Благодаря внедрению удалось повысить производительность труда на 30% и снизить время на подготовку отчетность с 2 дней до 20 минут.
О компании
Группа компаний «Морской Траст» занимается оптовой и розничной торговлей нефтепродуктов и снабжением судов бункерным топливом на Дальнем Востоке. На рынке с 2007 года, имеет собственный флот. Среди клиентов ГК — «Русская Рыбопромышленная Компания», «Доброфлот», «Океанрыбфлот» и др.
Ситуация на старте
В «Морском Трасте» ведут инвестиционные и управленческие проекты, а также программы развития. До цифровизации в компании не были выстроены сквозные бизнес-процессы: терялись задачи, нарушались сроки, было сложно оценить работу участников команды.
Для решения этих задач Группа компаний выбрала Directum Projects — отечественную систему для управления проектами, командами и задачами. ИСУП дополнила функциональность экосистемы Directum: ранее в компании уже перевели в электронный вид документы, договоры и совещания.
Ход проекта
Проект внедрения стартовал в январе 2023 года. В «Морском Трасте»:
- разработали и утвердили положения о корпоративной системе управления проектами и проектном вознаграждении будущих участников;
- изучили функциональность Directum Projects;
- провели демонстрацию системы рабочей группе и собрали предложения по доработке процессов;
- составили техническое задание и передали его компании-исполнителю «АйТиСи», партнеру Directum.
Опытная эксплуатация заняла полгода, в этот период корректировались требования к Projects. Перед промышленной эксплуатацией, которая началась в январе 2024 года, в «Морском Трасте» провели обучение для руководителей департаментов и подразделений — чтобы каждый участник понимал, как управлять проектами в Directum Projects.
Проекты в цифре: как это работает
Из Excel — в диаграмму Ганта
Перед запуском проекта заполняется план-график в формате Excel, где фиксируются даты этапов работ, координаторы, соисполнители, контролер, трудоемкость и степень важности. Далее документ импортируется в систему Directum Projects без потери данных.
Поручения на смену задачам
Чтобы контролер смог оценить результаты выполнения по пятибалльной шкале, стандартные задачи в «Морском Трасте» заменили на поручения. В карточке видны описание задания, ответственные, плановые сроки и трудоемкость. Во вложения добавляется сформированный документ.
Исполнитель выполняет поручение, где отмечает фактическую дату завершения. Контролер оценивает своевременность выполнения работ и исполнительскую дисциплину.
«Своя» отчетность
Чтобы грамотно анализировать исполнение поручений, в «Морском Трасте» решили модернизировать функциональность Directum Projects по сбору сводной отчетности и настроить собственный бизнес-процесс.
Как организована работа сейчас:
- Руководитель проектного офиса формирует документ, где фиксируются дни просрочки, оценка контролера, важность и количество поручений у каждого участника команды.
- Отчет передается в департамент по управлению персоналом, и ответственным начисляются стимулирующие выплаты.
Итоги
Благодаря внедрению Directum Projects в «Морском Трасте»:
- Получили гибкий и понятный инструмент для управления проектами: все процессы наглядны, документация структурирована и хранится в папке проекта.
- Визуализировали портфель проектов, за счет которого определяются приоритеты развития бизнеса.
- Отслеживают доступность трудовых ресурсов и грамотно их распределяют: специалисты меньше подвержены выгоранию, повысился уровень вовлеченности проектных команд.
- Увеличили скорость принятия управленческих решений: в несколько кликов руководитель может скорректировать сроки и направления.
- Выстроили прозрачный процесс вознаграждения сотрудников по результатам проекта — в отчетном документе есть готовые формулы расчета.
Сегодня в системе работают 20 руководителей. Нам удалось повысить производительность команды минимум на 30% благодаря своевременному анализу эффективности работ. Время, которое тратится на сбор отчетности, сократилось с 1-2 дней до 20 минут. Причем оно уходит не на формирование документа, а на выборочную проверку его корректного заполнения.
— отметила Анна Кундиус, руководитель проектного офиса ГК «Морской Траст».