Многие работодатели откладывают внедрение ЭДО из-за опасений, что переход потребует полной перестройки процессов и негативно скажется на работе компании. На практике законодательство не запрещает одновременно вести бумажный и электронный документооборот. Рассказываем, как это организовать.
Ключевые тезисы
- Закон позволяет вести кадровый документооборот параллельно в двух форматах — на бумаге и в электронном виде.
- Перейти на электронные документы можно только при наличии письменного согласия сотрудника. После согласия отказаться от ЭДО уже нельзя.
- Некоторые документы нельзя перевести в электронный формат: приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, документы по охране труда.
- Работодатель самостоятельно определяет, какие документы переводить в ЭДО и когда запускать переход.
Зачем бизнесу переходить на ЭДО
Кадровый электронный документооборот позволяет формировать и подписывать документы удаленно без бумажных копий. Несмотря на необязательность, все больше работодателей выбирают ЭДО добровольно — по ряду причин:
- Скорость работы. Документы можно направить на подпись и получить обратно практически мгновенно — без длительной пересылки.
- Снижение затрат. Уменьшаются расходы на доставку, печать и оформление.
- Контроль и прозрачность. Все действия с документами фиксируются, а вероятность несанкционированных изменений сводится к минимуму.
- Меньше ручного труда. Кадровые сотрудники освобождаются от рутинных задач и повышают эффективность работы.
Электронный или бумажный формат: сравнительная таблица
Важно учитывать, что даже после внедрения ЭДО некоторые документы должны оформляться только на бумаге. К ним относятся:
- приказ об увольнении,
- акт о несчастном случае на производстве,
- документы по охране труда.
Все остальные документы работодатель вправе перевести в электронный формат, но обязательности в стопроцентном переходе нет — компании часто используют смешанный подход.
Как помогает сервис «Подпислон»
Сервис «Подпислон» позволяет организовать кадровый ЭДО с физическими лицами без выпуска КЭП и токена. Подписать документ можно прямо со смартфона без установки приложений — процесс занимает пару минут. Компания при этом получает все преимущества ЭДО и экономит ресурсы на бумажном документообороте.
Смешанный документооборот с одним сотрудником
Если организация внедряет ЭДО, перечень электронных документов фиксируется в локальном нормативном акте. Работодатель определяет, какие документы оформляются электронно, а какие остаются на бумаге.
Для документов, переведённых в электронный формат, бумажная копия допускается только в исключительных случаях — они также должны быть прописаны в локальном акте.
Если сотрудник уже дал письменное согласие на ЭДО, отказаться от него впоследствии он не может. Напротив — работник, который ранее отказался, может позже выразить согласие.
ЭДО и бумага для разных сотрудников
Если сотрудник не дает письменного согласия на ЭДО, кадровые документы обязаны оформляться и предоставляться ему на бумаге. Поэтому в компаниях распространена ситуация, когда часть персонала работает по ЭДО, а часть — в традиционном формате. Закон этого не запрещает.
Переход можно проводить постепенно
Распространенное опасение работодателей — необходимость сразу переводить абсолютно все документы. На практике плавный переход даже предпочтительнее: он позволяет протестировать систему, обучить сотрудников и избежать ошибок.
Для начала можно выбрать самые частотные и простые документы и оценить результат цифровизации.
Как сервис «Подпислон» помогает систематизировать процесс
Через сервис можно подписывать:
- заявления;
- служебные записки;
- NDA;
- согласия на обработку данных.
Документы, подписанные простой электронной подписью, соответствуют требованиям 63-ФЗ и могут предоставляться в суды и надзорные органы — судебная практика подтверждает их юридическую значимость.