Вопрос пользователя: «Нам каждый год нужно составлять график отпусков (форма Т-7). Можно ли это сделать в 1С, и как потом на основе этого графика быстро оформить сам отпуск?»
Суть проблемы
График отпусков — это обязательный кадровый документ, который планирует отдых сотрудников на весь год. Составление его вручную в Excel или на бумаге — трудоемко, а внесение изменений (переносов) создает путаницу. Кроме того, отсутствует прямая связь между планом (графиком) и фактом (приказом на отпуск), что усложняет контроль исполнения.
Что может 1С ERP?
В программе реализован документ «График отпусков», который не только служит для планирования, но и становится удобным инструментом для оперативной работы. На его основе формируется унифицированная форма Т-7. Главное преимущество — фактический отпуск можно ввести на основании запланированной в графике строки, что ускоряет оформление и обеспечивает связку «план-факт».
Суть подхода:
- Планирование: В документ добавляются сотрудники, указываются планируемые периоды отпусков на год.
- Печатная форма: Документ формирует готовый к подписанию график по форме Т-7.
- Быстрое оформление факта: Когда подходит время отпуска, кадровик не создает документ «Отпуск» с нуля, а делает это на основании конкретной строки графика. При этом многие данные (сотрудник, вид отпуска, продолжительность) подставляются автоматически.
- Учет изменений: Если отпуск нужно перенести, используется документ «Перенос отпуска», который также отражается в печатной форме графика в специальных графах.
Преимущества подхода:
- Экономия времени: Составление графика и последующее оформление отпусков происходит быстрее.
- Контроль исполнения: Легко увидеть, какие отпуска по графику уже использованы, а какие нет.
- Актуальность документа: Форма Т-7 всегда отражает текущее состояние с учетом всех переносов.
- Снижение ошибок: Автоподстановка данных из графика в приказ минимизирует опечатки.
Решение и рекомендации
- Составьте график: В конце года создайте документ «График отпусков» на следующий год. Добавьте в него сотрудников и запланированные периоды их отпусков (можно согласовать с руководителями подразделений).
- Утвердите и распечатайте: Сформируйте и распечатайте форму Т-7 для утверждения руководителем.
- Используйте для оформления: Когда сотрудник пишет заявление на отпуск в соответствии с графиком, создайте документ «Отпуск» на основании строки графика. Даты и продолжительность подставятся автоматически, их можно будет скорректировать при необходимости.
- Оформляйте переносы: Если отпуск переносится, создайте документ «Перенос отпуска», укажите старую и новую дату. Эти изменения автоматически отразятся в графе «Примечание» формы Т-7.
Итог простыми словами
«График отпусков» в 1С — это интерактивный план-календарь на год. Вы расставляете в нем «флажки» — когда кто отдыхает. Утверждаете этот календарь как официальный документ (Т-7). Когда наступает время отпуска Петрова, вы не ищете его заявление и не вбиваете данные заново. Вы просто находите в этом календаре «флажок» Петрова, нажимаете на него и говорите: «Создать отпуск по этому плану». Система сама открывает приказ с готовыми датами. Если Петров просит перенести отпуск, вы двигаете «флажок» в календаре на другую дату, и система сама вносит пометку «перенесено» в официальный график.
Типичные сценарии использования:
Сценарий: В декабре 2024 года кадровик составляет график отпусков на 2025 год. Сотрудница Ковалева планирует отпуск на июнь 2025 года, 28 календарных дней.
Решение: В документе «График отпусков 2025» добавляется строка: Ковалева, июнь 2025, 28 дней. График утверждается. В мае 2025 Ковалева пишет заявление. Кадровик находит в графике строку с Ковалевой и использует команду «Создать на основании — Отпуск». В новом документе «Отпуск» автоматически проставлены Ковалева, вид отпуска и продолжительность 28 дней. Остается только уточнить точные даты (например, с 2 по 29 июня) и провести документ.