Корректный расчёт заработной платы в 1С ЗУП — это результат не просто нажатия кнопки «Рассчитать», а большой подготовительной работы. В базе должно быть достаточно данных, причём качественных. Иначе даже идеальная формула расчёта или самая последняя версия программы не спасут от ошибок.
Но кто именно должен заносить информацию: кадровики, бухгалтерия, или это зона ответственности ИТ? И что вообще обязательно должно быть в системе, перед тем как говорить о корректной зарплате? Давайте разберёмся.
1. Личные данные сотрудника: фундамент расчёта
Без корректно заполненной карточки сотрудника зарплату считать невозможно — программа просто не поймёт, кто он, как работает и какие условия применить.
Обязательные данные:
- ФИО
- Паспортные данные
- ИНН, СНИЛС
- Адрес регистрации и проживания
- Реквизиты для выплат (банковская карта)
Кто заполняет:
Кадровая служба.
Иногда часть данных сотрудники вносят сами через Личный кабинет — это ускоряет процесс и снижает ошибки.
2. Данные о приёме на работу
Эта информация определяет условия, по которым будет формироваться заработная плата.
Что важно указать:
- дата приёма
- должность
- подразделение
- график работы
- вид занятости (основное место работы или совместительство)
- ставка
- испытательный срок
- кадровые условия — разъездной характер, вахта, удалёнка, ненормированный день
Кто вносит:
Кадровик, но бухгалтер по зарплате обязательно проверяет корректность графиков и ставок, так как от этого зависит расчёт.
3. Условия оплаты труда
Это ключевой блок, без которого расчёт зарплаты невозможен.
Нужно заполнить:
- размер оклада или тарифной ставки
- надбавки (за стаж, РК/СН, вредность и т. д.)
- премии
- проценты, коэффициенты
- индивидуальные условия оплаты (KPI, бонусы)
Кто отвечает:
- Формирует и назначает — кадровик
- Контролирует применимость и формулы — бухгалтер по зарплате
Любая ошибка здесь приводит к неправильной зарплате.
4. Графики работы, смены, нормы часов
График — основа для расчёта начислений, ночных, праздничных, переработок, отпусков, больничных и практически всех видов начислений.
Важно определить:
- производственный календарь
- графики 5/2, сменные, суммированный учёт рабочего времени
- индивидуальные графики
- корректировки по факту (например, переносы выходных)
Кто делает:
- Система графиков — кадровая служба
- Проверка и корректировки по учёту рабочего времени — зарплатный бухгалтер
5. Табели учёта рабочего времени
Самый чувствительный к ошибкам блок. Если табель неверный — зарплата неверна.
Что включает табель:
- фактически отработанное время
- отпуска
- больничные
- прогулы
- командировки
- простои
- сверхурочные
- ночные часы
Кто заполняет:
- Руководители подразделений или табельщики
- Бухгалтерия — проверяет, утверждает
- Система — может заполнять автоматически при наличии корректных документов
6. Документы по отсутствиям
Для расчёта нужны данные о периодах, когда сотрудник не работал.
Нужно внести:
- отпуска
- больничные
- командировки
- отгулы
- административные отпуска
- неоплачиваемые отсутствия
Кто вводит:
- Кадровик — отпуска, командировки, административные
- Бухгалтер — больничные (проверка и расчёт)
- Руководители — согласуют
7. Удержания
Для расчёта чистой зарплаты нужно учесть удержания.
Какие бывают:
- алименты
- исполнительные листы
- займы
- удержания за недостачу
- удержания за спецодежду
- штрафы (если предусмотрены положениями компании)
Кто отвечает:
Бухгалтер по заработной плате.
8. Дополнительные выплаты
Если в компании есть премии, бонусы, мотивационные выплаты, — они тоже должны быть оформлены документально.
Нужно оформить:
- разовые премии
- ежемесячные бонусы
- оплата за совмещение
- доплаты за расширение зоны обслуживания
- материальная помощь
- компенсации
Кто вносит:
- Кадровик либо бухгалтер — в зависимости от типа выплаты
- Руководитель подразделения — подаёт основание
9. Налоги, коэффициенты и районные надбавки
Чтобы налог рассчитался правильно, в системе должны быть:
- РК и СН (если применяются)
- статус налогоплательщика
- льготы
- настройки НДФЛ
- настройки страховых взносов
Кто контролирует:
Бухгалтерия, но часть данных берётся из карточки сотрудника, которую оформляет кадровик.
10. Кто отвечает за финальный расчёт зарплаты
Чаще всего:
- Кадровик — вводит кадровые документы и условия
- Табельщик или руководители — заполняют фактическое время
- Бухгалтер по зарплате — рассчитывает и проверяет
- ИТ-специалист — поддерживает корректность работы базы, обновлений, интеграций
Важно понимать: зарплату никогда не считает сама программа — она лишь обрабатывает данные, которые внесли люди.
Вывод
Чтобы корректно посчитать зарплату в 1С ЗУП, нужно заполнить:
- личные данные
- кадровые документы
- условия оплаты
- графики
- табели
- документы по отсутствиям
- удержания
- дополнительные выплаты
- корректные налоговые параметры
Каждый этап — зона ответственности конкретного подразделения. Если хотя бы один блок заполнен некорректно, расчёт будет неверным.