Вопрос пользователя: «Сотруднику нужно выдать не деньги, а денежные документы — например, купленные заранее авиабилеты или талоны на бензин. Как это оформить, чтобы он за них отчитался?»
Суть проблемы
Иногда активом, передаваемым под отчет, выступают не наличные деньги, а документы, имеющие денежную оценку (почтовые марки, транспортные билеты, подарочные сертификаты). Их учет ведется на отдельном счете (обычно 50.03 «Денежные документы»), и передача сотруднику должна быть корректно отражена, чтобы контролировать их дальнейшее использование или списание.
Что может 1С ERP?
Для учета таких операций существует специальный документ Выдача денежных документов. Он фиксирует передачу ценностей с баланса компании (со счета денежных документов) в ответственность сотрудника (на счет расчетов с подотчетными лицами).
Суть подхода:
- Специальный документ: Операция оформляется документом Выдача денежных документов с типом операции «Выдача подотчетнику». Найти его можно в рабочем месте Казначейство – Подотчетники – Денежные документы.
- Учет в разрезе номенклатуры: В документе выбирается конкретный вид денежного документа (например, «Авиабилет Москва-Санкт-Петербург») из справочника номенклатуры, его количество и стоимость.
- Связь с отчетом: Когда сотрудник использует билет или марку, он отражает это либо в Авансовом отчете, либо в специализированном документе (например, Электронный билет). При этом задолженность по выданному документу закрывается.
Преимущества подхода:
- Точный учет активов: Система знает, какие именно ценности (с сериями, номерами) находятся у каждого сотрудника.
- Контроль использования: Нельзя списать билет в расход, пока он не был выдан под отчет. Это исключает «потерю» денежных документов.
- Автоматизация проводок: Документ автоматически формирует проводку: Дебет 71 «Подотчетные лица» Кредит 50.03 «Денежные документы».
Решение и рекомендации
- Убедитесь, что документы оприходованы: Перед выдачей денежные документы должны быть приняты к учету документом Поступление денежных документов.
- Используйте рабочее место: Перейдите в Казначейство – Подотчетники – Денежные документы. На закладке Денежные документы в наличии нажмите кнопку Оформить – Выдача подотчетнику.
- Следите за остатками: В том же рабочем месте можно видеть, какие документы у кого находятся на руках.
Итог простыми словами
Выдача денежных документов в 1С — это как выдача материальных ценностей со склада. На складе (счет 50.03) лежат, условно, «коробки с марками». Выписываете «накладную» (документ выдачи) и передаете одну коробку сотруднику под роспись (формируете его задолженность). Когда он использует марки на почте, он сдает «акт об использовании» (авансовый отчет), и его задолженность списывается.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Выдача авиабилетов для командировки
Ситуация: Бухгалтерия заранее купила электронные билеты для двух сотрудников. Нужно передать билеты им в ответственность.
Решение: Бухгалтер создает два документа Выдача денежных документов с типом «Выдача подотчетнику». В каждом выбирает конкретный электронный билет из списка и сотрудника-получателя.
Результат: Билеты «прикреплены» к сотрудникам. После командировки они оформят авансовые отчеты, и система спишет их задолженность, одновременно отнеся стоимость билетов на расходы.