Пошаговый план перехода на новую систему учёта: как сделать это без стресса

👋 Здравствуйте!

Смена учётной системы — важный шаг для развития компании. Чтобы переход прошёл гладко, мы подготовили чёткий план действий. Следуйте ему — и избежите типичных ошибок.

Шаг 1. Подготовительный этап: анализ и выбор

• Оцените текущую систему: какие задачи она не решает? Какие проблемы возникают регулярно?
• Определите цели перехода: ускорение отчётности, интеграция с банками, снижение ошибок и т. д.
• Выберите новую систему: сравните варианты по критериям:
• совместимость с вашей налоговой системой;
• наличие нужных модулей (кадры, склад, ЭДО);
• стоимость лицензий и поддержки;
• отзывы пользователей.
• Составьте бюджет перехода: включите затраты на ПО, обучение, услуги интеграторов.

Шаг 2. Подготовка команды

• Назначьте ответственного за проект (например, главного бухгалтера).
• Сформируйте рабочую группу: учётные работники + IT‑специалист (если есть).
• Организуйте обучение:
• проведите вводный вебинар по новой системе;
• выделите время на практику (тестовые операции);
• подготовьте инструкции для каждого пользователя.

Совет: запишите скринкасты с ключевыми операциями — сотрудники смогут пересматривать их при необходимости.

Шаг 3. Перенос данных

• Сделайте резервную копию текущей базы (на случай ошибок).
• Очистите данные: удалите дубли, исправьте некорректные записи.
• Определите объём переноса:
• остатки по счетам;
• данные о контрагентах;
• кадровые сведения (если в системе есть кадровый учёт);
• история операций за последний год.
• Протестируйте импорт: загрузите часть данных в тестовую версию новой системы, проверьте корректность.

Шаг 4. Настройка новой системы

• Внесите учётную политику компании (план счетов, налоговые ставки).
• Настройте шаблоны документов (акты, накладные, счета).
• Интегрируйте с банками и маркетплейсами (если требуется).
• Определите права доступа для сотрудников (например, «бухгалтер» — полный доступ, «менеджер» — только просмотр).

Шаг 5. Тестовый период

• Запустите систему в режиме параллельного учёта (1–2 месяца):
• ведите операции в старой и новой системах;
• сверяйте итоги ежедневно.
• Соберите обратную связь от пользователей: что неудобно? Какие функции не хватает?
• Внесите корректировки в настройки.

Шаг 6. Переход на полную эксплуатацию

• Отключите старую систему (после подтверждения корректности данных в новой).
• Проведите финальное обучение с разбором сложных кейсов.
• Назначьте ответственного за поддержку (внутренний специалист или аутсорсер).

Шаг 7. Контроль и оптимизация

Первые 3 месяца уделяйте особое внимание:

• скорости закрытия отчётных периодов;
• количеству ошибок при вводе данных;
• времени, затрачиваемому на рутинные операции.

При выявлении проблем:

• пересмотрите настройки;
• дополните инструкции;
• организуйте дополнительные тренинги.

Типичные ошибки при переходе

• Спешка: попытка запустить систему без тестирования.
• Недостаточное обучение: сотрудники не понимают, как работать с новым интерфейсом.
• Неполный перенос данных: потеря истории операций.
• Отсутствие резервного копирования: риск потери информации.

Почему важно делать всё поэтапно?

• снижается стресс для команды;
• минимизируются ошибки в отчётности;
• сохраняется непрерывность бизнес‑процессов;
• вы получаете систему, адаптированную под ваши задачи.

💡 Совет от «Бюро Финансов»:
Если нет внутренних ресурсов для перехода, доверьте проект нам. Мы:

• проведём аудит текущей системы;
• подберём ПО под ваши цели;
• настроим интеграцию;
• обучим сотрудников;
• сопроводим переход.

💬 Пишите в комментарии или личные сообщения — обсудим ваш случай и составим индивидуальный план!