Представьте магазин. На полках лежит товар. Часть продается быстро, часть медленно. Если товара слишком мало — покупатели уходят к конкурентам. Если слишком много — деньги заморожены, а товар пылится. Задача логистики запасов — найти золотую середину между "у нас всё есть" и "мы не переплачиваем за хранение".
История из реальной жизни
Компания продает спортивное питание на маркетплейсах. Самая ходовая позиция — протеин со вкусом шоколада. Продается 100 банок в неделю.
Сценарий 1: Мало запасов
Завезли 150 банок. Через 10 дней товар закончился. Пока ждали новую поставку 5 дней — потеряли 70 продаж. Плюс карточка упала в поиске. Восстанавливали позиции две недели.
Сценарий 2: Много запасов
Завезли 800 банок "про запас". Протеин пролежал 8 недель. За это время на Wildberries начислили 12 000 рублей платного хранения. Плюс вышла новая упаковка от производителя, старую пришлось распродавать со скидкой.
Сценарий 3: Правильный запас
Завезли 300 банок. Этого хватило на 3 недели. За неделю до окончания заказали новую партию. Товар всегда в наличии, платное хранение не начисляется, деньги не заморожены.
Вот это и есть логистика запасов — управление количеством товара так, чтобы он был в нужном месте, в нужное время, в нужном объеме.
Простое определение
Логистика запасов — это система планирования, контроля и регулирования количества товаров на складе. Главная задача: обеспечить бесперебойную работу (производство или продажи), потратив минимум денег на закупку, хранение и перемещение товаров.
По сути, это ответы на три вопроса:
Сколько товара держать? Чтобы хватало для продаж, но не было излишков.
Когда заказывать новую партию? Чтобы успеть до того, как товар закончится.
Какими партиями закупать? Чтобы получить хорошую цену от поставщика и не переплачивать за доставку.
Четыре типа запасов, которые нужно знать
Текущий запас
Товар, который продается прямо сейчас. Он лежит на полках или на складе и обеспечивает ежедневные продажи.
Пример: В магазине продается 10 чайников в день. Текущий запас — 50 чайников, которых хватит на 5 дней работы.
Как рассчитать: Средние продажи в день × количество дней до следующей поставки.
Страховой (резервный) запас
Дополнительный товар на случай форс-мажора: задержка поставки, резкий рост спроса, проблемы у поставщика.
Пример: Обычно продается 10 чайников в день, но перед Новым годом может вырасти до 20. Страховой запас — 30 чайников на всякий случай.
Правило: Страховой запас = 20-50% от текущего запаса в зависимости от надежности поставщика.
Сезонный запас
Создается перед периодом высокого спроса: Новый год, 8 марта, начало учебного года, летний сезон.
Пример: Производитель мороженого летом держит в 3-4 раза больше запасов, чем зимой.
Ошибка: Завезти слишком много — после сезона придется распродавать со скидками или списывать.
Транзитный запас
Товар, который уже в пути от поставщика к вам. Формально он ваш (оплачен), но физически еще не на складе.
Пример: Заказали товар в Китае. Он едет 30 дней. Эти 30 дней товар находится в транзитном запасе.
Важно: Учитывать при планировании, чтобы не заказать лишнее.
Главная формула логистики запасов
Оптимальный размер заказа = √(2 × Годовой спрос × Стоимость заказа / Стоимость хранения единицы в год)
Звучит страшно, но работает просто.
Пример расчета:
Годовой спрос: 1200 единиц товара
Стоимость одного заказа (доставка, оформление): 5000 рублей
Стоимость хранения одной единицы в год: 200 рублей
Оптимальный заказ = √(2 × 1200 × 5000 / 200) = √60 000 000 / 200 = √300 000 ≈ 548 единиц
Вывод: выгоднее заказывать по 550 единиц примерно 2 раза в год, чем делать 12 мелких заказов или один огромный.
Три метода управления запасами
Метод 1: Фиксированный размер заказа
Правило: когда запас падает до определенного уровня (точка заказа), автоматически заказываем фиксированную партию.
Когда использовать: Для стабильно продающихся товаров без резких скачков спроса.
Пример: Как только остается 50 единиц товара — заказываем 200 единиц.
Плюсы: Простота, подходит для автоматизации.
Минусы: Не учитывает сезонность и изменения спроса.
Метод 2: Фиксированный интервал заказа
Правило: заказываем товар через равные промежутки времени (каждую неделю, каждый месяц), но объем заказа меняется в зависимости от остатков.
Когда использовать: Когда можно договориться с поставщиком о регулярных поставках.
Пример: Каждый понедельник проверяем остатки. Если осталось 30 единиц, заказываем 170, чтобы довести до 200. Если осталось 80 — заказываем 120.
Плюсы: Гибкость, адаптация под спрос.
Минусы: Нужен постоянный контроль остатков.
Метод 3: Точно в срок (Just-in-Time)
Правило: товар приходит ровно тогда, когда нужен. Минимальные запасы или их полное отсутствие.
Когда использовать: Когда поставщик находится близко, поставки надежные, а площадь склада ограничена.
Пример: Автомобильный завод получает детали от поставщика 3 раза в день, практически не храня их на складе.
Плюсы: Экономия на хранении, свежесть товара.
Минусы: Высокие риски при сбоях у поставщика.
Сколько стоит держать запасы: реальные цифры
Стоимость хранения:
- Аренда склада: 200-800 руб/м² в месяц
- Зарплата персонала: 50 000-80 000 руб/мес на кладовщика
- Коммунальные услуги: 50-150 руб/м² в месяц
- Оборудование (стеллажи): 5000-15 000 руб за паллетоместо
- Страхование: 0,5-2% от стоимости товара в год
Стоимость заморозки капитала:
Если вы купили товара на 500 000 рублей, а он лежит 3 месяца — вы теряете возможность использовать эти деньги для других закупок или инвестиций.
Стоимость дефицита:
Закончился товар — потеряли продажи. В среднем один день без товара на маркетплейсе = потеря 3-5% месячной выручки по этой позиции.
Инструменты для управления запасами
Для малого бизнеса (до 50 позиций):
- Google Таблицы с формулами расчета остатков
- Excel с макросами автоматического расчета точки заказа
- Личный кабинет маркетплейса (встроенная аналитика)
Для среднего бизнеса (50-500 позиций):
- МойСклад — облачная система учета
- Класс365 — управление запасами и продажами
- 1С:Управление торговлей
Для крупного бизнеса (500+ позиций):
- SAP — комплексная система управления предприятием
- Oracle SCM — управление цепочками поставок
- Microsoft Dynamics — ERP-система
Пять ошибок в управлении запасами
Ошибка 1: Закупка "на глазок"
Владелец магазина: "Кажется, надо довезти товара". Результат: то затоваривание, то дефицит.
Решение: Ведите статистику продаж, считайте среднюю скорость продаж за последние 30-90 дней.
Ошибка 2: Игнорирование сезонности
Купальники закупили в феврале, а продавать начали в мае. Деньги заморожены 3 месяца.
Решение: Составьте сезонный календарь для каждой категории товаров.
Ошибка 3: Работа с одним поставщиком
Поставщик задержал поставку на неделю — продажи встали.
Решение: Найдите 2-3 альтернативных поставщика для критически важных товаров.
Ошибка 4: Нет страхового запаса
Работаете "на нуле". Малейший сбой — и товара нет.
Решение: Держите страховой запас 20-30% от текущего.
Ошибка 5: Не списываете неликвид
Товар лежит год, но вы надеетесь, что продастся. Место занято, деньги заморожены.
Решение: Раз в квартал анализируйте остатки. Что не продалось за 3-6 месяцев — на распродажу или списание.
Как начать управлять запасами сегодня
Шаг 1 (сегодня): Посчитайте, сколько каждого товара продали за последние 30 дней.
Шаг 2 (сегодня): Разделите на 30 — получите среднюю скорость продаж в день.
Шаг 3 (завтра): Узнайте у поставщика точный срок поставки для каждой позиции.
Шаг 4 (завтра): Рассчитайте точку заказа: скорость продаж × (срок поставки + страховой запас).
Шаг 5 (послезавтра): Настройте уведомления в таблице или программе учета: когда остаток падает до точки заказа — пора заказывать.
Шаг 6 (через неделю): Проверьте, сработала ли система. Корректируйте по мере необходимости.
Итог
Логистика запасов — это не сложная наука, а здравый смысл плюс математика. Суть проста: держите столько товара, сколько продадите до следующей поставки, плюс немного на всякий случай.
Считайте цифры, а не гадайте. Автоматизируйте рутину. Анализируйте ошибки. И помните: идеального запаса не существует. Ваша задача — найти работающий баланс между "товар всегда есть" и "не переплачиваем за хранение".
Начните с малого: одна таблица, пять ключевых товаров, простой расчет. Через месяц увидите результат. Через три месяца это войдет в привычку. А через полгода управление запасами станет вашим конкурентным преимуществом.