Вопрос пользователя: «Мы отправили реестр в ФСС. Как в программе это отметить, чтобы случайно не изменить данные в уже отправленных заявлениях?»
Суть проблемы
После передачи пакета документов в ФСС важно зафиксировать этот факт в программе. Это нужно для внутреннего контроля (чтобы знать, что отправлено, а что нет) и чтобы предотвратить случайное редактирование данных, на основании которых ФСС уже назначает выплату. Изменения после отправки приведут к расхождениям и проблемам.
Что может 1С ERP?
Система предоставляет механизм управления статусами для реестров и заявлений. После физической передачи документа в ФСС пользователь может вручную установить ему статус, например, «Передан в ФСС». При установке такого статуса у реестра, автоматически такой же статус присваивается всем заявлениям, которые входят в этот реестр. После этого редактирование как реестра, так и входящих в него заявлений, блокируется.
Суть подхода:
- Контрольный флажок: Статусы — это способ отметить этап жизненного цикла документа.
- Каскадное обновление: Установка статуса реестра автоматически меняет статусы всех связанных заявлений, обеспечивая целостность данных.
- Защита от изменений: Статусы «Передан в ФСС» или «Принят ФСС» действуют как блокировка. Программа не позволит изменить данные в этих документах.
- Визуальная подсказка: Документы с такими статусами в рабочих местах и списках могут выделяться серым цветом, что сразу визуально указывает на их конечное состояние.
Преимущества подхода:
- Юридическая и audit-безопасность: Гарантирует, что отправленные в контролирующий орган данные не будут задним числом изменены.
- Прозрачность процесса: Вся команда видит, на каком этапе находится каждое пособие.
- Удобство: Не нужно вручную блокировать каждое заявление — достаточно изменить статус у реестра.
Решение и рекомендации
- После того как файл реестра отправлен в ФСС (например, через «1С-Отчётность» или иным способом), откройте документ «Реестр сведений» в программе.
- Найдите поле или кнопку для установки статуса (часто это делается правой кнопкой мыши в списке реестров в Рабочем месте).
- Установите статус «Передан в ФСС».
- Убедитесь, что система применила этот статус ко всем связанным заявлениям. Попробуйте открыть одно из них — редактирование полей должно быть недоступно.
- В дальнейшем, при получении подтверждения от ФСС, статус можно обновить на «Принят ФСС».
Итог простыми словами
Установка статуса в 1С — это как опломбирование конверта с документами для ФСС. Как только вы поставили на конверте (реестре) печать «Отправлено», программа «запечатывает» и все вложенные в него листы (заявления). Ни вы, ни ваши коллеги уже не сможете ничего в них исправить или вырвать. Это страховка от случайных ошибок и гарантия, что у вас и у ФСС одинаковая версия данных.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Завершение цикла по отправленному реестру.
Ситуация: Электронный реестр по больничным за прошлую неделю успешно загружен в личный кабинет ФСС.
Решение: Бухгалтер в Рабочем месте «Пособия за счет ФСС» находит этот реестр в списке, кликает по нему правой кнопкой и выбирает «Установить статус -> Передан в ФСС».
Результат: Реестр и все входящие в него заявления помечены как переданные и заблокированы для редактирования. В списках они отображаются серым цветом.