несвоевременности обработки документов для обеспечения руководства актуальной информацией о состоянии персонала предприятия, перегрузки кадровых работников разрешительными документами или разрешительными подписями на ряде документов, что тормозит деятельность не только специалистов службы персонала, но и деятельность всего предприятия.

Существование выделенных недостатков связано с тем, что менеджер или программист, каким бы квалифицированным он не был, не может организовать эффективный документооборот, поскольку кадровые документы имеют ряд особенностей в отличие от организационно-распорядительных документов предприятия, и именно специалист по персоналу может обеспечить необходимые точки контроля в ходе обработки кадровых документов, зная, на какие реквизиты необходимо обратить внимание, чтобы избежать негативного влияния человеческого фактора. Только специалист по кадрам может правильно распределить функциональные обязанности и ответственность между участниками процесса управления персоналом.

Цель и задачи исследования. Целью диссертационной работы является совершенствование теоретических основ, разработка научно-методических и научно-практических рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом в современных торгово-промышленных компаниях.

В соответствии с целью работы в диссертации были поставлены и решены следующие задачи:

- раскрыть сущностные характеристики документационного обеспечения системы управления персоналом в торгово-промышленных компаниях;

- исследовать организацию документационного обеспечения системы управления персоналом в торгово-промышленных компаниях;

- определить направления использования современных инновационных технологий документационного обеспечения системы управления персоналом в торгово-промышленных компаниях;

- проанализировать состояние и функционирование процесса документационного обеспечения системы управления персоналом в торгово-промышленных компаниях;

- провести сравнительный анализ состояния процесса документационного обеспечения системы управления персоналом в торгово-промышленных компаниях;

- выявить актуальные проблемы документационного обеспечения системы управления персоналом в торгово-промышленной компании;

- оценить эффективность документационного обеспечения системы управления персоналом в АО «Зара-СНГ»;

- предложить современную функциональную модель эффективного документационного обеспечения системы управления персоналом в АО «Зара-СНГ»;

- обосновать необходимость внедрения инновационных технологий документационного обеспечения системы управления персоналом в АО «Зара-СНГ».

Объектом исследования является процесс документационного обеспечения системы управления персоналом в торгово-промышленных компаниях.

Предметом исследования являются теоретические, методические и
практические аспекты документационного обеспечения системы управления персоналом в торгово-промышленных компаниях.

Научная новизна полученных результатов заключается в развитии теоретико-методологических основ исследования и разработке научно-практических рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом в современных торгово-промышленных компаниях.

Конкретные научные результаты, раскрывающие личный вклад автора в разработку исследуемой проблемы и характеризующие научную новизну проведенного исследования, заключаются в следующем:

1) Основной проблемой, которая определена для решения в диссертационной работе, является обоснование теоретических положений и разработка практических рекомендаций по совершенствованию теоретических и организационно-методических положений документирования в системе управления персоналом с позиции процессного подхода.

2) Исследование, представленное в диссертационной работе, направлено на обоснование документационного обеспечения бизнес-процесса системы управления персоналом, путем определения критериев выделения бизнес-процессов на предприятии и адаптации их к процессу документирования по стадиям жизненного цикла.

Теоретическая и практическая значимость работы. Теоретическое значение состоит в углублении существующих теоретических положений относительно основ документационного обеспечения системы управления персоналом в торгово-промышленных компания.

Практическая значимость результатов исследования заключается в том, что теоретические и научно-методические положения, практические рекомендации, сформулированные и обоснованные в ходе исследования, являются основой обеспечения реализации предложенных мер по совершенствованию документационного обеспечения системы управления персоналом в современных торгово-промышленных компаниях.

Методология и методы исследования. Теоретической и методологической основой магистерской диссертации послужили системный и ло­гический подходы, общенаучные методы познания, такие как анализ и син­тез, научное абстрагирование и конкретизация, аналогия, типология, фор­мализация, моделирование, систематизация, обобщение практического ма­териала, сравнение.

Структура магистерской диссертации определяется поставленной целью и соответствует логической последовательности решения поставленных автором задач исследования. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ТОРГОВО-ПРОМЫШЛЕННЫХ КОМПАНИЯХ

1.1. Сущностные характеристики документационного обеспечения системы управления персоналом в торгово-промышленных компаниях

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, в связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимости достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

Документирование деятельности организации предполагает строгое выполнение ею установленных законодательством требований к реквизитам и бланкам документов, правильному их составлению и унификации.

Проблема определения фундаментальных понятий и развития терминологии в специальном документоведении, в том числе и в делопроизводстве, рассматривается в работах Т. В. Алексеевой, М. В. Кирсановой, И. Н. Кузнецовой, В. А. Спивак и др.

«Термин документ происходит от латинского documentum, что означает доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу».

Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 дает следующее определение документа: «Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Наблюдается неоднозначность использования терминологии в научной литературе, которая должна содержать устоявшуюся информацию относительно определения и использования таких понятий как «документация», «документооборот» и «документирование». Это связано с различными взглядами ученых, которые выступали научными редакторами тех или иных научных изданий по управлению персоналом.

Рис. 1.1. Требования, предъявляемые к управленческим документам

Управленческие документы имеют важное правовое и хозяйственное значение:

- служат письменными доказательствами определенного факта, события;

- являются источником различных сведений справочного характера;

- дают возможность воспроизводить факты жизни деятельности организации.

Итак, на основе указанных особенностей управленческую документацию можно считать письменным носителем информации, создаваемым в установленном правовом порядке и используемым в процессе взаимодействия субъектов и объектов управления как одно из средств закрепления и реализации их основных функций и задач.

В управленческой деятельности различают следующие виды документов: официальный документ; подлинник; дубликат; копия (см. табл. 1.1).

Таблица 1.1 - Виды документов в управленческой деятельности

Среди официальных документов особое место принадлежит правовым документам, регулирующих жизнь государства и обязательным для исполнения во всех сферах его развития всеми социальными структурами, организациями и населением страны.

Понятие копия связано с размножением документов. Копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка – это копия части документа. Отпуск – это копия отосланного документа.

Все копии должны быть удостоверены. А. М. Асалиев, И. И. Миронова, Е. А. Косарева и Г. Г. Вукович выделяют следующие «способы удостоверения копий:

- нотариальные копии – это соответствие подлиннику, подтвержденное официальным должностным лицом – нотариусом;

- официально заверенные копии – это соответствие подлиннику подтвержденное другими должностными лицами с соблюдением определенных формальностей;

- простые заверенные копии – это соответствие подлиннику, удостоверенное без соблюдения определенных формальностей».

Всякий документ в документационном обеспечении управленческой деятельности может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации и выполняемых документом функций (см. рис. 1.2).

Рис. 1.2. Функции документа

3.3. Внедрение инновационных технологий документационного обеспечения системы управления персоналом в АО «Зара-СНГ»

Автоматизированные хранение и обработка кадровой информации дают возможность осуществлять подбор и перемещение сотрудников, быстрый и точный расчет заработной платы, формирование бухгалтерских отчетов и ряд других функций для упрощения работы.

«Программы учета и управления персоналом были разработаны с изобретением первых средств автоматизации, ссылались на аппаратные платформы (от мэйнфреймов до ПК), а также инструментальных средств (от PL-1, Clipper в FoxPro)». Данные программы модифицировались и расширяли свою функциональность под воздействием НТП, соответственно, на начальном этапе развития HR-систем существовали лишь локальные программы управления персоналом, и при появлении первых ERP-систем модули управления персоналом были органично интегрированы в них (табл. 3.3).

На рынке доступны как отечественные, так и западные системы автоматизированного управления персоналом. Наиболее известными западными продуктами являются: SAP Human Resources Management System, Oracle Human Resources Analyzer, Scala HR, RB Payroll.

Ввиду постоянного роста спроса на высококвалифицированный персонал, потребность руководства в структурированных и специализированных данных о персонале, сегмент приложений управления персоналом является одним из самых быстрых в развитии на мировом рынке бизнес-приложений. По данным IDC (Workforce Management Applications Market Forecast and Analysis, 2012-2016 гг.) объем мирового рынка приложений управления персоналом (Workforce Management Application) составил 12 млрд. долл. США в 2016 г..

Таблица 3.3 - Эволюция автоматизированных систем управления персоналом и кадровой политикой

Покажем схематично функциональное наполнение современных HRM-систем (см. рис. 3.4).

Рациональная организация документооборота АО «Зара-СНГ» возможна при следующих условиях:

- виды, формы и содержание документации определены с учетом материально-технической базы системы создания, сбора, передачи и обработки информации;

- внедрена единая система классификации и кодирования документов, а также внесения возможных изменений;

- сроки создания и обработки документации определены, исходя из целей и задачи оперативного управления.

Руководство АО «Зара-СНГ» имеет возможность выбирать продукт в зависимости от потребности и его внутреннего наполнения.

Рис. 3.4. Функциональное наполнение современных HRM-систем

Представленные на рынке автоматизированные системы управления персоналом по их функциональной направленности можно разделить на типы:

- программы для расчета заработной платы, которые являются приложением к бухгалтерских программ;

- системы группового анализа персонала, которые нацелены на выявление тенденций и осуществления прогнозов развития предприятия;

- многофункциональные экспертные системы для аттестации и повышения квалификации персонала;

- комплексные системы управления персоналом, предусматривающие создание штатного расписания, создание и хранения информации относительно каждого отдельно взятого сотрудника, полное отражение движения кадров предприятия и расчет заработной платы.

На наш взгляд, наиболее эффективной и комплексной HRM-системой, обеспечивающей внедрение инновационных технологий документационного обеспечения системы управления персоналом, на наш взгляд, является программный продукт «Global HRM» (разработчик компания «Бизнес технологии»).

На что обратить внимание при написании магистерской диссертации на тему: "Документационное обеспечение системы управления персоналом".

Написание магистерской диссертации такого уровня (по специальности «Управление персоналом», «Документоведение» или «Менеджмент») требует четкого следования структуре и логике. Представленная магистерская диссертация — это классический пример исследования, где теоретическая база переходит в анализ проблем и завершается внедрением конкретного программного продукта.

Вот пошаговые советы, как написать аналогичную работу, используя этот текст как образец логики и структуры:

1. Выбор объекта исследования (Компании)

В примере используется АО «Зара-СНГ».

• Совет: Выберите реальное предприятие, к документам которого у вас есть (или может быть) доступ. Это может быть место вашей практики или работы.
• Почему это важно: Вам понадобятся реальные примеры: штатное расписание, бланки приказов, маршруты движения документов. Если данных нет, их придется убедительно моделировать, что сложнее.

2. Структура работы (Скелет)

Придерживайтесь классической схемы «триады»:

• Глава 1: Теория. О чем вообще речь? (Что такое документ, как это регулируется законом, какие есть тренды).
• Глава 2: Анализ. Как это работает сейчас? (Глубокий анализ проблем на конкретном примере или в отрасли).
• Глава 3: Проект. Как сделать лучше? (Внедрение программы, изменение инструкций, расчет выгоды).

3. Наполнение по главам

Для Введения:

• Обязательно выделите противоречие: например, объемы информации растут, а методы обработки остаются ручными («бумажными»), что ведет к ошибкам.
• Четко сформулируйте Объект (система управления персоналом компании X) и Предмет (процессы документационного обеспечения этой системы).

Для Главы 1 (Теория):

• Терминология: Не просто копируйте определения. Сравните, как разные авторы (Кибанов, Андреева, Кузнецов и др.) понимают термины «документооборот» и «документирование». В примере это сделано в п. 1.1.
• Нормативная база: Обязательно ссылайтесь на актуальные законы (ТК РФ, ФЗ «Об архивном деле», ФЗ «О персональных данных») и ГОСТы (особенно ГОСТ Р 7.0.97-2016, который заменил упомянутый в тексте старый ГОСТ 6.30-2003).
• IT-тренды: Напишите про электронный документооборот (ЭДО), облачные технологии, HRM-системы. Это покажет, что вы в курсе современных технологий.

Для Главы 2 (Анализ):

• Методология: Используйте научные методы анализа, как в примере.
  Процессный подход: Рассмотрите работу с документами как бизнес-процесс (Вход -> Действие -> Выход).
  SWOT-анализ: Сильные и слабые стороны текущей системы документооборота.
• Поиск проблем: Ваша задача — найти «боль». Примеры проблем: документы теряются, дублируются, долго согласовываются, нет электронного архива, ошибки при ручном вводе.

Для Главы 3 (Совершенствование):

• Конкретное решение: Не предлагайте абстрактное «улучшить работу». Предлагайте конкретику:
  Внедрение ПО: Как в примере (Global HRM, 1C:ЗУП, SAP, Битрикс24). Обоснуйте выбор (сравните цены и функции).
  Разработка ЛНА: Предложите проект новой Инструкции по делопроизводству или Графика документооборота.
  Оптимизация: Нарисуйте схему «Как было» и «Как станет» (сокращение шагов согласования).
• Эффективность: Рассчитайте эффект. Социальный (работникам легче работать) и Экономический (сокращение затрат времени = экономия зарплатного фонда).

4. Секреты успеха (Лайфхаки)

1. Связка «Проблема — Решение»: Это самое главное. Если во 2-й главе вы пишете, что проблема в потере документов, то в 3-й главе вы должны предложить электронный архив, а не «курсы повышения квалификации». Каждая проблема из гл. 2 должна быть закрыта решением в гл. 3.
2. Актуальность ГОСТов: В присланном тексте упоминается ГОСТ Р 6.30-2003. Внимание: Он устарел. С 2018 года действует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Если вы напишете работу по новому стандарту, это сразу поднимет вашу оценку в глазах комиссии.
3. Визуализация: Магистерская диссертация любит схемы.
   Нарисуйте схему движения приказа о приеме на работу.
   Сделайте скриншоты предлагаемой программы (как на рис. 3.2, 3.4 в примере).
   Сделайте таблицы сравнения «Бумажный vs Электронный документооборот».
4. Уникальность текста: Не копируйте куски из учебников. Пересказывайте своими словами («По мнению Иванова...», «Как отмечает Петров...»). Антиплагиат сейчас строг.
5. Приложения: Вынесите в приложения объемные документы: примеры заполненных анкет, бланки компании, большие таблицы. Это покажет объем проделанной практической работы.

5. Алгоритм действий

1. Скачайте актуальные книги по кадровому делопроизводству (последних 3-5 лет).
2. Возьмите данные конкретной компании (Устав, оргструктуру, образцы 3-4 приказов, Положение об отделе кадров).
3. Напишите Главу 2 (опишите компанию и найдите в ней недостатки).
4. Под эти недостатки напишите Главу 3 (выберите программу, которая решит проблемы).
5. Подгоните Главу 1 под тему (опишите теорию того, что вы анализировали).
6. Соберите Введение и Заключение.

Следуя этому плану, вы напишете качественную работу, которая будет выглядеть профессионально и научно обоснованно.