Зимний офисный переезд - это не повод останавливать работу или терять в эффективности. Рассказываем, как провести переезд без простоев, защитить имущество от холода и избежать сезонных рисков.
Зима - не самое простое время для перемещений: короткий световой день, снег, гололёд, перепады температуры, риски задержек с транспортом. Но при грамотной подготовке зимний переезд может пройти спокойно, без потерь и с минимальным вовлечением сотрудников. Если вы готовитесь к переезду офиса, хотите сохранить рабочий ритм и не потерять ни в эффективности, ни в финансах – не теряйте ни минуты, читайте наши рекомендации.
Планируйте заранее
Для зимы это особенно важно: логистика более чувствительна к погоде, а сама подготовка занимает больше времени. Оптимально начинать за 1-2 месяца.
1. Составьте список имущества
Подробно опишите всю мебель, технику и оборудование, которое планируете перевезти в новый офис. Можно сделать выгрузку из 1С или вызвать менеджера мувинговой компании – он осмотрит и опишет имущество. Список пригодится на самом переезде – для контроля, все ли перевезли. И, конечно, он необходим для расчета стоимости работ.
2. Подготовьте план рассадки
План расстановки помогает заранее продумать использование пространства и ускоряет сборку на новом месте. Зимой это особенно актуально: время на разгрузку ограничено, и важно, чтобы бригада работала быстро и точно. Ну и поможет сотрудникам не потеряться в новом помещении))
3. Упакуйте имущество
Если решите целиком и полностью доверить эту задачу сотрудникам мувинговой компании, то дело упрощается. Не придется самостоятельно рассчитывать количество упаковочных материалов и выбирать упаковку надлежащего качества. В любом случае, мы рекомендуем поручить профессионалам работу с таким деликатным имуществом как серверное оборудование, сейфы, архивы, крупная оргтехника, сложная встроенная мебель или мебель из кабинета руководителя.
4. Не забывайте про маркировку
Правильная упаковка – это половина успеха. Каждая коробка должна быть промаркирована (отдел, сотрудник, содержание). Документы – упакованы отдельно и доступны первыми. Провода, кабели и оборудование – упакованы с фото или схемами подключения. Всё это позволит быстрее развернуть инфраструктуру на новом месте.
5. Проведите инструктаж сотрудников
Обязательно поясните коллегам, когда и как пройдет переезд, какое участие каждого сотрудника предполагается. Кстати, обычно сотрудники самостоятельно упаковывают свои личные вещи – канцелярию, документы, содержимое тумбочки.
В таком случае, можно предварительно отправить коллегам инструкцию по упаковке. Мы подготовили универсальную видео-инструкцию, смотрите в нашем канале😉
6. Урегулируйте вопросы с БЦ
Решите все вопросы с арендодателями – и в старом, и в новом бизнес-центре. Убедитесь, что у вашей компании отсутствуют задолженности за аренду. Не забудьте оформить пропуска для сотрудников, а если решите переезжать с мувинговой компанией, то и для автомобиля компании. Также необходимо получить разрешение на работы сотрудников компании внутри БЦ.
Перед переездом:
Зимой любые «мелочи» превращаются в большие задержки.
✅Проверьте помещение заранее.
✅Убедитесь, что работает отопление, электричество, кондиционирование и интернет.
✅Протестируйте лифты - зимой они чаще выходят из строя.
✅Уведомьте клиентов, партнёров, доставку, бухгалтерию и госорганы (если меняется юридический адрес).
✅После переезда обновите данные на сайте, в соцсетях, в email-подписях и на визитках.
Выбирайте профессиональную компанию
Зимний офисный переезд - это не просто перевозка мебели.
Это аккуратная работа с оборудованием при минусовой температуре, упаковка от конденсата, защита серверов, архивов, оргтехники, правильная логистика по заснеженным дорогам, точное соблюдение сроков и, конечно, обеспечение сохранности имущества.
Надёжная мувинговая компания поможет вам минимизировать риски, соблюсти сроки и даже провести переезд «под ключ» в выходной или ночью – без простоя в работе.
Деликатный переезд берет все заботы на себя: аккуратная упаковка оборудования и мебели, бережная разборка и сборка. Работаем по договору и несем материальную ответственность. Организуем переезд офиса без простоев - ночью, в выходные или в любое удобное для вас время!