Итог анализа работы СМК за год: что подготовить и что запланировать

В конце года принято подводить итоги. Определим, что требуется выполнить в рамках ведения СМК.

Анализ СМК со стороны руководства

Согласно требованиям ГОСТ Р ИСО 9001‑2015/ СТО ИНТИ ИНТИ S.QS.7-2024 (п. 9.3), для полноценного анализа нужны следующие входные данные:

1. Статус выполнения решений предыдущих анализов

• Перечень мероприятий из прошлогоднего отчёта.
• Факты выполнения/невыполнения, причины отклонений.
• Доказательная база (протоколы, акты, отчёты).

1. Изменения внешней и внутренней среды

• Новые требования законодательства, стандартов, заказчиков.
• Изменения в организационной структуре, технологиях, рынках.
• Риски и возможности, возникшие за год.

1. Результаты деятельности СМК

• Удовлетворённость потребителей (опросы, претензии, отзывы) и отзывы заинтересованных сторон (сотрудники, партнеры и др.).
• Достижение целей в области качества (сравнение плановых и фактических показателей).
• Показатели процессов (достигнуты/не достигнуты критерии).
• Данные мониторинга и измерений (статистика).
• Результаты внутренних и внешних аудитов.
• Деятельность поставщиков (оценка качества поставок, срывы сроков).

1. Ресурсное обеспечение

• Достаточность персонала, оборудования, финансов.
• Эффективность использования ресурсов.
• Потребности в обучении сотрудников.
• Обеспечение средствами для мониторинга и измерений

1. Управление рисками и возможностями

• Реализованные меры по минимизации рисков.
• Использованные возможности для улучшений.

1. Несоответствия и корректирующие действия

• Сколько было зарегистрировано несоответствий, а сколько устранено.
• Статус корректирующих действий (в работе/завершены).
• Результативность принятых мер.

Что запланировать по итогам анализа

На основе полученных данных:

1. Разработайте План улучшений с конкретными мероприятиями, по тем моментам, где не получилось достигнуть намеченных результатов или хотите видеть еще лучше показатели, возможно это будут мероприятия по:

Оптимизации процессов

• Пересмотр регламентов, инструкций.
• Автоматизация ручных операций.
• Снижение потерь (время, материалы, финансы).

Развитие персонала

• Программы обучения.
• Ротация кадров для повышения гибкости.
• Мотивационные механизмы для вовлечённости в СМК.

Обновление документации (если требуется)

• Внедрение электронных форматов документов.
• Унификация шаблонов отчётов.

Усиление мониторинга

• Автоматизация сбора данных.
• Увеличение частоты внутренних аудитов по рисковым процессам.

1. Работа с поставщиками

• Проведите повторную оценку поставщиков.
• На основании повторной оценки подготовьте Реестр одобренных поставщиков на 2026 г.

1. Цели на следующий год

• Конкретные, измеримые цели в области качества.
• Распределение ответственности.
• Бюджетирование мероприятий.

1. Политика в области качества

• Проанализируйте существующую Политику в области качества и примените решение о пригодности или нет её на следующий год.

5. Проверьте, действительно ли выполнили всю Программу проведения внутренних аудитов, составьте новую на 2026 г.

Ключевые ошибки, которых стоит избежать

• Формальный подход. Анализ не должен сводиться к «галочкам» в отчёте. Фокус — на реальных улучшениях.
• Отсутствие данных. Без статистики и фактов выводы будут субъективными.
• Игнорирование обратной связи. Учитывайте мнения сотрудников и клиентов.
• Нечёткие сроки. Каждое мероприятие должно иметь дедлайн и ответственного.
• Отсутствие контроля. Назначьте лицо, отслеживающее исполнение плана.

Как организовать подготовку

1. Разработайте регламент/документированную процедуру

• Определите сроки, ответственных, форматы отчётов, планов.
• Закрепите перечень обязательных данных от подразделений/должностных лиц.

1. Соберите информацию

• Запросите необходимые входные данные заранее от ответственных лиц.
• Проанализируйте .

1. Систематизируйте данные

• Сведите, где возможно, показатели в таблицы, графики, диаграммы.
• Выделите тренды (улучшение/ухудшение).

1. Подготовьте проект отчёта

• Опишите текущее состояние СМК.
• Укажите проблемные зоны.
• Предложите предварительные решения.

5. Проведите совещание высшего руководства

• сделайте вывод на основании отчета и установленных ранее критериев о результативности, адекватности и пригодности СМК
• определите мероприятия по улучшению.

Итог

Анализ СМК — это не только требование стандарта, но и инструмент стратегического развития. Грамотная подготовка и продуманное планирование позволят:

• повысить результативность процессов;
• снизить затраты на качество;
• укрепить доверие заказчиков;
• создать культуру непрерывных улучшений.