Отказ от внедрения системы электронного документооборота (КЭДО) связан с рядом негативных последствий для компаний: прямыми финансовыми затратами на бумажный архив, снижением операционной эффективности из-за задержек в работе с документами, ошибками при обработке данных, а также юридическими рисками несоблюдение требований ТК РФ. Кроме того, это ограничивает возможности для гибкой организации труда удаленных сотрудников.
Внедрение КЭДО решает эти задачи за счет автоматизации и оптимизации кадровых процессов.
Как организовать переход на КЭДО
Переход на электронный документооборот требует системного подхода:
- Принятие решения и назначение ответственных. Руководство должно утвердить переход на КЭДО и назначить ответственных за проект.
- Разработка и утверждение локальных нормативных актов. Ключевой документ — «Положение о КЭДО», которое регламентирует процессы и придает электронным документам юридическую силу внутри компании.
- Выбор технологической платформы. Решение должно быть надежным, юридически значимым и удобным для всех участников процесса.
- Сбор согласий сотрудников. Проводится информирование персонала о переходе на КЭДО и сбор подписанных соглашений.
- Внедрение и настройка. Интеграция сервиса КЭДО, настройка шаблонов документов и маршрутов согласования.
- Обучение пользователей. Инструктаж кадровых специалистов и сотрудников по работе с новым электронным кабинетом.
- Поэтапный запуск. Начать можно с одного-двух процессов, а затем постепенно подключать остальные.
Оптимальное решение для перехода: 1С:Кабинет сотрудника
Когда технологической основой становится «1С:Кабинет сотрудника», процесс внедрения проходит без сложностей. Это готовое решение, которое закрывает все этапы перехода.
Почему «1С:Кабинет сотрудника» — оптимальный выбор?
- Единая экосистема 1С. Сервис встроен в программы 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия и другие. Обработка, подписание и отправка документов происходят в интерфейсе, который ваши специалисты уже знают.
- Легитимность и юридическая сила. Система обеспечивает полное соответствие законодательству. Документы подписываются:
- Работодателем — Усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
- Сотрудником — Усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), которую он получает бесплатно прямо в личном кабинете.
- Мгновенная экономия. Вы экономите на бумаге, картриджах и почтовых расходах, а главное — оптимизируете рабочее время сотрудников.
Возможности сервиса:
- Полный цикл работы с документами:
- Приказы из 1С. Отправляйте приказы (о приеме, отпуске, увольнении) на подпись в один клик из печатной формы.
- Шаблоны документов. Используйте трудовые договоры и другие шаблоны, загружая их в систему.
- Любые PDF-документы. Отправляйте на подпись любой документ в формате PDF/A.
2. Автоматизация рутины:
- Электронные заявления. Сотрудники подают заявления онлайн, а данные из них автоматически загружаются в 1С.
- Расчетные листки. Исполняйте ст. 136 ТК РФ, рассылая листки в электронном виде. Факт и дата ознакомления фиксируются системой.
3. Удобство для сотрудников:
- Доступ к личному кабинету с любого устройства, через браузер или мобильное приложение.
- Подача заявлений и подписание документов в любое время, из любой точки мира.
Новые возможности
Последние обновления сделали сервис более функциональным и гибким:
- Дистанционный прием на работу. Кандидат может дистанционно заполнить анкету для оформления и получить доступ к Кабинету до выхода на работу.
- Гибкие маршруты согласования. Возможность создавать маршруты согласования заявлений без согласующих (0 шагов) или назначать согласующих по должности, а не только по конкретному сотруднику.
- Упрощенное подключение к КЭДО:
- Подписание согласия на КЭДО с помощью приложения «Госключ» (УКЭП).
- Альтернативный вариант — загрузка скана подписанного бумажного согласия.
- Расширенные возможности для отпусков:
- Оптимизирован процесс подачи пожеланий в график отпусков.
- Подача заявлений на учебные, (оплачиваемые и неоплачиваемые) отпуски.
- Руководитель может формировать пожелания по отпускам для своих подчиненных.
- Новый раздел «Охрана труда» (для 1С:ЗУП КОРП). Сотрудники могут отслеживать информацию о медосмотрах, вредных факторах, классе условий труда на своем рабочем месте.
- Отпуск по уходу за ребенком. Реализована возможность подачи полного комплекта заявлений, связанных с этим отпуском и назначением пособий.
Тарифы
«1С:Кабинет сотрудника» предлагает гибкую тарифную сетку, которая позволяет выбрать пакет в зависимости от численности сотрудников. Доступна бесплатная пробная версия на 45 дней.
Примеры тарифов (при оплате за год):
«1С:Кабинет сотрудника 10» — 280 руб./мес.
«1С:Кабинет сотрудника 25» — 700 руб./мес.
«1С:Кабинет сотрудника 50» — 1 400 руб./мес.
«1С:Кабинет сотрудника 100» — 2 800 руб./мес.
И далее до 5000 сотрудников.
Тарифы суммируются: например, купив пакеты на 10 и 25 сотрудников, вы получите 35 доступов.
*Стоимость сервиса актуальна на момент публикации материала.
Как подключить
Обратитесь к своему партнеру фирмы 1С: он ответит на все вопросы и поможет подключить сервис. Если у вас еще нет обслуживающего партнера, пишите в комментариях свой город (область) и отрасль бизнеса, а мы подберем для вас партнера с нужным опытом.