Рассказывает Петрова Светлана, администратор портала Отдел обучения и развития
О компании
Фонд предоставляет социально значимые услуги в сегменте формирования пенсионного капитала, таким образом помогая своим клиентам обеспечивать качество жизни в долгосрочной перспективе.
- 47 собственных офисов продаж и обслуживания
- 38 регионов РФ
- Более 700 сотрудников
С чем столкнулись
- В компании есть утвержденная многоуровневая модель обязательного обучения, которая включает 19 курсов и 11 тестов
- Курсы и тесты назначаются в зависимости от должности и подразделения
- Сроки назначения курсов и тестов от даты трудоустройства варьируются. Они определяются с учетом специфики должностей и подразделений и регламентируются нормативными документами
- В организационной структуре могут происходить изменения, и система назначения курсов должна оперативно подстраиваться
- Управление процессом назначения и прохождения обязательной модели обучения вручную требовало огромных ресурсов и приводило к ошибкам
Задача:
Качественное и оперативное обучение внутренних сотрудников согласно утвержденной в компании Модели обучения.
Решение:
Автоматизировать процесс назначения курсов и тестов на портале для разных категорий сотрудников с первого дня.
Мы выбирали, какой типовой процесс Websoft HCM для этого использовать. Рассматривали блок Адаптации, но решили реализовать наше решение в «Дистанционном обучении»: этот типовой процесс больше подходит для нашей очень конкретной задачи.
Что сделали
Этап 1. Загрузка курсов и тестов на портал
1. Каждый курс мы загрузили на платформу под своим уникальным кодом и с уникальным названием. Также добавили визуальное оформление для удобства восприятия.
2. Настроили назначение курсов так, чтобы исключить самостоятельное назначение сотрудниками
3. Установили параметры:
- максимальный и проходной балл (если есть тест)
- продолжительность обучения в соответствии с моделью обучения
- количество попыток
- условие завершения
4. Добавили возможность оставить отзыв и учитываем обратную связь от сотрудников — насколько изучаемые материалы полезны и применимы в работе.
Этап 2. Назначение курсов в зависимости от условий
1) Для каждого курса мы определили условия, по которым он назначается сотрудникам, это была наиболее трудоемкая и ответственная часть работы.
Условия включают:
- Выбор должностей или исключение конкретных должностей
- Принадлежность сотрудника к конкретным дирекциям, агентским офисам или другим подразделениям
- Выбор сроков назначения и прохождения — с учетом регламента модели обучения.
2) Настроили автоматические агенты, которые выполняются по расписанию, обновляют данные и назначают курсы:
- Обновление данных сотрудников происходит несколько раз в день
- По каждому курсу для каждой группы сотрудников запускаются свои агенты
3) Портал Websoft HCM интегрирован с кадровой системой. В день, когда сотрудник трудоустроился, ему назначается необходимое обучение — в соответствии с необходимыми параметрами и с утвержденной моделью обучения.
*В какой-то момент у нас изменилась организационная структура — изменились названия подразделений, должностей, добавились новые должности. Но благодаря тому, что у нас уже были настроены все условия под конкретное обучение, мы смогли оперативно скорректировать прописанные агенты.
4) Создание и автоматическая рассылка уведомлений для сотрудников
Для нас было важно включить в уведомление все основные параметры: дату начала обучения, дату завершения, ссылку на прохождение, а также обозначить, куда можно обратиться в случае возникновения вопросов.
Кроме того, сотрудник видит свои незавершенные курсы на главной странице портала и в личном кабинете:
5) Руководитель может контролировать обучение команды:
- Руководитель получает письмо о том, что его сотруднику назначено обучение, а также уведомления о необходимости завершить обучение
- В своем личном кабинете руководитель может отслеживать прохождение обучения командой
Этап 3. Отчетность по обучению
Мы собираем такую статистику:
1) По электронным курсам
- по названию электронного курса
- по группе
- по периоду
2) По сотрудникам
- по группе
- по периоду
3) Детально по каждому сотруднику
4) Мы можем посмотреть протокол тестирования по каждой из попыток прохождения теста. Таким образом, мы выявляем узкие места.
Для анализа статистики мы используем коробочные отчеты Websoft HCM, а также свои кастомные отчеты с консолидацией данных по сотрудникам, например, по новым сотрудникам с определенной датой приема.
Результаты
Автоматизация процесса обязательного обучения позволила:
- Своевременно и без ошибок назначать обучение. Сократить время на назначение адаптационного обучения на 10%.
- Контролировать прохождение обучения и увеличить процент успешно завершенных курсов на 15%
- Оперативно реагировать на изменения в организационной структуре и снизить количество ошибок, связанных с изменениями на 10%
- Отслеживать обратную связь от сотрудников по пройденному обучению. Повысить удовлетворенность сотрудников процессом обучения на 15% по результатам внутренних опросов
- Информировать участников обучения о назначении курсов, приближении срока завершения, сделать процесс прозрачным и понятным
- Видеть актуальную статистику и анализировать процесс прохождения обучения. Сокращение времени на подготовку отчетов по обучению — 30%