Здравствуйте, мои дорогие! С вами снова я, Оксана Павловна. Сегодня поговорим о том, что рано или поздно случается в жизни каждой уважающей себя базы 1С — о «генеральной уборке». Имя ей — Свертка базы.
Представьте: ваша программа 1С — это как шкаф с документами. Сначала всё лежит аккуратно, но через год-два активной работы он забит под завязку, и чтобы найти одну единственную накладную, приходится перерыть всё. А скорость работы... Нажимаешь кнопку — идёшь чайку попить, пока отчет строится. Знакомо? Вот именно для таких случаев у разработчиков 1С припасен специальный инструмент!
Зачем это нужно? Или почему программа «задумалась»?
Причин две, и обе веские:
- Программа начинает «тормозить». Когда операций накопилось огромное количество, 1С, как и мы после сытного обеда, становится менее расторопной.
- В базе «творческий беспорядок». Особенно это оценит новый сотрудник, который пришел на место уволившегося коллеги и с ужасом смотрит на ворох неразберихи, оставленный предшественником.
Свертка базы — это как взять и аккуратно сложить в отдельную коробку все старые вещи из шкафа, оставив внутри только самое нужное и текущее. Точнее, она «обрезает» данные, вводя остатки на выбранную вами дату, а все документы ДО этой даты безвозвратно удаляет.
Главное правило: Семь раз подумай — один раз сверни!
Коллеги, запомните, как «Отче наш»: процесс свертки — необратим! Это как отрезанная пуговица — пришить обратно не получится.
Поэтому ПЕРВОЕ и САМОЕ ВАЖНОЕ ДЕЙСТВИЕ перед тем, как нажать заветную кнопку — сделать резервную копию базы!. Я всегда советую не просто сделать копию, но и продублировать базу в списке информационных баз 1С, подписав её «до свертки». Это ваш страховой полис! Мало ли, вдруг через месяц вам понадобится заглянуть в старый-престарый договор?
Как пройти этот путь? По шагам с Оксаной Павловной
Находится этот инструмент в разделе «Администрирование» среди сервисов. Дальше — дело техники и внимательности.
- Создание резервной копии. Сама программа любезно предложит это сделать. Не отказывайтесь! Если копия уже есть, можно галочку снять. Программа на время перезапустится — не пугайтесь.
Настройка свертки. Тут нужно выбрать дату, по которую будем «подчищать». Важный момент — свертку можно сделать ТОЛЬКО на конец квартала, полугодия или года. Не абы когда вздумается! Тут же можно установить дату, раньше которой данные нельзя будет изменять (очень полезная опция), и выбрать организацию, если у вас их несколько в одной базе.
Формирование остатков. Здесь мы решаем, какие именно «внутренние списки» программы (регистры) мы будем сворачивать, а какие — нет. Некоторые и вовсе можно просто очистить.
Проверка документов «Операции, введенные вручную». Это наш последний шанс всё проверить и, если что, подкорректировать.
Удаление старых документов. Перед самым главным программа сформирует Оборотно-сальдовую ведомость для итоговой проверки. Внимательно смотрим на остатки! Настроить отображение данных можно как угодно: и по бухучету, и по налоговому.
Последнее предупреждение. 1С, как хороший доктор, еще раз спросит: «Вы точно готовы к операции?». И только после вашего твердого «Да» начнется сам процесс.
Когда всё завершится, вас ждет приятное сообщение об успешной свертке.
Что делать после «уборки»?
Сама программа вам подскажет: нужно удалить все объекты, помеченные на удаление, которые остались с далеких времен. Некоторые документы удалить не получится — не пугайтесь, они понадобились для формирования ввода остатков.
Сам ввод остатков можно посмотреть в «Журнале операций» или в документах «Операции, введенные вручную». Их дата, как правило, — это последний день года, предшествующего дате свертки.
Остатки после всей этой глобальной процедуры лучше перепроверить всё той же Оборотно-сальдовой ведомостью, установив период на 1 января того года, который вы выбрали для свертки.
Вот и всё, мои хорошие! Теперь ваша база должна «взлететь», как оладьи на масле.
Помните, свертка — это мощный инструмент. Он не для ежедневного использования, а для капитального наведения порядка. Используйте его с умом, всегда делайте бэкап, и тогда ваша 1С будет работать быстрее, а нервы будут целее.
С вами была Оксана Павловна. Пусть ваши базы данных будут быстрыми, а остатки всегда сходятся!