Пример организации электронного документооборота по пожарной безопасности

Пример организации электронного документооборота по пожарной безопасности

Если Вы хотите ввести электронный документооборот пожарной безопасности, но не знаете с чего начать, то мы расскажем Вам как это можно организовать.

Описание

Шаг № 1

Руководителю предприятия необходимо издать Приказ о введении электронного документооборота для обеспечения пожарной безопасности.

Приказ (решение)

В компании ООО «ПРИМЕР» (ИНН 12345678) в целях обеспечения пожарной безопасности эксплуатационную документацию вести при помощи электронной системы « _____ (название)» на web-портале.

При этом признается равная юридическая сила для Журналов эксплуатации систем противопожарной защиты, журналов регистрации извещений, актов испытаний и проверки работоспособности, протоколов, и других документов, которые формируются в электронной Системе « _____ (название)» на web-портале с документом, составленным на бумажном носителе, что порождает аналогичные права и обязанности.

Основание: п. 17.1 постановления Правительства РФ от 16 сентября 2020 г. № 1479 «Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации».

Шаг № 2

В договор с подрядчиками, которые обслуживают у Вас огнетушители, пожарную сигнализацию и другие системы противопожарной защиты, включить требование о необходимости ведения производственных журналов и фиксирования результатов работ в электронном виде.

В договоре важно отразить следующее:

В ходе оказания услуг исполнитель ведет и предоставляет заказчику следующую документацию:

1. Акты первичного обследования, акты проверки работоспособности, акты комплексных испытаний, журнал эксплуатации систем противопожарной защиты, журнал регистрации извещений, журнал учета технических средств, регламент технического обслуживания, график замены оборудования с истекшим сроком службы. Документы должны формироваться с использованием электронного документооборота.
2. Требования к фиксации результатов выполнения работ: При выполнении работ, Подрядчик фиксирует результаты работ в электронном журнале эксплуатации систем противопожарной защиты, которые формируются в электронной системе «_____ (название)» на web-портале.
3. Подрядчик самостоятельно обеспечивает обучение своих сотрудников по работе в электронной системе «_____ (название)».

При выполнении всего 2-х шагов Вы получаете:

1. ПОРЯДОК В ОТЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТАХ. К визиту пожарного инспектора будете готовы.
2. КОНТРОЛЬ И БЕЗОПАСНОСТЬ.
3. ЭКОНОМИЯ ВРЕМЕНИ И РЕСУРСОВ.

Как это поможет руководителю на объекте

1. Руководитель отвечает за пожарную безопасность, но не имеет инструмента для постоянного мониторинга.
2. Руководитель, это специалист в своей отрасли, это врач, учитель, юрист, инженер, но это не специалист в области пожарной безопасности.
3. Ручная обработка документации занимает месяцы.
4. Упущенные риски из-за человеческого фактора.

Экономический и практический эффект

1. Снижение времени на аудит и подготовку отчетности, к проверке инспектора МЧС.
2. Сокращение затрат на ручной труд.
3. Содержание в порядке документации – это признак добросовестности.
4. Сокращение времени обработки данных в десятки раз.
5. Снижение вероятности человеческого фактора.
6. Предотвращение инцидентов.
7. Снижение вероятности потери бизнеса от пожара.