Почему кадровый учёт решает не только кадровые вопросы
Кадровая документация часто выглядит как куча бумаг — пока одна из них не станет причиной запрета или штрафа.
Здравствуйте, я Маргарита Кирилловна Бескровная, эксперт по налоговому учёту и бухгалтерскому сопровождению бизнеса.
В бизнесе приходит момент, когда кадры перестают быть «бумажной рутиной» и становятся важнейшей линией защиты. Неправильно оформленный трудовой договор, отсутствие приказа о переводе, дырявые личные дела — всё это не просто головная боль кадровика, это источник риска для финансовой стабильности компании.
Как владельцы обычно узнают о проблеме
Сначала приходит письмо банка или проверяющих, затем — недоумение. Часто предприниматель думает: «Это мелочь», а на деле мелочь превращается в блокировку счета, требование ФНС или штраф за нарушения в оформлении сотрудников.
Типичная картина, знакомая каждому директору
Человек в отделе кадров уходит, документы остаются нескончаемым списком: нет подписей в личных делах, устаревшие должностные инструкции, договора ГПХ без описания реальных обязанностей. Такая «хромающая» кадровая дисциплина автоматически увеличивает риск доначислений и претензий по зарплатам.
Сегодня многие компании не имеют выстроенной учётной политики по персоналу — набора правил, которые помогают выдержать проверку. Это не бюрократия: это система, которая защищает бизнес от внезапных ударов.
Между картинкой и баннером важно понять одну вещь: кадровый учёт — это не только «трудовые книжки». Это набор процессов: от первичной документации до хранения и доступа к персональным данным. Неправильно оформленный акт или отсутствие приказа становятся поводом для формальной проверки, а от формальной до выездной — один шаг.
Если вы хотите быстро понять, где теряется контроль, начните с простого аудита — проверьте соответствие трудовых договоров фактическим обязанностям и наличие приказов на ключевые события. Для примера того, как мы решаем схожие задачи в рисковых нишах, смотрите материал по налоговой оптимизации для маркетплейсов: оптимизация налогов маркетплейс.
Можно ли удержать риски заранее и не ждать письма из банка
Удержать — можно. Но нужен порядок в документах и заранее выстроенная система.
Что именно проверяют банки и ФНС
Самая частая причина претензий — несоответствие первичной документации реальным операциям компании. Первичная документация означает договоры, акты, табели и приказы — всё, что подтверждает факт работы и расчётов.
Почему ошибка в ГПХ важна не только для кадровика
Ошибки в договорах гражданско-правового характера приводят к спору о фактической трудовой деятельности. Тогда у контролирующих органов возникает вопрос: не маскируете ли вы трудовые отношения. Последствия — доначисления страховых взносов и штрафы по зарплатам.
План действий, который реально работает
Мы предлагаем не ждать сигнала тревоги, а регулярно проводить внутренние проверки кадровой документации и кассовой дисциплины. Кассовая дисциплина и кадровые бумаги связаны: выплаты по неправильным договорам — это заявление к банку и к проверяющим.
В этой части истории нужно вспомнить о небольшом инсайте: большинство проблем видны уже на первой странице личного дела сотрудника. Подписи на должностной инструкции, метки о прохождении медосмотра, корректность указания рабочего времени — всё это экономит вам недели исправлений в будущем.
Как привести кадровую документацию в порядок за неделю
Это не обещание «всё за один день», но реальный алгоритм, который сокращает риски и возвращает ясность.
Быстрый аудит личных дел
Возьмите выборку 10% сотрудников и проверьте: наличие трудового договора, приказа о приёме, подтверждающих документов (квалификация, медосмотры). Это покажет масштаб проблемы без полной остановки работы.
Упорядочивание договоров ГПХ
Проверьте, отражают ли договоры реальные обязанности и объёмы. Если работа по сути постоянная — переводите в трудовой договор. Это уменьшит риск споров по НДФЛ и взносам.
Хранение и конфиденциальность
Проверьте условия хранения персональных данных. Документальная безопасность — это не только архив: это доступ, журнал выдачи и защита от несанкционированного доступа.
Ещё один практический приём: договоритесь с банком о контакте для экстренных ситуаций и подготовьте шаблон ответов на типичные запросы ФНС. Это снижает панические реакции и экономит время команды.
После изображения важно внедрить регулярный контроль: простые чек-листы, регулярные выборочные проверки и назначение ответственного за кадровый контур. Это снижает вероятность внезапных доначислений и ускоряет восстановление учёта при необходимости.
Профессиональные рекомендации: что делать прямо сейчас
Ниже — пять конкретных действий, которые мы даём владельцам бизнеса как первичный набор безопасности.
- 1) Проведите выборочный аудит личных дел и проверьте наличие подписей и приказов.
- 2) Пересмотрите договоры ГПХ — опишите фактические обязанности и сроки.
- 3) Настройте архивирование первичной документации с контролем доступа.
- 4) Введите журнал приказов: приём, отпуск, перевод, увольнение — всё в одном месте.
- 5) Назначьте ответственного за кадровый учёт и обучите его базовым правилам.
В этих шагах используются профессиональные практики из области налоговой стратегии и проверки ФНС: простые меры, которые предотвращают формальные претензии и экономят вам деньги.
Если хотите пример оформления и структуры личного дела, обратите внимание на материалы по ведению учёта в рекламных агентствах — там много практических решений для сервисных компаний: учет в рекламных агентствах.
Материалы и рубрики, которые помогут углубиться
Продолжите обучение в наших ключевых рубриках:
Три простых шага, чтобы начать сейчас
Маленький чек-лист, который вы можете сделать прямо после чтения.
Три простых шага к результату:
🎯 Проверьте 10% личных дел — есть ли трудовой договор и приказ о приёме
📊 Сравните договоры ГПХ с реальными обязанностями сотрудников
🚀 Назначьте ответственного и запустите ежемесячный чек-лист по кадровому учёту
Налоговый зонтик: Нейтрализуйте 95% рисков за неделю. Активация системы в приватном разделе! Нужен надежный бухгалтер? Пишите, расскажем про наши услуги ⬇️