Планирование деловых поездок — задача, требующая значительных усилий. Часто командированные работники, кадровые специалисты и финансовые отделы сталкиваются с трудностями при подготовке документов.
Современные автоматизированные системы организации командировок устраняют большинство сложностей, сокращая время оформления в разы. В этом материале мы развенчаем распространённые заблуждения о служебных поездках и покажем, как платформа OneTwoTrip for Business оптимизирует процесс.
Планирование поездки отнимает много сил
Согласования, расчёт авансов, закупка билетов и проживания вовлекают множество людей и требуют временных затрат.
OneTwoTrip for Business преобразует этот процесс. Доступ к системе может быть предоставлен либо уполномоченному координатору по поездкам, либо всем сотрудникам в крупных организациях.
В первом варианте ответственный специалист формирует заявки без делегирования прав, управляя всем циклом от подбора до оплаты. Во втором — работники самостоятельно выбирают варианты в рамках корпоративных правил, а администратор контролирует бюджет и документацию.
Планировать поездки можно оперативно через мобильное приложение, где доступны:
- Бронирование авиарейсов
- Выбор гостиниц и ж/д транспорта
- Указание участников поездки из корпоративной базы
- Оплата картой, с корпоративного счёта либо постоплатой
- Загрузка электронных билетов и финансовых документов
- 24/7 поддержка через онлайн-чат
Избыток документации
Подготовка авансовых отчётов часто осложняется утерей или несвоевременной подачей подтверждающих бумаг сотрудниками, создавая проблемы для бухгалтерии.
OneTwoTrip предлагает бесплатную интеграцию с системой 1С, экономящую время на учёт командировочных расходов.
Для получения оригиналов используется электронный документооборот (ЭДО), который ускоряет предоставление документов и оптимизирует процессы.
Длительность оформления
Стандартная организация командировок предполагает многоступенчатый процесс. Инструменты «Согласование» и настройка корпоративных правил в OneTwoTrip значительно ускоряют процедуру.
Функция «Согласование» позволяет сотрудникам самостоятельно подбирать варианты в рамках политики компании и отправлять их на утверждение уполномоченным лицам. Ответственные лица получают уведомления с деталями заявки для одобрения или отклонения.
Тревел-политика автоматически ограничивает выбор сотрудников установленными параметрами перед отправкой на проверку.
Оформление занимает до двух минут с возможностью мгновенной оплаты через корпоративные счета или банковские карты.
Высокая стоимость деловых поездок
Расходы на транспорт и проживание составляют значительную часть бюджета, особенно при срочных командировках.
OneTwoTrip помогает сокращать затраты до 30% благодаря:
- Доступу к 800 авиаперевозчикам и железнодорожным рейсам, а также 2 млн вариантов размещения для оптимального выбора
- Бонусной программе, позволяющей использовать накопленные баллы для последующих заказов
- Специальным групповым тарифам от отелей и авиакомпаний для корпоративных клиентов