У бухгалтера и АХО и так слишком много дел и ответственности. Нужно принять ТМЦ, описать и учесть все параметры актива, выдать инвентарный номер, закрепить МОЛа, а потом правильно отразить амортизацию имущества. Кроме этого постоянно происходит выдача и возврат ОС, оборудование ломается, списывается или требует тех. обслуживания. Все это нужно где-то учитывать, а если у вас тысячи объектов, учет требуется в реальном времени.
Статья создавалась совместно с одним из наши клиентов. Можно сказать - это формализованный "крик души" про проблемы и простые решения, которые делают учет активов прозрачным, как для бизнеса, так и для гос. учреждений.
Проблемы учета ТМЦ = головная боль бухгалтера и финансовые потери компании
Конечно, 99% компаний используют для регламентированного учета 1С:Бухгалтерию или 1С:БГУ. Однако чем больше компания, тем больше у нее ТМЦ, для которых нужны не только инвентарные номера, но и полноценный учет всех перемещений, расширенные данные по конкретному объекту, а также оперативное понимание состояния имущества (например, на складе, выдан, в ремонте, требует тех. обслуживания, списан и т.п.).
Ежедневно бухгалтера сталкиваются со следующими проблемами:
- Отсутствие единой системы учета приводит к тому, что информация об оборудовании хранится в разрозненных Excel-таблицах, бумажных журналах или вовсе в памяти сотрудников. Актуализация данных происходит редко, а разные подразделения ведут собственные записи, которые не синхронизируются между собой. Конечно, регламентированный учет ведется в 1С, однако реальность с фактом сильно расходится.
- Невозможно отследить полную историю перемещений и использования актива. Неизвестно, кто брал оборудование, когда оно передавалось между подразделениями, какие ремонты выполнялись и сколько раз техника выходила из строя.
- Документооборот по движению имущества либо не налажен, либо игнорируется. Накладные на внутреннее перемещение не оформляются или теряются, акты приема-передачи подписываются задним числом для формальности, а электронные согласования застревают в цепочках согласований. Приходится буквально бегать за каждым сотрудником и ругаться на руководителей подразделений.
- Оборудование списывается с опозданием или продолжает числиться на балансе после физического выбытия. База имущества актуализируется раз в год, когда приходится делать инвентаризацию. Сломанная техника годами хранится на складах в ожидании решения о списании, занимая место и искажая отчетность.
- Материально ответственные лица назначаются формально, без реального механизма контроля. Сотрудник может числиться ответственным за десятки единиц техники, которую он физически не видел и не может проверить.
- Физическая инвентаризация проводится формально и нерегулярно. Сотрудники тратят недели на обход складов и офисов, сверку номенклатурных номеров с бумажными списками. Сведение данных в 1С занимает недели, результаты содержат ошибки, а выявленные расхождения остаются необъясненными.
Последствия для бизнеса
Если кратко - всегда теряют деньги. Без точных данных о количестве, состоянии и местонахождении оборудования невозможно понять что происходит. Итог - неразбериха, поломки, экстренные закупки и лишние траты.
У бухгалтера есть минимум 20 бед (это про учет на картинке), а у нас есть решение:
Прозрачный и понятный учет ТМЦ возможен только через цифровизацию и оперативное обновление данных в 1С. Для этого давно были придуманы штрихкоды и мобильные устройства (это могут быть как смартфоны, так и терминалы сбора данных), с помощью которых исключается бумажный учет и идентификация оборудования "на глаз".
Вкратце, к уже внедренной 1С подключается расширение (не влияющее на типовой функционал), которое позволяет учитывать полные данные о каждом ТМЦ, а также работать с мобильными устройствами.
Интерфейс расширения для управленческого учета ОС и ТМЦ:
Таким образом, в привычной 1С (Бухгалтерия, БГУ, ERP, Комплексная автоматизация, Управление холдингом) появляется дополнительная вкладка, на которой находится центр управления всем имуществом компании. Можно создавать свои справочники и дополнительные реквизиты, печатать этикетки, контролировать каждое движение, а главное - вести оперативный учет фактического местоположения каждого ТМЦ.
Подробнее о решении мы писали в этой статье:
Чтобы исключить ошибки ручного ввода, вся оперативная работа ведется через мобильные устройства с простым и понятным интерфейсом.
Маркировка этикетками, перемещение между помещениями, этажами, офисами и складами, выдача и возврат, учет состояния объекта, а главное - проведение быстрой инвентаризации по штрихкодам или RFID. Все это вы получаете на своем мобильном устройстве.
Важно, что данные в 1С передаются также оперативно, по Wi-Fi или мобильному интернету. Задания можно заранее создавать в 1С, либо просто грузить в учетку факт, полученный с ТСД.
Сколько это стоит?
Стоимость внедрения зависит от трех главных факторов:
- количество объектов имущества и условия их эксплуатации (например, теплый офис в Третьяковской галерее или крайний север в ЯТЭК);
- выбор технологии AUTO-ID: штрихкоды или RFID, а также мобильных устройств;
- доработанность вашей 1С и выбор решения: можно внедрить только ТСД и доработать вашу 1С, можно дополнительно интегрировать наш модуль, либо развернуть отдельную базу имущества с подключением к вашей системе.
Рассчитаем примерную стоимость проекта (на базе технологии штрихкодирования):
- комплект оборудования (ТСД и аксессуары) + мобильное ПО за 85 200 рублей
- модуль для конфигураций 1С - Виант: Контроль имущества за 80 000 рублей
- принтер этикеток + расходные материалы в бюджет до 35 000 рублей
- аудит вашего учета, разработка концепции и регламентов, интеграция ПО, настройка бизнес-процессов, подключение оборудования, создание инструкций, запуск в эксплуатацию с поддержкой ~ от 400 000 рублей
Как рассчитать проект и заказать внедрение?
Для этого общайтесь к нам за бесплатной консультацией:
- телефон +7 (495) 212-06-55
- почта: zakaz@viant.ru (с пометкой - мне нужен учет имущества)
Будет здорово, если вы подготовите фактуру про вашу компанию: система 1С, наличие доработок, количество объектов имущества и условия их использования, информацию про ваш офис и территориальные подразделения, где требуется внедрение системы.
Подробнее про технологию работы и этапы внедрения можно почитать у нас на сайте:
Подписывайтесь на наш ТГ канал: ВИАНТ | Про технологии для бизнеса, где мы делимся полезными материалами, показываем реальные кейсы автоматизации учета, а также простым языком рассказываем про технологии для бизнеса.