Когда начинается сезон простуд, нагрузка на компанию растёт: люди болеют, продуктивность падает. Ресурсы малого и среднего бизнеса ограниченны, и даже пара человек на больничном могут разбалансировать работу. В этом материале рассказываем, как подготовиться к сезону, защитить сотрудников и минимизировать простои.
Потери бизнеса от сезонных болезней
Сезон простуд оборачивается для компаний ощутимыми сбоями в работе, которые напрямую влияют на финансовые результаты. Что может происходить:
- Срываются сроки, происходят задержки в проектах. Когда ключевые сотрудники в небольших коллективах отсутствуют, работа замедляется. Даже если что-то можно перенести или отложить, сохраняется риск, что бизнес будет реагировать не слишком быстро и потеряет клиентов.
- Приходится перераспределять задачи. Здоровые сотрудники вынуждены брать на себя чужую работу. Если больничных много и они затяжные, то персонал «в строю» испытывает перегрузку, допускает ошибки, устаёт и выгорает. При этом у малого бизнеса часто нет резерва кадров, и дополнительная нагрузка становится тяжёлым грузом для действующих сотрудников.
- Снижается качество работы и обслуживания. Заболевший сотрудник способен работать, но менее эффективно. Он может допускать ошибки из-за снижения концентрации, задачи выполняет медленнее. Даже непривлекательный, «больной» внешний вид может повлиять на результат, если он завязан на общении с клиентами.
- Растут затраты на замещение и сверхурочные. Если команда, на время потерявшая в сезон простуд сотрудников, не справляется в срок, предприниматель вынужден платить за переработки, нанимать временный персонал или самостоятельно трудиться вместо заболевших, отвлекаясь от управленческих и стратегических задач.
- Ухудшается климат в коллективе. Если сотрудники понимают, что работодатель не заботится об их благополучии (заставляет работать в любом состоянии и т. д.), снижается мотивация работать. Спустя время это приводит к тому, что дисциплина падает, а текучка растёт. Уход хороших людей — ещё одна потеря, ведь бизнес несёт затраты на подбор и обучение новичков.
Регулярные профилактические меры обойдутся дешевле, чем потери от больничных и связанные с ними сбои в работе. Для малого и среднего бизнеса это не дань моде, а способ повысить устойчивость бизнеса.
Согласно статье 163 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан обеспечивать работникам безопасные условия и охрану труда. Под эту формулировку попадают и базовые меры по снижению сезонной заболеваемости: обеспечение чистоты помещений, доступ к средствам гигиены, организация вакцинации и другие шаги, которые помогают снизить риски.
Доступные и простые меры профилактики
Перечислим несколько, которые сработают в любом бизнесе, регионе и офисе и покажут заботу работодателя о сотрудниках.
Санитайзеры и маски
Разместите дозаторы с антисептиком у входа, в зоне кухни и рядом с рабочими местами. Маски держите в доступном месте — например, на ресепшене или в общем шкафу. Закупать их выгоднее оптом, один раз на сезон: это сэкономит и время, и деньги.
Удалёнка при первых симптомах простуды
Разрешите сотрудникам с признаками простуды сразу переходить на дистанционную работу, если должностные обязанности это позволяют. Так вы снижаете риск распространения вирусов в офисе и избегаете ситуации, когда половина команды заболевает в течение недели после «первой ласточки».
Полезные перекусы и витамины
Фрукты, орехи, травяные чаи и мёд — недорогие способы поддержать иммунитет. Можно компенсировать сотрудникам покупку витаминов по чекам в осенне-зимний сезон — особенно витаминов D, C, цинка и пробиотиков, которые врачи рекомендуют в этот период.
Проветривание и оптимальная влажность в помещении
Регулярно проветривая помещение, можно снизить концентрацию вирусов в воздухе. Оптимальная влажность помогает защитить слизистые — такой считается влажность от 30–45% зимой и 40–60% летом.
Если проветривать помещение по каким-либо причинам сложно, можно поставить бытовой увлажнитель. Эффективный вариант — бактерицидный рециркулятор-облучатель, такой обойдётся в 2–6 тыс. ₽ в зависимости от мощности и характеристик.
Выездная вакцинация от гриппа
Многие клиники предлагают корпоративные программы вакцинации. Это экономит время тем сотрудникам, кто хотел бы пройти вакцинацию, и повышает охват такой меры. Стоимость варьируется в зависимости от региона, клиники и количества сотрудников — и обычно составляет 1300–2000 ₽ за человека. В мероприятие часто включены осмотр врача, вакцина и сама процедура.
Шпаргалки-напоминалки
Развесьте лаконичные памятки — в виде схем или инфографики — у раковин, в коридоре и на кухне: про мытьё рук, проветривание, правила при недомогании. Визуальные сигналы работают лучше, чем скучные текстовые рассылки или долгие лекции.
Коробка «на всякий случай»
Соберите небольшой запас аптечных мелочей: термометр, маски, салфетки, несколько упаковок антисептика, и обеспечьте сотрудникам свободный доступ к такому боксу. Это удобно в непредвиденных ситуациях и показывает заботу о персонале.
Особенности профилактики для пунктов выдачи заказов
ПВЗ работают в условиях постоянного потока людей, тесного контакта и ограниченного пространства, что повышает риск сезонных заболеваний и требует особого подхода к профилактике. Собрали список мер, которые подойдут для этого вида бизнеса:
- частая дезинфекция поверхностей — по графику;
- регулярное проветривание — по графику;
- запасы готовых комплектов (маски, санитайзеры) для профилактики простуд;
- система премирования за экстренную замену заболевшего сотрудника;
- короткие смены или ротации, чтобы снизить нагрузку на персонал.
Что делать, если сотрудник сообщил о болезни
Когда сотрудник сообщает о недомогании, важно не терять время на раздумья. Предлагаем чёткий алгоритм действий, который поможет снизить риск распространения инфекции и сохранить рабочие процессы без сбоев.
1. Поговорите с сотрудником о его состоянии
Цель: понять, насколько выражены признаки болезни, — есть ли кашель, температура, насморк, ломота.
Ответственный: непосредственный руководитель или старший сотрудник.
Формат: устный опрос или сообщение в мессенджере — вам необходимо уточнить даты больничного и предварительно оценить, сколько времени сотрудник будет отсутствовать.
Действия: если сотрудник позвонил или написал из дома — поблагодарите, что он не пришёл на работу (проявив заботу о коллегах), и пожелайте скорейшего выздоровления. Если сотрудник пришёл на работу — переходите к пункту 2.
2. Измерьте температуру на месте
Ответственный: администратор, старший смены или сам сотрудник.
Инструмент: бесконтактный термометр.
Действия: если температура выше нормы или есть выраженные симптомы — переходите к следующему шагу.
Если у вас большая компания, то в разгар эпидемий гриппа можно купить второй бесконтактный термометр и ежедневно ставить на входе дежурного, который бы проверял температуру всех входящих работников.
3. Примите решение: удалёнка или больничный
Ответственный: руководитель сотрудника.
Действия:
- если есть возможность работать дистанционно — переведите сотрудника на удалённый режим с согласованием задач на день или несколько дней;
- если дистанционный формат невозможен — отправьте сотрудника домой с рекомендацией обратиться к врачу.
Важно: действовать спокойно и без давления — это не наказание, а мера защиты команды.
4. Продезинфицируйте рабочее место
Ответственный: администратор или уборщик.
Действия: протереть антисептиком поверхность, клавиатуру, телефон, ручки, переключатели, проветрить помещение.
5. Сообщите команде
Ответственный: руководитель, HR-специалист, старший смены.
Действия: сделайте объявление для сотрудников, например: «Коллеги, начался сезон простуд, Вася заболел. В ближайшее время решим, кто и как его будет заменять. Пожалуйста, следите за своим состоянием и не пропускайте симптомы. Если что — сразу домой, лечиться».
6. Передайте задачи
Ответственный: руководитель сотрудника.
Действия:
- расставьте приоритеты;
- временно распределите ключевые задачи заболевшего сотрудника между коллегами, в крайнем случае — отдайте на аутсорс или возьмите на себя;
- сообщите команде, кто берёт на себя какие функции.
Совет: хорошо работает заранее заготовленный короткий шаблон распределения задач.
7. Мониторьте состояние и получайте обратную связь
Ответственный: руководитель.
Действия:
- уточните состояние сотрудника через один-два дня;
- если нужно, перераспределите задачи;
- когда сотрудник выздоровел и собирается вернуться, спросите, как он себя чувствует, готов ли приступить к своим обязанностям.
Сезонный план профилактики простуд и гриппа
Удобнее всего распределить профилактические меры по месяцам: так проще контролировать бюджет, не упускать важные этапы и действовать системно.
Чтобы предпринимателю не пришлось тратить время на подбор каждой позиции, удобно сразу заложить бюджет на профилактику болезней. Ниже — два варианта, которые подойдут большинству офисов и небольших команд.
Чек-лист: готовы ли вы к сезону простуд
- В офисе или на точке есть санитайзеры, маски и термометры в достаточном количестве.
- Вентиляция работает, соблюдается режим проветривания.
- Проведена или запланирована вакцинация сотрудников.
- Существует регламент распределения задач на случай больничных.
- Вы регулярно информируете сотрудников о профилактических мерах.
- Вы фиксируете, сколько человек заболели, и быстро реагируете на это — например, переводите сотрудников на удалёнку, подбираете временную замену.
0–1 галочка — высокий риск сбоев.
2–4 галочки — в системе профилактики есть слабые места.
5–6 галочек — вы готовы к любым неожиданностям.