Вопрос пользователя: «Сотрудника перевели в другой отдел и повысили оклад. Нужно ли создавать нового сотрудника или можно как-то изменить данные у существующего?»
Суть проблемы
Трудовые отношения динамичны: переводы, повышения, смена графика работы. Ведение учета путем удаления старых и создания новых записей недопустимо, так как нарушает непрерывность стажа, историю данных и приводит к ошибкам.
Что может 1С ERP?
Для любых изменений предусмотрены специальные документы, которые вносят изменения с определенной даты, сохраняя историю:
- «Кадровый перевод» — основной документ для изменения любых условий: подразделения, должности, графика, занятости, начислений.
- «Изменение оплаты труда» — используется, если меняются только условия оплаты (оклад, надбавки) без изменения должности или подразделения.
- «Изменение аванса» — для массовой смены способа расчета аванса.
Суть подхода:
Каждый документ фиксирует событие во времени. Система рассчитывает все показатели (зарплату, стаж, средний заработок) с учетом актуальных на каждую дату условий. В карточке сотрудника сохраняется полная история всех переводов и изменений оплаты.
Преимущества подхода:
- Историчность: Всегда можно отследить, когда и какие условия действовали.
- Точность расчетов: Расчет отпускных и больничных, зависящих от среднего заработка, будет корректен.
- Гибкость: Можно изменить как одно условие, так и комплекс. Есть возможность массового перевода.
Решение и рекомендации
- Определите суть изменения: Если меняется должность/подразделение — используйте «Кадровый перевод». Если только оклад — «Изменение оплаты труда».
- Укажите дату: Важно указать дату, с которой новые условия вступают в силу.
- Проверьте ФОТ: При изменении оплаты система покажет новый плановый фонд оплаты труда (ФОТ). Его можно откорректировать.
- Массовые операции: Для перевода нескольких сотрудников на неполную неделю используйте «Изменение графика работы списком».
Итог простыми словами
Не нужно переписывать трудовой договор с нуля при каждом изменении. Достаточно оформить дополнительное соглашение. В 1С ERP документы «Кадровый перевод» и «Изменение оплаты труда» — это и есть такие цифровые допсоглашения, которые вносят правки в исходные условия с нужной даты.
Типичные сценарии использования:
Сценарий: Сотрудника Сидорова с 15 числа повысили с должности «Специалист» на «Ведущий специалист» в том же отделе и увеличили оклад с 60 000 до 75 000 руб.
Решение: Вводится документ «Кадровый перевод» на Сидорова с датой 15-го числа. В документе устанавливаются флажки «Изменить должность» (выбирается новая) и «Изменить условия оплаты труда». В таблице начислений корректируется размер оклада. После проведения документа с 1-го по 14-е число зарплата рассчитывается по старым условиям, с 15-го — по новым.