Добрый день! Работа закупщика, менеджера по снабжению или тендерного специалиста связана не только с поиском выгодных цен и надежных поставщиков, но и с проверкой качества и безопасности закупаемой продукции. Подтверждением соответствия товаров обязательным требованиям законодательства являются разрешительные документы: сертификаты соответствия (СС) и декларации о соответствии (ДС).
Игнорирование проверки этих документов несет серьезные риски: от штрафов и конфискации товара до уголовной ответственности за реализацию некачественной или опасной продукции. В рамках государственных закупок (44-ФЗ и 223-ФЗ) наличие действующих и легитимных документов - обязательное требование.
Эта статья - пошаговое руководство, которое поможет вам быстро найти и проверить необходимые сертификаты и декларации.
Где искать сертификаты в первую очередь (официальные источники)
Главный и единственный достоверный источник информации о легитимности документов - это официальный реестр. Все остальные копии, печати и заверения поставщиков являются лишь подтверждением факта регистрации в этом реестре.
Ваша цель №1: Единый реестр сертификатов и деклараций Росаккредитации (ФГИС ФСА). Сайт: fsa.gov.ru.
Это государственная база, куда в обязательном порядке вносятся все выданные документы. Если сертификата нет здесь - его не существует для проверяющих органов.
Как искать:
1. Зайдите на сайт fsa.gov.ru.
2. Выберите раздел "Реестры" → "Реестр сертификатов и деклараций".
3. У вас есть три основных варианта поиска:
- По номеру документа: Это самый надежный способ. Если поставщик предоставил вам копию документа, найдите его регистрационный номер (например, ЕАЭС N RU Д-RU.АЯ46.В.12345/21) и вбейте его в строку поиска в соответствующем реестре (реестр деклараций или реестр сертификатов).
- По данным заявителя/изготовителя: Если номера нет, можно попробовать найти документы по ИНН или названию компании, на которую оформлен документ. Это может выдать много результатов, поэтому поиск нужно сужать.
- По наименованию продукции/коду ТН ВЭД: Введите название (например: "Детские игрушки деревянные")
Что проверять в выдаче:
- Статус: "Действует" (не "приостановлен", "аннулирован");
- Наименование продукции - совпадает с вашей закупкой;
- Заявитель - совпадает с поставщиком или производителем;
- Срок действия - не истек.
Важно! Если документа нет в реестре - это стоп-сигнал. Значит, вам предлагают подделку или товар нелегален. Дальнейшие действия - только отказ от сделки.
Ищем у продавца или производителя (Прямой запрос)
Даже если документ есть в реестре - вам нужны копии для включения в закупочное дело. Ваша задача - грамотно их запросить.
Что требовать:
- Копию сертификата/декларации соответствия (заверенную печатью и подписью при возможности).
- Регистрационный номер документа.
- Протоколы испытаний (желательно, это доказывает, что товар именно тот, что проверяли).
Где искать на сайте производителя/поставщика:
Часто документы находятся в открытом доступе, что говорит о добросовестности компании.
- Разделы "Сертификаты", "Документация", "Качество".
- В карточке конкретного товара (ищите вкладки "Документы", "Сертификаты", "Характеристики").
- На страницах, посвященных брендам или определенным коллекциям продукции.
Если на сайте нет документов - задайте вопрос через форму обратной связи:
"Направьте, пожалуйста, копии сертификатов/деклараций на продукцию (указать артикулы), зарегистрированных в ФГИС ФСА. Номера документов для проверки обязательны".
Ищем на маркетплейсах (OZON, Wildberries, Яндекс Маркет)
Закупки через маркетплейсы - это удобно, но и здесь нужно проявлять бдительность.
Где в карточке товара размещают документы:
- Wildberries: Промотайте карточку товара до блока "О товаре". Ищите вкладку "Сертификаты" или "Документы". Часто она скрыта, нужно нажать на плюсик.
- OZON: В карточке товара найдите блок "Характеристики". Сертификаты часто размещаются там же или в отдельной вкладке "Документы".
- Яндекс Маркет: В разделе "Все о товаре" может быть подраздел "Сертификаты и декларации".
Важно: На маркетплейсах бывают ошибки:
- Указан номер старого сертификата;
- Загружен не тот документ (например, на другую модель);
- Документ есть в карточке, но не зарегистрирован в реестре.
Даже если документ есть в карточке, обязательно проверьте его номер в реестре fsa.gov.ru.
Что делать, если в карточке нет документов:
- Напишите в поддержку маркетплейса: Уточните, где взять документ.
- Напишите продавцу (через чат): Это более эффективный путь. Запросите номер или копию документа.
Что делать, если сертификат нигде не найден
Если вы прошли все предыдущие шаги и документа нет - пора действовать решительно.
Ваш алгоритм:
- Официально запросите документы у поставщика (письмо/эл. письмо с входящим номером).
- Дайте срок - 3 рабочих дня.
- Если не предоставили - отклоните заявку (по 44-ФЗ: несоответствие требованиям документации).
- Если прислали - проверьте номер в реестре. Если нет записи - запросите объяснение в письменной форме.
- При отсутствии подтверждения - ищите другого поставщика.
Помните: Закупка несертифицированной продукции перекладывает всю ответственность за ее безопасность на вашу организацию. Вам это нужно?
Чек-лист закупщика: 5 шагов поиска и проверки
Распечатайте и используйте эту шпаргалку для каждой закупки:
Шаг 1: Проверить сайт поставщика. Ищем в разделах "Документы", "Сертификаты", в карточке товара.
Шаг 2: Запросить документы у менеджера. Получить копию и номер.
Шаг 3: Проверить номер в реестре fsa.gov.ru. Убедиться, что документ действует и внесен в базу.
Шаг 4: Сверить данные. Номер в реестре совпадает с предоставленным? Название продукции и производителя верные? Срок действия не истек?
Шаг 5: Сохранить доказательства. Сделать скриншот из реестра или сохранить копию документа в папку с документацией по закупке.
Помните, главный источник информации - это Единый реестр сертификатов и деклараций Росаккредитации (fsa.gov.ru). Все остальные методы - это лишь вспомогательные инструменты.
Не ленитесь проверять! Тщательная проверка документов - это ваша страховка от репутационных, финансовых и даже юридических потерь. Закупка продукции с подтвержденной документацией - это залог безопасности и успеха вашего бизнеса.