В соответствии со статьёй 168 ТК РФ, работодатель обязан компенсировать затраты на транспорт при служебных поездках. Командировкой считается выполнение рабочих задач вне основного места работы. Если трудовая деятельность изначально предполагает регулярные перемещения, такие поездки не считаются командировочными.
Разберём ключевые аспекты обязательного возмещения транспортных издержек и правильные процедуры их оформления.
Транспортные затраты, подлежащие возмещению
Работодатель обязан покрыть стоимость проезда к месту назначения и обратно. К возмещаемым видам транспорта относятся:
- Авиаперелёты (эконом-класс);
- Железнодорожный транспорт (купейные места в скорых поездах, метро);
- Автобусы и иной автомобильный транспорт (кроме такси);
- Водные перевозки (каюты V категории морских судов, III класса речных судов, I класса на паромах).
Согласно Положению о командировках, дополнительно компенсируется проезд до аэропортов, вокзалов или пристаней, расположенных за городской чертой.
Возмещаются также внутригородские поездки на общественном транспорте, необходимые для выполнения служебных поручений (например, перемещения от места проживания к месту встречи). Использование такси подлежит компенсации только при предварительном согласовании.
Порядок возмещения транспортных расходов
Оплата проезда осуществляется через авансовые выплаты перед командировкой.
После возвращения сотрудник обязан в трёхдневный срок предоставить авансовый отчёт с перечнем расходов. К отчёту прикладываются оригиналы проездных документов, билетов и квитанций.
Подтверждённые документально расходы возмещаются в полном объёме без удержания НДФЛ. При отсутствии подтверждающих бумаг компенсация рассчитывается по минимальным тарифам.
При использовании личного автомобиля возмещаются затраты на топливо и техобслуживание при наличии подтверждающих чеков.
Для зарубежных командировок дополнительно компенсируются расходы на визы, медстраховки и обязательные сборы.