Слияние документов в Word: автоматическая генерация грамот, писем и шаблонов за 3 клика. Научитесь использовать функцию «Слияние» в Word для массовой печати грамот, писем и табелей: подключение Excel, вставка переменных, настройка шаблона и предварительный просмотр.
Слияние документов в Word: создаём сотни грамот и писем в 3 клика. ЧАСТЬ 1
Слияние документов в Word: фильтры, условные поля и автоматизация через макросы. ЧАСТЬ 2
📌 Введение
Вам приходилось вручную копировать один и тот же документ 50 раз, чтобы вставить туда разные ФИО?
📄 Печатаете грамоты?
📨 Отправляете шаблонные письма?
📊 Делаете табели с разными данными?
⛔ Тогда вы просто теряете часы впустую
Word умеет делать это сам — и это называется слияние документов. В этой статье разберём пошагово, как:
- создать шаблон с переменными;
- подключить Excel;
- вставить ФИО, дату, возраст, любую переменную;
- нажать 2 кнопки — и получить пачку готовых документов.
📂 Что такое слияние в Word?
Слияние — это процесс, когда один шаблонный документ Word соединяется с таблицей Excel, и на выходе вы получаете столько документов, сколько строк в таблице.
🔧 Из одного шаблона Word
📋 + Таблица с ФИО, датами, должностями
🖨 = Автоматическая генерация всех документов
Примеры, где это нужно:
📋 Что понадобится
- Word-документ, в котором есть шаблон с переменными
- Excel-таблица, в которой — список значений
Структура Excel:
🛠 Как начать слияние пошагово
1. Откройте Word
Создайте шаблон, например:
"Настоящая грамота вручается ИМЯ ФАМИЛИЯ, возраст ВОЗРАСТ, за участие в Олимпиаде от ДАТА."
2. Вкладка «Рассылки»
Нажмите Выбрать получателей → Использовать существующий список
Выберите Excel-файл → Лист → OK
🧷 Как вставлять переменные
В нужные места шаблона вставьте переменные:
- Нажмите Вставить поле слияния
- Выберите Фамилия, нажмите
- Поставьте пробел
- Затем Имя
Повторите для всех нужных данных: возраст, дата, должность.
🧪 Пример макета документа:
Грамота
Вручается Фамилия Имя
Возраст: Возраст
Дата мероприятия: Дата
👁 Просмотр результата
Нажмите кнопку Просмотр результатов. Стрелками вправо/влево листайте шаблоны — Word подставляет строки из таблицы.
🖨 Печать и экспорт
Если всё готово:
- Нажмите Завершить и объединить
- Выберите Печать документов
или - Отправить в Word для редактирования
→ получите отдельные страницы с подставленными данными.
🧱 Частые ошибки и как их избежать
🔄 Как перезапустить слияние
Если вы обновили Excel, и поля не подтянулись:
- В Word нажмите: Выбрать получателей → Использовать существующий список
- Заново выберите Excel
- Слияние обновится — данные подгрузятся
✨ Пример: создаём грамоты на 30 учеников
- Excel: заносим Фамилия, Имя, Класс, Дата
- Word: шаблон грамоты с переменными
- Слияние → вставка полей → просмотр
- Завершить и объединить → Печать
🎉 Получаем 30 грамот за 5 минут — а не 3 часа
📣 Подписка и вопросы
Если ты хочешь больше таких инструкций — подпишись на канал Макрос решает. Задай вопрос в комментариях: какие шаблоны ты создаёшь чаще всего?
⏭ Что будет в ЧАСТИ 2?
– Условные поля (если / иначе)
– Автоматическое добавление таблиц
– Слияние по фильтру
– Сохранение документов по шаблону
– Макросы VBA для массовой генерации
Слияние документов в Word: создаём сотни грамот и писем в 3 клика. ЧАСТЬ 1
Слияние документов в Word: фильтры, условные поля и автоматизация через макросы. ЧАСТЬ 2