В этой статье:
- Роль аудита кадровой политики в обеспечении трудовых прав
- Организация эффективных проверок кадрового учета
- Регулярный аудит кадровой политики: пошаговый алгоритм
- FAQ: Вопросы по аудиту кадровой политики и трудовым отношениям
- Итоги и рекомендации
В современных условиях контроль соблюдения трудового законодательства становится критически важным для любого предприятия. Нарушения в сфере кадрового учета могут привести не только к серьезным штрафам со стороны инспекции труда, но и к существенным репутационным рискам, трудовым спорам, непредвиденным издержкам. Для финансовых директоров, собственников бизнеса и главных бухгалтеров аудит кадровой политики — это инструмент снижения правовых и финансовых рисков, повышения эффективности управления персоналом.
Правильная организация трудовых отношений и систематические проверки позволяют избежать ошибок при оформлении персонала, начислении зарплаты, ведении трудовых книжек и договоров. Кроме того, аудит кадровой политики помогает оперативно выявлять и корректировать недочеты в документообороте и процессах, минимизируя вероятность возникновения конфликтов с работниками и внеплановых проверок.
Роль аудита кадровой политики в обеспечении трудовых прав
Системный аудит кадровой политики — это независимая экспертиза соответствия кадровых процессов требованиям трудового законодательства РФ и международных стандартов (например, ISO 30414 или руководства IIA по кадровым процессам). Такой аудит не ограничивается разовым анализом документов — он включает комплексную оценку всех аспектов управления персоналом:
- оформление трудовых договоров,
- порядок отпуска и учета рабочего времени,
- ведение личных дел,
- оформление приказов,
- хранение и учет трудовых книжек и электронных сведений.
Проблемы, которые позволяет решить аудит
- Некорректное оформление трудовых книжек и договоров;
- Ошибки в учете труда и начислении заработной платы;
- Несоблюдение требований по хранению персональных данных сотрудников;
- Нарушения порядка оформления отпусков, командировок, простоя;
- Несоблюдение правил ведения локальных нормативных актов (ЛНА);
- Ошибки при увольнении и переводах;
- Неучет изменений в трудовом праве.
Почему кадровый учет подвержен рискам
Причины системных нарушений чаще всего связаны с недостаточной квалификацией кадровых специалистов, изменениями законодательства, использованием устаревших форм, отсутствием внутреннего контроля и единых стандартов документооборота.
Функции внутреннего контроля трудовых отношений
Внедрение системы внутреннего контроля предусматривает:
- регулярный аудит кадровой политики и процедуры кадрового учета;
- внутренние регламенты для проверки ключевых кадровых документов;
- фиксированные процедуры для ввода и сопровождения новых сотрудников;
- регулярное обучение ответственных лиц по трудовому праву;
- внедрение обратной связи между сотрудниками и HR-отделом.
Читайте также про аудит закупок на нашем сайте.
Организация эффективных проверок кадрового учета
Подходы и методы в кадровом аудите
Проверка кадрового учета включает:
- Анализ трудовых договоров, штатного расписания, приказов и допсоглашений.
- Проверку наличия и правильности заполнения личных карточек, журналов, форм СТД-Р.
- Контроль корректности начисления и выплаты заработной платы, компенсаций, отпускных.
- Анализ соответствия политики хранения персональных данных требованиям законодательства.
- Проверку порядка ведения регистрации и учета рабочего времени (табеля, графики смен).
Пример: чек-лист для экспресс-проверки
- В каждой личной карточке есть подпись сотрудника/директора.
- На всех приказах совпадают даты, есть подписи и расшифровки.
- В трудовых договорах есть все обязательные реквизиты, описан режим труда и отдыха.
- Табели рабочего времени ведутся постоянно, отсутствуют исправления.
- Электронные сведения (СЗВ-ТД, СТД-Р) сданы своевременно.
- Все увольнения оформлены своевременно — приказ, расчет, ознакомление сотрудника.
- Есть утвержденные ЛНА по отпускам, премиям, внутренним перемещениям.
Использование международных практик
В рамках аудита HR-процессов все чаще применяются рекомендации COSO — для построения системы внутреннего контроля и анализа рисков, а также лучшие практики IIA (Institute of Internal Auditors). Важно определить, какие риски в кадровом документообороте наиболее существенны: это могут быть ошибки в расчете стажа, несоблюдение новых требований к электронной документации, нарушение прав работников на отпуск или компенсацию при увольнении.
Примеры санкций за нарушения
- Штрафы по статьям КоАП РФ — до 200 000 рублей за нарушения в оформлении трудовых отношений.
- Предписания ГИТ вплоть до временного приостановления деятельности.
- Уголовная ответственность за серьезные нарушения (например, невыплату заработной платы).
Как подготовиться к проверкам контролирующих органов
- Ведите электронные реестры по принятым, уволенным и переведенным сотрудникам.
- Актуализируйте формы трудовых договоров и локальных актов по новым законам.
- Храните копии всех документов по трудовым отношениям в едином архиве.
- Регулярно обновляйте знания ответственных лиц.
- Проводите внутренний аудит кадровой политики не реже 1 раза в год.
Регулярный аудит кадровой политики: пошаговый алгоритм
Шаг 1. Подготовка к аудиту
- Определить группу ответственных (HR, бухгалтерия, юрисконсульт, внутренний аудитор).
- Составить и согласовать план проверки, определить критические точки контроля.
- Собрать нормативные документы: ТК РФ, действующие внутренние регламенты, инструкции.
Шаг 2. Проведение анализа
- Оценить полноту и корректность кадровых документаций.
- Обеспечить выборочный аудит личных дел, договоров, приказов, журналов.
- Проверить соответствие порядка ведения учета законодательству и внутренним нормам.
Шаг 3. Формирование отчета
- Оформить заключение с указанием нарушений, списка необходимых доработок.
- Разработать рекомендации по устранению выявленных несоответствий.
- Передать отчет руководству и определить сроки для исправления ошибок.
Шаг 4. Корректировка процессов
- Обновить регламенты на основе рекомендаций.
- Провести обучение HR и бухгалтерии по новым требованиям.
- Организовать регулярный внутренний аудит и контроль исполнения исправлений.
Шаблон ежегодного плана аудита кадровой политики (образец)
Месяц Проверка Ответственный Январь Ведение личных дел HR-менеджер Март Договора и приказы Юрист Май Выплаты ЗП, отпуск Бухгалтерия Июль Оценка рисков ГИТ Внутренний аудитор Октябрь Актуализация ЛНА Руководитель HR
FAQ: Вопросы по аудиту кадровой политики и трудовым отношениям
1. Как проводится аудит кадровой политики?
Эксперт осуществляет проверку кадрового учета, анализирует документы, оценивает процессы управления персоналом и соответствие их требованиям трудового законодательства; выдается письменное заключение с рекомендациями.
2. Какие риски при ведении кадрового учета наиболее распространены?
Среди наиболее частых — неоформленные трудовые договоры, нарушения при выплате зарплаты и отпускных, отсутствие актуальных ЛНА и ошибок в учете рабочего времени.
3. Какие документы проверяют инспекторы ГИТ в первую очередь?
Фокус — на трудовых договорах, штатном расписании, табелях учета рабочего времени, приказах о приеме, переводе и увольнении, личных карточках, документах по отпускам.
4. Как часто нужно проводить внутренние проверки кадровой документации?
По экспертным рекомендациям — не реже одного раза в год, а при высоких рисках или изменениях в законодательстве — чаще.
5. Где получить консультацию по подготовке к кадровой проверке?
Обратите внимание на наш телеграм-канал https://t.me/RadarAuditora — здесь публикуются актуальные разъяснения и рекомендации экспертов по кадровому учету и аудитам.
Итоги и рекомендации
Аудит кадровой политики — эффективный инструмент для выявления и минимизации рисков нарушений трудового законодательства. Для собственника, главбуха, финдиректора и специалиста по внутреннему контролю регулярные проверки кадрового учета обеспечивают законность всех трудовых отношений, оптимизацию процессов найма, увольнения, оформления документов и снижают вероятность штрафных санкций. Адаптируя лучшие международные практики и стандарты внутреннего аудита, компания создает безопасную и прозрачную кадровую среду.
Регулярный аудит кадровой политики гарантирует контроль за соблюдением требований законодательства и устойчивость трудовых отношений. Для подробной оценки ситуации и внедрения системы контроля рекомендуем обращаться к профессионалам.
Аутсорсинг внутреннего аудита — шанс для компании снизить риски, повысить эффективность документооборота, оптимизировать трудовые отношения. Закажите услугу или проконсультируйтесь по кадровому аудиту. Если у вас остались вопросы, вы можете задать их аудитору на бесплатной консультации. Главное отличие от других аудиторских фирм — вас сразу консультирует аудитор, а не менеджер. Обратиться можно по телефону: +7 (495) 070 35 14.