Вопрос пользователя: «В каких случаях нужно выбирать детализацию «По расчетным документам»?»
Суть проблемы
В некоторых сферах (например, оптовая торговля с разными условиями оплаты по каждой поставке) требуется максимально детальный контроль: каждая накладная должна быть оплачена отдельно, и нужно видеть, каким именно платежом она погашена. Обобщенный учет по договору или даже заказу здесь не подходит, так как не дает нужной детализации для сверок и работы с просрочкой.
Что может 1С ERP?
При выборе «По расчетным документам»:
- Объектами расчетов становятся сами накладные (документы отгрузки) и платежные документы. По сути, каждая накладная — это самостоятельный «микродоговор».
- Полный ручной контроль: Распределение платежей (как авансов, так и постоплат) по накладным выполняется вручную с помощью помощника «Зачет оплаты». Это дает полную ясность: вот этот платеж клиента мы зачли именно за эту накладную.
- График оплаты в накладной: Плановые даты оплаты задаются непосредственно в накладной, а не в заказе.
- Точечный контроль предоплаты: Контроль предоплаты выполняется при проведении каждой накладной. Система не даст провести накладную, если для нее не внесена требуемая предоплата (при установленном контроле).
Решение и рекомендации
- Используйте для работы с разными условиями по каждой отгрузке: Например, если с одним и тем же клиентом одна поставка идет по предоплате, другая — в кредит.
- Применяйте для четких сверок: Когда контрагент требует акт сверки с детализацией по каждой накладной и оплате.
- Учитывайте трудоемкость: Этот вариант требует больше ручной работы от бухгалтера или менеджера по зачету платежей. Автоматическое распределение работает только внутри объекта расчетов (накладной), а выбор объекта — ручной.
Итог простыми словами
«По расчетным документам» — это учет взаиморасчетов по принципу «один к одному». Каждая ваша отгрузка (накладная) висит отдельной строкой в ведомости. Каждый платеж от клиента вы вручную «прикрепляете» к той накладной, которую он хочет оплатить. Это максимально детализированный и прозрачный, но и наиболее трудозатратный способ учета.
Типичные сценарии использования
Сценарий 1: Работа с госзаказчиками
Ситуация: Поставка по госконтракту, оплата происходит после приемки и подписания универсального передаточного документа (УПД) по конкретной накладной.
Решение: Используется детализация «По расчетным документам». Бухгалтер после получения оплаты вручную зачитывает платежное поручение против конкретной накладной-УПД. В любой момент можно показать, какая накладная оплачена, а какая — нет.
Сценарий 2: Разовые поставки разным подразделениям одного контрагента
Ситуация: Крупный клиент имеет несколько юридических лиц или складов. Каждая отгрузка адресована конкретному получателю и оплачивается отдельным платежным поручением.
Решение: Детализация «По расчетным документам» позволяет четко отслеживать, какой филиал и за какую поставку рассчитался.