Деньги в подотчет: пять мифов, которые мешают жить бухгалтеру. 😊

Здравствуйте, мои дорогие коллеги! С вами снова я, Оксана Павловна. Давайте сегодня поговорим на тему, которая вызывает больше споров, чем выбор места для корпоратива — о деньгах в подотчет!

Уверена, вы не раз слышали в коридорах: «Да я не могу ему выдать, у него же прошлый аванс не закрыт!» или «Где товарный чек? Один кассовый — не примем!». А знаете что? Часто мы сами создаем себе лишнюю работу, веря в бухгалтерские мифы. Давайте развеем топ-5 самых популярных заблуждений, чтобы работать стало проще, а нервы — целее.

Заблуждение 1. Нельзя выдать деньги исполнителю по ГПД.

Миф: Подотчетные деньги — это эксклюзив для штатных сотрудников, а все остальные пусть идут своей дорогой.

Правда от Оксаны Павловны: Можно, родные мои, можно! Исполнителю по гражданско-правовому договору (ГПД) тоже можно выдать деньги под отчет. Для этого всего-то и нужно, чтобы у вас была оформлена заявка или решение о командировке. А самый правильный шаг — прописать этот четкий порядок в учетной политике. И никакой самодеятельности!

Заблуждение 2. Пока не закрыт старый аванс — новый не получишь.

Миф: Сотрудник с непогашенным авансом — как должник в библиотеке, пока не сдал одну книгу, новую не возьмет.

Правда от Оксаны Павловны: Это не так! Если срок сдачи отчета по предыдущему авансу еще не подошел к концу, вы смело можете выдать следующий. Закон не запрещает! Но вот тут внимание, мой вам совет — не позволяйте этим авансам накапливаться в долгую задолженность. Иначе этот «снежный ком» может превратиться в доначисление страховых взносов и НДФЛ. А нам это надо?

Заблуждение 3. Товарный чек без кассового — просто бумажка.

Миф: Нет кассового чека — и товарный можно смело выкидывать в мусорную корзину.

Правда от Оксаны Павловны: А вот и нет! Вспомните, ведь есть предприниматели, которых закон освободил от использования онлайн-касс. Например, ИП на патенте или те, кто трудится в труднодоступных местах. Так вот, они вместо кассового чека могут выдать вам либо Бланк строгой отчетности (БСО), либо тот самый товарный чек. И он будет совершенно законным подтверждением расхода!

Заблуждение 4. Авансовый отчет (форма 0504505) канул в Лету.

Миф: Эту форму давно отменили, и все про это знают.

Правда от Оксаны Павловны: Ничего подобного! Эта форма жива-здорова и прекрасно себя чувствует. Её нужно оформлять в определенных случаях, например, при компенсациях, закупках, уплате госпошлины — то есть тогда, когда для выдачи средств не применялись другие стандартные документы. Заполняют его два главных героя: сам подотчетник и, конечно же, бухгалтер.

Заблуждение 5. Кассовый чек без товарного — неполноценный.

Миф: Всегда нужны оба чека, иначе расход не подтвердить.

Правда от Оксаны Павловны: Устарело, мои хорошие! Современный кассовый чек, который содержит все обязательные реквизиты (наименование товара, количество, сумму), — это полноценный и самодостаточный документ. Если в нем есть все эти данные, то товарный чек — просто лишняя бумажка, которая дублирует информацию. Зачем нам лишняя макулатура?

Мудрые советы от Оксаны Павловны на посошок

Чтобы спать спокойно и не видеть во снах проверяющих, запомните три простых правила:

1. Всегда оформляйте документы. Любой факт хозяйственной жизни должен быть закреплен своим учетным документом.
2. Следите за сроками. Не допускайте, чтобы задолженность по подотчету превращалась в многолетний долг .
3. Прописывайте всё в Учетной политике. Это ваша главная конституция, которая спасет в спорной ситуации.

Работайте с умом, а не по слухам! И тогда подотчетные деньги будут вызывать у вас только приятное оживление, а не нервную дрожь.

С вами была Оксана Павловна. Пусть ваши авансовые отчеты сходятся с первого раза, а чеки всегда будут с правильными реквизитами!